4.2 Облік грошових коштів та грошових документів

Облік грошових коштів та грошових документів у касі. З метою здійснення розрахунків готівкою кожне підприємство має касу, тобто спеціально обладнане, відособлене приміщення, де здійснюється приймання, видача і збереження готівкових коштів і касових документів. У касі підприємства крім готівки зберігаються грошові документи: оплачені путівки у будинки відпочинку і санаторії, проїзні квитки, поштові марки і т.п.

Порядок здійснення і документального оформлення касових операцій визначений Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 15.12.2004р. № 637.

Функції здійснення касових операцій покладаються на касира підприємства. У суб’єктів малого підприємництва обов'язки касира можуть покладатися на бухгалтера або іншого працівника, з яким укладають договір про повну матеріальну відповідальність.

У касу суб’єкта малого підприємництва можуть надходити кошти, що зняті з поточного рахунка, готівковий виторг, залишок невикористаних підзвітних сум, відшкодування заподіяного збитку та ін. Списується готівка при виплаті зарплати, здачі готівки на поточний рахунок, видачі підзвітних сум на відрядження і господарські потреби, розрахунках з постачальниками та іншими кредиторами за товари (роботи, послуги), видачі готівки за платіжними картками.

Розрахунок ліміту залишку готівки у касі. Головний бухгалтер самостійно встановлює ліміт залишку готівки в касі – граничний розмір готівки, що може залишатися в касі підприємства на кінець робочого дня. При цьому він керується нормами глави 5 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні.

Розрахунок ліміту оформлюється спеціальною довідкою встановленої форми, що підписується головним бухгалтером і керівником підприємства (або уповноваженою їм особою) і передається в установу банку. Для додання рішенню керівника щодо ліміту каси юридичної чинності, воно оформлюється наказом (розпорядженням) підприємства.

Касир і бухгалтер мають пам'ятати, що сума розрахунку готівкою підприємства з іншими юридичними особами протягом одного дня незалежно від кількості платіжних документів не повинна перевищувати встановлену відповідною постановою Правління НБУ граничну суму. Платежі, що перевищують зазначену суму, здійснюються в безготівковій формі через поточний рахунок підприємства.

Зазначене обмеження не поширюється на:

а) розрахунки підприємства з фізичними особами, бюджетами і державними цільовими фондами;

б) добровільні пожертвування і благодійну допомогу;

в) розрахунки за спожиту електроенергію;

г) розрахунки при закупівлі сільськогосподарської продукції.

Документування касових операцій. Касові операції оформлюються касовими документами, типові форми яких затверджені Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні.

Прийом готівки касою підприємства оформлюється прибутковими касовими ордерами (ф. КО-1), що підписані головним бухгалтером або іншою уповноваженою керівником підприємства особою. Видача коштів здійснюється за видатковими касовими ордерами (ф. КО-2) або платіжними (розрахунково-платіжними) відомостям. З метою посилення контролю за витрачанням готівки видаткові касові ордери крім головного бухгалтера підписує керівник підприємства. Якщо на документах, що є підставою для видачі коштів, є віза керівника, то наявність його підпису на видатковому касовому ордері необов'язкова.

Бухгалтер реєструє виписані касові ордери в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (КО-3), що запобігає несанкціонованій видачі коштів касиром. Крім того, у журналі здійснюється нумерація касових ордерів (наростаючим підсумком з початку року).

Основним джерелом надходження грошей у касу є готівковий виторг від реалізації товарів (робіт, послуг). Більшість підприємств торгівлі, громадського харчування та послуг, що реалізують товари (роботи, послуги) у готівковій формі відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування і послуг», затвердженого постановою ВРУ від 06.07.1995р. № 265/95-ВР зі змінами і доповненнями, зобов'язані здійснювати розрахункові операції із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій (РРО). Касир разом з товаром має видати покупцеві касовий чек, що підтверджує виконання розрахункової операції. У випадку виходу зі ладу РРО або відключення електроенергії проведення розрахункових операцій здійснюється з використанням книги обліку розрахункових операцій і розрахункової книжки. При цьому покупцеві вручається розрахункова квитанція, що виготовлена типографським способом і заповнена від руки.

Наприкінці робочого дня касир знімає показання лічильників РРО, формує фіскальний звітний чек, підклеює його в Книгу обліку розрахункових операцій і здає денний виторг головному касиру підприємства.

Підприємства можуть знімати готівку на строго цільові потреби (виплата зарплати, видача командировочних, господарські потреби) з поточного рахунка в банку. З цією метою касир виписує грошовий чек в одному екземплярі.

Видатковий касовий ордер на суму зданого до банку виторгу виписується на підставі квитанції до об’яви на внесення готівки за підписами бухгалтера і касира установи банку.

Підприємства роздрібної торгівлі для здачі виторгу на поточний рахунок можуть користуватися послугами інкасаторів банку. На здачу виторгу до кожної інкасаторської сумки складають супровідні документи в трьох екземплярах через копіювальний папір: перший екземпляр (супровідну відомість) вкладають до інкасаторської сумки; другий (накладну) вручають інкасатору; третій (копія супровідної відомості) з підписом і штампом інкасатора залишається на підприємстві.

Підставою для виписки видаткового касового ордера на суму виплаченої з каси зарплати є оформлена платіжна (розрахунково-платіжна) відомість, у якій наприкінці трьох робочих днів, включаючи день одержання готівки в банку, касир зазначає фактично видану зарплату. На невидану згідно відомості суму зарплати складається реєстр депонованої зарплати. Даний реєстр є підставою для виписки видаткового касового ордера на депоновану суму, що підлягає поверненню до банку.

Видатковий касовий ордер на суму виданих підзвіт коштів оформлюється на підставі наказу керівника. При видачі авансу на командировочні потреби обов'язковою є наявність виписаного посвідчення про відрядження.

Обліковим регістром, призначеним для обліку касових операцій, є касова книга (ф. КО-4). Записи в ній касир здійснює в хронологічній послідовності відразу після одержання або видачі грошей за кожним касовим ордером. З метою недопущення фальсифікації записів аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані і скріплені печаткою підприємства.

Аркуші касової книги мають дві ідентичні сторони, що заповнюються під копіювальний папір. Перший екземпляр залишається в касі. Другий екземпляр називається касовим звітом, є відривним і щодня передається разом з касовими ордерами до бухгалтерії.

Документування операцій з грошовими документами. Наявність бланків грошових документів не є підставою для їх оприбуткування до каси, оскільки вони засвідчують право власника на проїзд, одержання послуги санаторно-курортної установи та ін. Прибуткуються грошові документи на підставі первинних документів:

- касовий або рахунковий чек – в разі придбання грошових документів за готівку;

- прибуткова накладна – в разі придбання грошових документів за безготівковий розрахунок;

- авансовий звіт із прикладеними виправдувальними документами – в разі придбання грошових документів підзвітною особою.

Підставою для списання грошових документів з відповідальності касира є акт на списання грошових документів, що складається членами спеціально створеної комісії і затверджується керівником підприємства.

На підставі первинних документів касир підприємства у встановлений термін (звичайно на кінець місяця) надає бухгалтерії звіти про наявність і рух грошових документів у касі. Після проведення формальної перевірки звіту бухгалтер відображає відомості про рух грошових документів в облікових регістрах.

Інвентаризація грошових коштів та грошових документів у касі. На кожному підприємстві з метою контролю за збереженням готівки у встановленим керівником термін здійснюється інвентаризація коштів у касі.

Керівник наказом призначає спеціальну комісію, дату і терміни проведення інвентаризації. Комісія перевіряє наявність коштів шляхом суцільного перерахунку всіх наявних коштів, цінних паперів і чекових книжок, що знаходяться в касі, зіставляє фактичну наявність з даними касової книги і складає акт про результати інвентаризації готівкових коштів. Перед початком перерахунку коштів касир дає розписку, що всі прибуткові і видаткові документи здані в бухгалтерію, грошові кошти, що надійшли до каси, оприбутковані, а ті, що вибули, – списані.

Акт складається у двох екземплярах і підписується членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальною особою. Перший екземпляр акта передається до бухгалтерії, а другий залишається у матеріально відповідальної особи. При зміні матеріально відповідальної особи акт складається у трьох екземплярах: перший – для МВО, що здає цінності; другий – для МВО, що їх приймає; третій – для бухгалтера.

Акт, що містить відомості про нестачі або надлишки коштів у касі, є підставою для відображення результатів інвентаризації в обліку. Сума нестачі підлягає відшкодуванню матеріально відповідальною особою, а надлишок прибуткується до каси підприємства і збільшує його доходи.

Облік грошових коштів у банках. Кожне підприємство для збереження своїх грошових коштів і здійснення усіх видів банківських операцій відкриває поточний рахунок у будь-якому банку України за своїм вибором і за згодою даного банку.

Порядок відкриття рахунків у банках. Згідно з Інструкцією про порядок відкриття, використання та закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженою постановою Правління НБУ від 12.11.2003р. № 492 при відкритті поточного рахунка підприємство має надати до банку наступний пакет документів:

а) заяву на відкриття рахунку;

б) нотаріально завірену копію свідоцтва про державну реєстрацію;

в) копію статуту, зареєстрованого нотаріусом або органом, який здійснює реєстрацію підприємств;

г) копію документа, що підтверджує взяття підприємства на податковий облік;

д) довідку про реєстрацію в органах Пенсійного фонду та соціального страхування;

е) картку із відбитком і зразками підписів осіб, яким надано право підпису на грошових документах.

В разі відповідності наданих документів вимогам чинного законодавства, між банком і підприємством укладається в письмовій формі договір банківського рахунку. В ньому зазначаються умови переказу коштів та їх видачі в готівковій формі, порядок сплати банківських послуг, обов’язки, права та відповідальність сторін.

Порядок закриття рахунків у банках. Поточні рахунки клієнтів банків закриваються:

- на підставі заяви клієнта;

- на підставі рішення органу, функціями якого є ліквідація або реорганізація юридичної особи;

- на підставі відповідного рішення суду або господарського суду про ліквідацію суб'єкта господарювання;

- на інших підставах, передбачених законодавством України або договором між банком і клієнтом.

Крім того банк може самостійно закрити поточний рахунок клієнта, якщо операції за цим рахунком не здійснюються протягом трьох років підряд і на цьому рахунку немає залишку коштів.

За наявності коштів на рахунку банк здійснює завершальні операції за рахунком (з виконання платіжних вимог на примусове списання (стягнення) коштів, виплати коштів готівкою, перерахування залишку коштів на підставі платіжного доручення на інший рахунок клієнта, зазначений у заяві, тощо).

У день закриття рахунку банк зобов'язаний видати клієнту довідку про закриття рахунку.

Документування операцій з грошовими коштами на рахунках у банках. Зарахування коштів на рахунок клієнта здійснюється як шляхом внесення їх у готівковій формі, так і шляхом переказу коштів у безготівковій формі з інших рахунків.

Списання коштів з поточного рахунку здійснюється на підставі платіжних інструментів, вид котрих залежить від форми безготівкових розрахунків, що застосовується підприємством.

Види документів, на підставі яких здійснюється рух коштів на поточному рахунку, надані на рис. 4.3.

Форми платіжних інструментів, на підставі яких здійснюється списання грошових коштів з поточного рахунка, затверджені Інструкцією про безготівкові розрахунки в України в національній валюті, затвердженого постановою Правління НБУ від 21.01.2004р. № 22. Порядок використання специфічного платіжного засобу – банківської платіжної картки – визначено Положенням про порядок емісії платіжних карток і здійснення операцій з їх застосуванням, затвердженого постановою НБУ від 27.08.2001р. № 367.

Рис. 4.3 - Документи з руху грошових коштів на поточному рахунку

Установа банку у встановлені в договорі банківського рахунка терміни (звичайно наприкінці кожного операційного дня) формує і передає підприємству виписку з поточного рахунка в паперовому чи електронному виді.

Виписка є зведеним регістром, у якому відображають залишки грошових коштів на початок і кінець періоду, а також суми надходжень і вибуття з рахунка за кожним платіжним документом. Бухгалтер обробляє виписку банку в «дзеркальному» відображенні, оскільки залишок грошових коштів на рахунку і суми надходжень у виписці відображають за кредитом, а суми, що вибули с поточного рахунка – за дебетом. Причиною такої побудови виписки є те, що з позиції банку всі грошові кошти підприємства є борговими зобов'язаннями банку.

Аналітичний облік грошових коштів та грошових документів. Ознаки аналітичного обліку грошових коштів залежать від виду грошових коштів (табл. 4.5).

Таблиця 4.5 - Ознаки аналітичного обліку грошових коштів та грошових документів

Вид запасів	Ознаки аналітичного обліку
1	2
Грошові кошти у касі	- за кожною касою - за видами валют
Грошові кошти на рахунках у банках	- за кожних банківським рахунком
Грошові документи	- за місцями зберігання - за видами грошових документів

Схема побудови рахунків для обліку грошових коштів та грошових документів. Для накопичення інформації про грошові кошти та грошові документи Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань та господарських операцій підприємств та організацій України передбачені активні рахунки класу 3 «Грошові кошти, розрахунки та інші активи» (табл. 4.6).

Таблиця 4.6 - Рахунки синтетичного обліку грошових коштів та грошових документів відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань та господарських операцій підприємств та

організацій України

Рахунок	Призначення
1	2
30 «Готівка»	Узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в касі підприємства.
31 «Рахунки в банках»	Облік наявності та руху грошових коштів, що знаходяться на рахунках в банку, які можуть бути використані для поточних операцій.
33 «Інші кошти»	Узагальнення інформації про наявність та рух грошових документів (у національній та іноземній валюті), які знаходяться в касі підприємства (поштових марок, марок гербового збору, плачених проїзних документів, сплачених путівок до санаторіїв, пансіонатів, будинків відпочинку тощо), електронних грошей та про кошти в дорозі, тобто грошові суми, внесені в каси банків, ощадні каси або поштові відділення для подальшого їх зарахування на розрахункові або інші рахунки підприємства.

Спрощеним планом рахунків бухгалтерського обліку передбачені наступні рахунки обліку грошових коштів та грошових документів (табл. 4.7).

Таблиця 4.7 - Рахунки синтетичного обліку грошових коштів та грошових документів відповідно до Спрощеного плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань та господарських операцій підприємств та організацій України

Рахунок	Призначення
1	2
30 «Каса»	Облік та узагальнення інформації про готівку та грошові документи.
31 «Рахунки в банках»	Облік та узагальнення інформації про грошові кошти на рахунках в банках, еквіваленти грошових коштів та грошові кошти в дорозі.

Кореспонденція рахунків з обліку грошових коштів із застосуванням загального та спрощеного планів рахунків надана в табл. 4.8.

Таблиця 4.8 - Кореспонденція рахунків з обліку грошових коштів із застосуванням загального та спрощеного планів рахунків

№	Зміст операції	Спрощений план рахунків		Загальний план рахунків
		Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
1	2	3	4	5	6
	Облік грошових коштів у касі
	Оприбутковано кошти від продажу товарів (робіт, послуг) за готівку	30	70	301	701 702 703
	Видано суму підзвітній особі	37	30	372	301
	Оприбутковано суму, яка повернута підзвітною особою	30	37	301	372
	Отримана з банку до каси готівка	30	31	301	311
	Повернута з каси до банку сума грошових коштів	31	30	311	301
	Інкасировано готівку з каси	31	30	333	301
	Оплачено товари (роботи, послуги) з каси	68	30	631	301
	Виплачено заробітну плату з каси	66	30	661	301
	Облік коштів на рахунках у банках
	Отримано виручку від продажу товарів (робіт, послуг)	31	37	311	361
	Зараховано кошти від інкасатора на поточний рахунок	31	31	311	333
	Отримано на поточний рахунок перед0плату	31	68	311	681
	Отримані кошти на поточний рахунок як внесок до статутного капіталу	31	40	311	46
	Отримано довгострокову позику	31	55	311	50
	Отримано короткострокову позику	31	68	311	60

Продовження табл. 4.8

1	2	3	4	5	6
	Отримано переплату податків та зборів	31	64	311	641 642 651
	Погашено довгострокову позику	68	31	61	311
	Оплачено товари (роботи, послуги) постачальникам і підрядчикам	68	31	631	311
	Оплачено податки та збори	64	31	641 642 651	311
	Перераховано зарплату на карткові рахунки працівників	66	31	661	311
	Списано з поточного рахунку оплату за розрахунково-касове обслуговування	96	31	92	311

Відображення інформації про грошові кошти та грошові документи у регістрах бухгалтерського обліку.

Проста форма бухгалтерського обліку. Інформація про операції з грошові кошти та грошові документи на підставі первинних документів відображується у Журналі обліку господарських операцій.

Спрощена форма бухгалтерського обліку. Систематизація інформації про наявність і рух готівки, грошових коштів на рахунках у банках, еквівалентів грошових коштів грошових коштів у дорозі та грошових документів здійснюється у Відомості 1-м.

У розділі I Відомості 1-м здійснюються записи за операціями з готівкою і грошовими документами за дебетом і кредитом рахунку 30 «Каса».

У розділі II здійснюються записи за операціями на рахунках у банках, в дорозі, еквівалентів грошових коштів за дебетом і кредитом рахунку 31 «Рахунки в банках».

У рядку 3 за необхідності до початку записів вказується об`єкт обліку (каса, грошові документи, поточний рахунок, акредитивний рахунок, інші рахунки, кошти в дорозі), а в графі 4 або 5 відповідне сальдо на початок місяця, щодо якого здійснюються записи про господарські операції з підсумовуванням місячних оборотів і визначенням сальдо на кінець місяця. 

Операції в іноземній валюті крім  Відомості 1-м, що ведеться у грошовій одиниці України, відображаються в окремій Відомості 1-м у валюті здійснення операції. Відомість 1-м ведеться окремо для кожної іноземної валюти (із зазначенням назви іноземної валюти).

Сальдо відповідних рахунків бухгалтерського обліку у Відомості 1-м на кінець поточного місяця визначається додаванням до сальдо на початок місяця суми дебетових оборотів за місяць і вирахуванням суми кредитових оборотів за місяць. Сальдо звіряється з відповідними документами, що підтверджують останню господарську операцію місяця (звітами касира, виписками банку тощо).

Форма бухгалтерського обліку для суб’єктів малого підприємництва – юридичних осіб, які мають право ведення спрощеного обліку доходів і витрат. Для відображення операцій щодо руху коштів у касі, на поточних та інших рахунках у банках, які можуть бути використані для поточних операцій, а також еквіваленти грошових коштів призначені графи 14–19 Журналу 1-мс.

Інформація про кошти в національній та іноземній валютах наводиться окремо. У графах 14, 16 і 18 відображається надходження грошових коштів на поточний рахунок в національній валюті, у тому числі в касі, та на поточний рахунок в іноземній валюті. У графах 15, 17 і 19 наводяться суми використаних грошових коштів для поточних операцій.

Операції щодо коштів, які не можна використати для операцій протягом одного року, починаючи з дати балансу, або протягом операційного циклу внаслідок обмежень, відображаються у складі інших необоротних активів у графах 8 і 9.

Залишок на кінець звітного періоду визначається у такому порядку: у графі 14 – як сума залишку на початок періоду, збільшена на суму обороту за період за графою 14 і зменшена на суму обороту за період за графою 15; у графі 16 – як сума залишку на початок періоду, збільшена на суму обороту за період за графою 16 і зменшена на суму обороту за період за графою 17; у графі 18 – як сума залишку на початок періоду, збільшена на суму обороту за період за графою 18 і зменшена на суму обороту за період за графою 19.

Залишки на кінець періоду за графами 14, 16 та 18 переносяться у рядок 1165 «Гроші та їх еквіваленти» графи 4 Балансу (форма № 1-мс).