Диференціація управлінських документів в установі

Для управлінського документознавства актуальним є питання класифікації службових документів, тобто тих, які цирку­люють в установі. Залежно від цільового призначення устано­ви, потреб практичної роботи з документами можливі різні бу­дови класифікацій (класифікаційних схем) управлінських до­кументів.

Напрацьовано рівні схеми поділу управлінської документації, зумовлені вибором ознаки класифікації, які носять фасетний характер:

за видом матеріальної основи та форми носія: традиційні (з паперовою основою) документи; аудіовізуальні документи; електронні документи;

за кількістю порушуваних питань: односкладні докумен­ти, що містять інформацію щодо одного певного питання; складні документи, які містять інформацію щодо двох і більше питань;

за особливістю організації обігу: внутрішні документи, що стосуються внутрішніх питань установи і не виходять за її межі; вхідні документи, що підлягають реєстрації та не підлягають реєстрації; вихідні документи;

за строками виконання: термінові документи, що викону­ються у строки, встановлені законом, відповідним правовим ак­том, керівником, а також документи із позначкою “терміново”; дуже термінові документи; безстрокові документи, які вико­нуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми);

за рівнем доступу: загальнодоступні документи; докумен­ти для службового користування (ДСК), що містять конфіденційну інформацію; секретні документи, тобто такі, які містять таємну інформацію;

за юридичною силою: документи, що мають юридичну силу; документи, що не мають юридичної сили (ще не набули, не можуть мати, втратили юридичну чинність);

за послідовністю створення: оригінал – примірник служ­бового документа, що перший і єдиний набуває чинності; ко­пія – документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випад­ках – деяких зовнішніх ознак; витяг документа – засвідчена копія частини тексту службового документа; дублікат – повторно оформлений службовий документ, замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу;

за строками зберігання: документи постійного зберігання; документи тимчасового зберігання (тривалого – понад 10 років і тимчасового – до 10 років);

за належністю до сфери приватного життя та інших сфер життя суспільства: документи особового походження; доку­менти офіційного походження;

за рівнем узагальнення інформації: первинний документ; вторинний документ і т.д.

Наведені приклади групування документів є однорівневими, тобто такими, які не мають більше одного рівня поділу, а, отже, й різнорівневих класифікаційних рядів.

Основою для формування в установі документів у справи ви­ступає їх тематика, предметна чи поглиблена семантична характеристика. Зміст документної інформації слугує підставою для об'єднання видів документів у класи управлінської доку­ментації, наприклад, організаційно-розпорядча документація, цінова документація, банківська документація та ін. Класи

документації називаються системами документації. Основним документом, що визначає систему документації як сукупність взаємопов’язаних документів, які застосовуються у певній сфері діяльності та з метою уніфікації офіційно закріплює групування документів за певними ознаками, є Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) 010–98. Іншим норматив­ним документом, що закріплює класифікаційні схеми документів, є "Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням, термінів зберігання документів" (К., 1997) (далі – Перелік).

!"Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади то місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів", містить перелік видів документів, що виникають під час документування однотипних управлінських функцій, виконуваних органами державної влади, місцевого само­врядування, підприємствами, установами, організаціями в про­цесі своєї діяльності, а також документацію, що утворюється у результаті виробничої і науково- технічної діяльності підприємств, установ, організацій.

Перелік – це основний нормативний документ при визначенні термінів зберігання документів та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду або для знищення документів.

Див. фрагмент Переліку на с. 71

Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів / ГАУ при КМ України: УДНДІАСД: Авт.: Г.В. Партнов, С.В. Сельченкова, В.П. Ляхоцький, І. Б. Матяш. – К., 1997. – С. 7.

В основу Переліку покладено функційний принцип обігу документів, що відображає основні напрями діяльності установи незалежно від рівня в системі управління і галузевої належності. Документи в розділах Переліку розміщено за ступенем значущості їх видів і питань, що в них висвітлюються, у логічній послідовності. Розділи поділяються на підрозділи з вужчим колом питань. Перелік дає узагальнене найменування кожного виду документа.

Документи, що утворюються в управлінській діяльності, згруповано за напрямами:

• організація системи управління;

• прогнозування, планування, ціноутворення;

• фінансування, кредитування, податкова політика;

• облік та звітність;

• організація використання трудових ресурсів;

• робота з кадрами;

• соціально-культурний розвиток населення;

• науково-інформаційна діяльність;

• економічне, науково-технічне і культурне співробітництво із зарубіжними країнами;

• матеріально-технічне постачання;

• адміністративно-господарське обслуговування;

• діяльність громадських організацій.

При докладнішому розгляді, наприклад, підрозділу “Організація системи управління” з’ясовуємо, що він охоплює такі позиції:

• розпорядча діяльність;

• контроль;

• організаційні основи управління;

• правове забезпечення управління;

• організація документаційного забезпечення управління та відомчого вберігання документів.

Кожна позиція з наведеного вище переліку включає відповідні види документів та їх номінали. Так, розпорядча діяльність за­фіксована у законах, постановах та інших актах Верховної Ради України, Автономної Республіки Крим; постановах, рішеннях, інших актах комітетів і комісій Верховної Ради України, депу­татських запитах, декретах, указах, розпорядженнях Президента України; декретах, постановах, розпорядженнях Кабінету Міністрів України; протоколах, рішеннях органів місцевого са­моврядування; наказах, розпорядженнях міністерств, відомств, інших центральних і місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування; підприємств, установ, організацій з основної діяльності; документах про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, матеріальну допомогу, правила, положення, інструкції, методичні вказівки до рекомендацій, документи (довідки, висновки, доповідні за­писки) з їх розроблення та ін.

Контроль задокументовано в актах, доповідях, довідках, ог­лядах про перевірку виконання Конституції і законів України, актах Президента України, постановах Верховної Ради Украї­ни, Кабінету Міністрів України, програмах, доповідних запис­ках, довідках, актах, висновках, звітах про перевірку виконан­ня рішень колегій, наказах центральних і місцевих органів уп­равління, листуваннях про перевірку виконання розпорядчих документів різного рівня, зверненнях, пропозиціях, скаргах гро­мадян, документах (аналітичні довідки, огляди, доповідні за­писки) про роботу з розгляду пропозицій, заяв, скарг громадян тощо.

Організаційні основи управління набувають таких документних форм: статути; положення про підприємства, структурні підрозділи, структури й організаційно-адміністративні схеми побудови центральних і місцевих органів галузі; схеми органі­зації управління та пояснювальні записки до них; листування про розроблення структур установ (-и); списки (мережа) органі­зацій системи; переліки питань, розглянутих на засіданнях ко­легій міністерств; плани роботи та порядок денний засідань ко­легіальних органів; документи (аналітичні огляди, довідки, доповіді, доповідні записки, зведення) з основної діяльності; штатні розписи; проекти штатних розписів (довідки, висновки, відгуки) з їх розроблення; посадові інструкції працівників; листування з вищими органами галузі про структуру, штати, створення ліквідацію організацій; документи з ліцензування, акреди­тації видів діяльності; установчі документи (статут, установчий договір, зміни та доповнення до них, протоколи установчих зборі чиновників, списки засновників (учасників); акти приймання-передавання з усіма додатками, складені у разі зміни керівників організацій, відповідальних працівників; документи (договори, угоди, плани, звіти, акти, довідки, рекомендації, листування) про встановлення виробничих, наукових, культурних зв’язків організацій; документи (програми, плани, технічні завдання, доповіді, довідки, посвідчення, звіти) про відрядження; документи про проведення творчих, наукових та інших конкурсів, професійних свят та ін.

Правове забезпечення управління у своєму складі містить листування з питань дотримання трудового законодавства; правових питань; судово-арбітражні справи; листування претензій­не, а також про постачання, підряди та послуги; документи на право власності на землю, споруди, майно (свідоцтво, акти, договори); внесення вкладів, паїв; журнали, книги обліку видачі свідоцтв із названих вище питань тощо.

Організація документаційного забезпечення управління та відомчого зберігання документів передбачає документування цільових програм інформатизації документаційного забезпечен­ня організацій і документи з їх розроблення; документи (прави­ли, інструкції, довідки, програми, акти, листування) про вдосконалення документаційного забезпечення управління, застосування інформаційних технологій із захисту інформації, актів про знищення зіпсованих фірмових бланків цінних паперів, до­кументів суворого обліку та поштових марок, паспортів архівів установ та ін.

Для зручності користування Переліком до нього складено по­кажчик, у якому в алфавітному порядку розташовано види документів і їх зміст із посиланнями на номери відповідних статей.

Таким чином, в основу поділу документів на класи в Переліку покладено принципи, зумовлені, переважним чином, практичною діяльністю та усталеними класифікаційними схемами діловодства.

! Після набуття чинності Переліку типових документів поступово почалося розроблення відомчих (галузевих) переліків доку­ментів зі строками зберігання. З метою методичного забезпе­чення цієї роботи Український науково-дослідний інститут архів­ної справи та документознавства підготував “Методичні ре­комендації щодо складання відомчих (галузевих) переліків доку­ментів із зазначенням строків їх зберігання” (1997).

У продовж 1990–2005 рр. було затверджено відомчі переліки документів, зорганізованими за подібними критеріями, які унор­мували питання зберігання документів та їх відбору для вклю­чення до Національного архівного фонду України, що утворюються в інших сферах управлінської діяльності. Це – "Перелік документів Національною банку України, установ і організацій, його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків Украї­ни із зазначенням строків зберігання" (1996). “Перелік доку­ментів, що утворюються в установах Державної митної служ­би України, із зазначенням строків зберігання” (1997), “Перелік документів, що утворюються в процесі діяльності органів внутрішніх справ, навчальних закладів, підприємств, установ, організацій системи Міністерства внутрішніх справ України, із зазначенням строків зберігання документів” (2002), “Перелік документів, що утворюються в діяльності Міністерства оборо­ни та Збройних Сил України, із зазначенням строків зберігання документів” (2003), “Перелік документів, що утворюються в діяльності органів прокуратури України, із зазначенням строків зберігання документів” (2004), "Перелік документів, що утво­рюються в процес і діяльності органів і установ кримінальної виконавчої системи, із зазначенням їх строків зберігання" (2004) та ін. Документи у виданих переліках класифіковано за функційно-виробничим принципом, тобто виокремлено конкретні функції - завдання, основні напрями діяльності установ, що відповідають цільовому призначенню певної галузі чи сфери діяльності. Так, для Національного банку України та банківських установ основними, крім типових, галузевими функціями (зав­даннями) є: грошовий обіг; комісійно-касові операції, інкасація і перевезення цінностей; операції з цінними паперами тощо. Для Міністерства внутрішніх справ України – охорона громадсько­го порядку; організація роботи автомобільної інспекції, слідча робота, пожежна охорона; організація служби охорони тощо.

Класифікації систем документації

Найзагальнішим є поділ систем документації на базові, інфраструктурі та дисциплінарні.

Базові системи документації – це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування "базо­вих" сфер суспільства (економіка, політика, культура) та / або і спрямовані на його підтримку. До блоку базових систем доку­ментації належать:

• наукова документація;

• виробничо-експлуатаційна документація (у т. ч. документи з усіх галузей промислового, сільськогосподарського виробництва, сфер технологічної експлуатації);

• навчальна документація;

• економічна документація;

• громадсько-політична документація;

• судова документація;

• законодавча документація;

• військово-оборонна документація;

• документація органів внутрішніх справ країни;

• цивільно-реєстраційна документація;

• документація системи охорони здоров’я.

Наведений перелік представляє сукупності систем докумен­тації з найусталенішими формами документів. У свою чергу, кожна з груп має певні сукупності видів документів, в окремих випадках – підсистеми документації. Такими є, наприклад, на­укова, економічна, виробничо-експлуатаційна документації.

Наукова система документації включає науково-організацій­ну, науково-дослідну, дослідно-конструкторську, дослідно-технологічну, патентну підсистеми документації; економічна – торговельну, зовнішньоторговельну, фінансову, цінову, банківсь­ку, ліцензійну, інвестиційну підсистеми документації; виробни­чо-експлуатаційна – виробничо-організаційну, виробничо-конструкторську, проектну, експлуатаційно-технологічну підсистеми документації; навчальна – навчально-організаційну, навчально-дослідну, навчально-контрольну підсистеми документації.

Інфраструктурні види документації – це ті системи документації, які функціонують в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності. До блоку інфраструктурних систем документації належать такі групи: управлінська, нормативна, інформаційна.

До управлінської системи документації належать організаційно-розпорядча, первинно-облікова, звітно-статистична, планова, бухгалтерсько-облікова підсистеми докумен­тації; нормативної – підсистеми документації з пожежної - безпеки, охорони праці, стандартизації, сертифікації; метро­логії; інформаційної – реєстраційно-облікова підсистема до­кументації та підсистема документації систем інформаційного обслуговування.

Дисциплінарні системи документації – це системи докумен­тації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і за змістом відповідають певній науковій галузі знань. Групування документів у межах блоку проводить­ся згідно поділу наукових дисциплін на три усталених цикли: технічний, гуманітарний, природничий.

До технічної підсистеми документації належать будівель­на, транспортна, енергетична, житлово-комунальна документації; гуманітарної – соціологічна, етнографічна, археологічна доку­ментації; природничої – гідрологічна, метеорологічна докумен­тації.

Відзначимо наявність міжгалузевих видів документації, оскіль­ки простір буття науки останнього століття є міждисциплінарним.

Державний класифікатор управлінської документації

Основною метою створення класифікаторів управлінської до­кументації є забезпечення належних умов групування та пошу­ку документів. Від 1960-х рр., у зв’язку з упровадженням автоматизованих систем управління, в Радянському Союзі інтенсив­но почали розроблятися державні класифікатори науково-техніч­ної, економічної інформації. Було складено загальносоюзні кла­сифікатори підприємств, організацій, галузей економіки, про­фесій та ін., у тому числі й класифікатори різних систем доку­ментації, оскільки вони так само є складовою частиною держав­ної системи класифікації і кодування науково-технічної, еконо­мічної, у цілому – соціальної інформації.

Зі здобуттям Україною незалежності, на заміну існуючим кла­сифікаторам об’єктів, суб'єктів, процесів, почали розробляти вітчизняні нормативні документи. В умовах реорганізації систе­ми державного управління, одним із першочергових питань раціональної організації документообігу стало формування систем документації, у тому числі – управлінської. Потребував заміни “Общесоюзный классификатор управленческой документации" (М., 1980). 1997 р. Держстандарт України опублікував “Дер­жавний класифікатор управлінської документації” (ДК 010–96). Його розробниками стали Державний науково-дослідний інсти­тут інформатизації і моделювання економіки при Президентові України за участю ряду міністерств і відомств України спільно з госпрозрахунковим центром “Економіст". Пізніше він зазнав доопрацювання і повторного видання у 1999 р., що було зу­мовлено істотними змінами у складі та змісті ряду класів доку­ментації.

Державний класифікатор управлінської документації є нор­мативним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальним кодовим позначенням. Його використовують під час складання документів всі органи державного і господарсь­кого управління та підвідомчі підприємства й організації у процесі виконання управлінських функцій відповідно до чин­ного законодавства. ДКУД містить класифікацію документів, розроблену для використання під час роботи з документами – заповненні уніфікованих форм (бланків) документів. Об’єкта­ми класифікації у ньому є державні (міжвідомчі, міжгалузеві) уніфіковані форми документів (УФД), що затверджуються міністерствами, державними комітетами чи іншими відомства­ми – розробниками уніфікованих систем управлінської доку­ментації.

Класифікатор сприяє однозначному визначенню УФД, їх реє­страції, обліку, систематизації, контролю складу, змісту у кож­ному класі документації, організації ведення класів документації, забезпеченню автоматизованого пошуку документів. ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформа­ційних технологій. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації. Державний класифікатор управлінської документації містить кодові позначення та назви класів документів, підкласів та уніфікованої форми документа, призначені для систематизації документів та їх електронного документообігу.

ДКУД містить такі класи УСД з їх кодовими позначення­ми:

організаційно розпорядча документація	02
первинно-облікова документація	03
банківська документація	04
фінансова документація	05
звітно-статистична документація	06
планова документація	07
­ресурсна документація	08
торговельна документація	09
зовнішньоторговельна документація	10
цінова документація	13
документація з праці, соціальних питань і соціального захисту населення	15
документація з побутового обслуговування населення	17
бухгалтерсько-облікова документація	18
документація з Пенсійного фонду	20
словниково-довідкова документація	21

ДКУД має три рівні класифікації: клас УСД (клас документації) – підклас УСД (підклас документації) – УФД (вид номіналу документа).

На рівні конкретної уніфікованої форми документа, виду номіналу документа, його цифровий код складається із семи знаків: два знаки – код класу УСД, два знаки – код підкласу УСД і три знаки – відповідний реєстраційний номер УФД. Схема побудови ДКУД виглядає наступним чином:

Клас форми	ХХ
Підклас форми		ХХ
Реєстраційний номер уніфікованої форми документа			ХХХ

Наведемо фрагмент Державного класифікатора управлінської документації, зокрема класу організаційно-розпорядчої документації:

Код	Назва УФД	Індекс
02	Організаційно-розпорядча документація
0201	Документація з організації систем управління
0201001	Акт про створення міністерства	АСМ
0201002	Акт про створення корпорації, концерну, асоціації, компанії	АСК
0201003	Наказ про створення промислового об’єднання	НСПО
0201004	Наказ про створення виробничого об’єднання	НСВ
0201005	Наказ про створення підприємства	НСП
0201006	Наказ про реорганізацію міністерства	НРМ
0201007	Наказ про реорганізацію корпорації,концерну, асоціації, компанії	НРК
0201008	Наказ про реорганізацію промислового об’єднання	НРПО
0201009	Наказ про реорганізацію підприємства	НРП

Клас організаційно-розпорядчої документації містить підкласи:

0201	Документація з організації систем управління
0202	Документація з організації процесів управління
0203	Документація з управління кадрами
0204	Документація з оцінки трудової діяльності

Найбільшим за обсягом є підклас “Документація з організації процесів управління” (код 0202), що акумулював 54 уніфіковані форми документів, серед яких: наказ про розподіл обов'язків між керівництвом підприємства (код 0202012), статут підприємства (0202015), структурна і штатна чисельність управління підприємства (код 02020190), штатний розклад апарату управління промислового об’єднання (код 0202021), наказ про внесення змін до статуту підприємства (код 0202036) і т. д.

Підклас “Документація з організації систем управління” (код 0203) розробниками включено такі УФД: наказ про приймання на роботу (0203003), заява про переведення на іншу роботу (код 0203004), подання про переведення на іншу роботу (код 0203005), наказ про переведеня на іншу роботу (код 0203007), наказ про звільнення (код 0203008), графік відпусток (код 0203009), заява про подання відпусток (код 0203010) тощо.

До підкласу “Документування з оцінки трудової діяльності” (код 0204) розробниками віднесено подання про заохочення (код 0204001), подання про заохочення (зведене) (код 0204002), доповідна записка (код 0204003), пояснювальна записка (код 0204004), наказ про накладення дисциплінарного стягнення (зведений) (код 0204006) і т. д.

ДКУД містить лише затверджені і зареєстровані УФД, тому у ньому зафіксовані не всі види номіналів управлінських документів. ДКУД можуть доповнювати галузеві класифікатори документації, які, на відміну від нього, затверджуються не Держспоживстандартом України, а відповідними міністерствами, державними комітетами, іншими уповноваженими відомостями.

Змістовне наповнення Державного класифікатора управлінської документації не є константою (незмінною) одиницею. Процес формування пропозицій щодо внесення змін і доповнень до ДКУД зумовлені реорганізацією державного управління, впровадженням чи скасуванням підкласів УСД, окремих УФД за ініціативою їх розробників. Розробники уніфікованих систем документації, представлених у ДКУД, стали компетентні органи різних ланок управлінської діяльності відповідно:

Код класу	Назва УСД	Розробник
02	Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації	Держкомархів України
03	Уніфікована система первинно-облікової документації	Держкомстат України
04	Уніфікована система банківської документації	Національний банк України
05	Уніфікована система фінансової документації	Мінфін України
06	Уніфікована система звітно-статистичної документації	Держкомстат України
07	Уніфікована система планової документації	Мінекономіки України
08	Уніфікована система ресурсної документації	Держкомресурси України
09	Уніфікована система торговельної документації	Міністерство зовнішньоекономічних зв'язків України
10	Уніфікована система зовнішньоторговельної документації	Міністерство зовнішньоекономічних зв'язків України
13	Уніфікована система цінової документації	Мінекономіки України
15	Уніфікована ситема документації з праці, соціальних питань і соціального захисту населення	Міністерство право та соціальної політики України
17	Уніфікована система документації з побутового обслуговування населення	Укрсоюзсервіс
18	Уніфікована система бухгалтерсько-облікової документації	Мінфін України
20	Уніфікована система документації з Пенсійного фонду	Пенсійний фонд України
21	Уніфікована система словниково-довідкової документації	Національне агентство з питань інформатизації при Президентові України

Наразі Державний класифікатор управлінської документації вимагає внесення змін і доповнень, належної уваги від розробників систем документації, а їх теоретичне освоєння та практичне удосконалення є однією з найактуальніших завдань управлінського документознавства.

Запитання для самоперевірки знань

1. Що означає поняття “класифікація документів”?

2. Чим групування документів відрізняється від їх класифікування?

3. Які існують критерії класифікування управлінських документів?

4. У чому полягає роль і завдання класифікації управлінських документів?

5. Які є типи (класи) управлінської документації?

6. Які існують базові, інфраструктурні, дисциплінарні види документації?

7. У чому полягає призначення Державного класифікатора управлінської документації?

8. Якою є структура ДКУД?

9. Яким є порядок ведення ДКУД?

10. Чим відрізняється структури Державного класифікатора управлінської документації та Переліку типових документів?

Завдання для самостійної роботи

Проаналізувати клас організаційно-розпорядчої документації Дежавного класифікатора управлінської документації (ДК 010–98) за схемою: клас > підклас > назва уніфікованої форми документа.Зробити узагальнюючий висновок щодо наповнення схеми ДКУД, логіки її побудови.

ДЖЕРЕЛА ТА ЛІТЕРАТУРА ДО РОЗДІЛУ ІІІ

Основна

1. Державний класифікатор управлінської документації. ДК 010–98. – К.: Держстандарт України, 1990. – 50 с.

2. Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів / ГАУ при КМ України; УДНІДАСД; Авт.: Г. В. Портнов, С.В. Сельченкова, В.П. Ляхоцький, І.Б. Матяш. – К., 1997. – 255 с.

3. Банасюкевич В. Д., Баркалова О. М. О создании и развитии документных классификафий // Развитие советского документоведения (1917–1981): Сб. науч. тр. – Москва: ВНИИДАД, 1938. – С. 100–117.

4. Кулешов С. Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи / УДНДІАСД, ДАКККІМ. – К., 2000. – С. 126–133.

5. Кулешов С. Г. Управлінське документознавство: Навч. Посіб. – К.: ДАКККІМ, 2003. – С. 19–30.

6. Кушнаренко Н. М. Документоведение. – К.: Знання, 2001. – С. 98-99.

7. Рудельсон К. И. Современные документные классификации. – Москва: Наука, 1973. – 267 с.

8. Швецова-Водка Г.М. Типологія документа: Навч. посіб. для студентів ін-тів культури. Рівн. держ. ін-т культури. – К.: Кн. палата України, 1998. – 80 с.

Додаткова

1. Библиотечно-библиографическая классификация: Рабоч. табл. для масс. б-к. – Москва: Либерея, 1997. – 688 с.

2. Універсальна десяткова класифікація (УДК): У двох кн. Кн. 1. Таблиці / Пер. З англ. / Голов. ред. М.І. Сенченко; UDC Consortium. – К.: Кн. палата України, 2000. – 932 с.

3. Положення про ведення Державного класифікатора управлінської документації (ДКУД): Нормативний документ / Держкомстат України. – К., 1997. – 10 с.

4. Перелік документів Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних банків України із зазначенням строків зберігання. – К., 1996 – 208 с.

5. Перелік документів, що утворюються в діяльності Міністерства оборони та Збройних Сил України, із зазначенням строків зберігання документів. – К., 2003. – 276 с.

6. Перелік документів, що утворюються в процесі діяльності органів прокуратури України, із зазначенням строків зберігання документів. – К., 2004. – 55 с.

7. Перелік документів, що утворюються в процесі діяльності органів внутрішніх справ, навчальних закладів, підприємств, установ, організацій системи Міністерства внутрішніх справ України, із зазначенням строків зберігання документів. – К., 2002. – 185 с.

8. Перелік документів, що утворюються в процесі діяльності органів і установ кримінальної виконавчої системи, із зазначенням їх строків зберігання. – К., 2004. – 84 с.

9. Перелік документів, що утворюються в установах Державної митної служби України, із зазначенням строків зберігання. – К., 1997. – 166 с.

10. Перелік спеціальної документації з питань гідрометеорології та контролю природного середовища, що утворюються в установах Комітету України з питань гідрометеорології, із зазначенням місця та строків зберігання. – К., 2000. – 59 с.

11. Бездрабко В. В. До питання про класифікацію документів: проблеми і пошук // Архівознавство. Археографія. Джерелознавство: міжвідомч. наук. збірн. Вип. 5. Архіви – складова інформаційних ресурсів суспільства. – К., 2002. – С. 179–184.

12. Бездрабко В. В. Основні принципи класифікації документної інформації в архівній галузі // Проблеми історії та археології України: Збірн. доц. Міжнародн. наук. конф. До 100-річчя ХІІ Археологічного з’їзду в м. Харкові, 25–26 жовтня 2002 р. – Х., 2003. – С. 189–191.

13. Беспянська Г. В. Діловодство: Навч. посіб. Ч. П. – К.: Вид-во “Ун-т “Україна” , 2005. – С. 3–13.

14. Бибик С. П. та ін. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. – К.: Довіра, 1997. – С. 6.

15. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. – 2-е вид., перероб. І доп. – К.: Либідь, 2000. – С. 5–8.

16. Кулешов С.Г. Документальні джерела наукової інформації: поняття, типологія, історія типологічної схеми. – К.: УкрІНТЕІ, 1995. – 192 с.

17. Рихтер И. Свод нормальних классификаций делопроизводства и делохранения казенних железных дорог (по десятичной системе). 3-е изд. исправл. – Санкт-Петербург: Тип. Товва В. Андерсона и Г. Лойценского, 1914. – 32 с. (с прилож.).

18. Русинов Н. К вопросу о применении десятичной системы для класификации административниых документов и архивов // Вопр. организации и управления. – 1922. - № 3. – С. 54–61.

19. Толстотопятов В.М. Десятичная классификация, карточная система и вертикальный способ хранения, в пременении к организации библиотеки, архива чертежей и регистрации деловых бумаг. – Воронеж: Тов-во “Печатная С. П. Яковлева” , 1912. – 111 с.

20. Столяров Ю.Н. Классификация документа: решение и проблемы // “TERRA” , 1995. – С. 24–40.

21. Христова Н., Андрієвська Л., Бездрабко В., Зворський С., Климова К., Лозова С., Павловська Н. Схема класифікації документної інформації в систематичних каталогах державних архівів України // Студії з архівної справи та документознавства. – 2004. – Т. 11. – С. 77–108.

22. Черешня А.Г. О классификации документов систем управления // Проблемы классификации в архивоведении и документоведении: Сб. науч. тр. / ВНИИДАД. – Москва, 1987. – С. 39–57.

23. Otle P. L’organisation de la documentation administrative. – Paris, 1913. – 122 p.

Розділ IV

УНІФІКАЦІЯ ТА СТАНДАРТИЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

Історичні витоки уніфікації та стандартизації документів

Історичні витоки уніфікації документів належать найдавнішим державним утворенням людської цивілізації на території Месопотамії (Близький Схід). В основу документування інформації було покладено звичаєвий (традиційний) або ж випадковий (прецедентний) підходи. Подібність управлінських ситуацій породжувала схожість оформлювання документів на рівні тексту та форми його організації. Через елементарні емпіричні спостереження приходить усвідомлення існування типової інформації для певного виду документів та такої, що кожного разу, залежно від її об’єкта і предмета, змінюється. Виокремлення постійної і змінної документної інформації уможливило становлення прообразів сучасних трафаретних і зв’язного тексту як форм уніфікації документів.

IV тисячоліттям до н.е. датуються документами, що були складені за певним зразком. Йдеться про наявність своєрідного формуляра-зразка документа в Шумері, Аккаді, Вавилоні, Ассирії та інших державах Межиріччя, схема побудови якого базується на однотипності текстової частини, важливості конкретної документної інформації, поданої у певній послідовності. Наведемо, для прикладу, купчу із Лагашу (ІІІ тисячоліття до н.е.), у якій позиції І.5, ІІІ–IV. 1 – 2, ІІІ–IV. 3, ІІІ–IV. 4 – це незмінні або постійні реквізити (див табл. на с. 86).

Практика усної традиції засвідчення справи, яка була дуже розповсюдженою на ранніх етапах існування Шумерської держави, в Єгипті не набула широкого застосування. Кожен вид документа мав чітку форму, розроблення якої здійснювалося за участю візира – першого міністра канцелярії фараона, особи, яка володіла широкими повноваження в організації управління.

Неабияка увага приділялася підтвердженню оригінальності документів, їх убезпеченню від фальшування. Тому поширеною булат практика укладання створення документів, які визначали обов’язковість присутності певної інформації в документі. По суті, мова йде про становлення інституту реквізитів документів, який мав сприяти не тільки ідентифікації певного виду документа, але й установленню його справжності. Так, на кам’яній плиті, відкритій археологами перед Карнасським храмом (середина XIV століття д н.е.), описано правила нанесення записів із метою упорядкованої подачі інформації при виконанні життєпису царської особи.

Перехід від зороакустичної традиції ведення діалогу до текстової інформації супроводжувався підвищеною увагою до письмового акту застосування мови. Розуміння важливості еквівалентності письмової інформації змістові описуваного факту, події, явища спонукає учасників творення текстів (у т. ч. і текстових документів) до аналізу комплексу.

Зафіксована з метою трансляції документа інформація обсотується у специфічні лексеми і мовний стиль. Уже тоді з’являються глосарії найпоширеніших слів, словосполучень, які рекомендувалися для вживання при складанні документів, у супроводі з означенням їх значень. Обговорювалися можливості створення таких текстів документів, зміст яких носив нейтральний тон, тобто тих, що існували б поза діяльністю конкретної особи, проте не конкретного колективного суб’єкта. Для прикладу, в епоху найвищої могутності вавилонських міст-держав Іссін і Ларси (ІІ тис. до н.е.), складаються мовні кліше для найрозповсюдженіших типів документів, які стали словниками південного та північного (семітичного) правових кодексів. Тоді ж на допомогу писарям канцелярії царя було започатковано серійну збірку “Ana ittisu”, що містила мовні звороти і клаузули договорів.

Важко переоцінити значення давньогрецьких логографів, істориків, а особливо філософів для розвитку уніфікації тексту документів. Особливо варто поцінувати міркування сократиків, передусім, самого основоположника натурафілософії – Сократа (близько 470 – 399 рр. до н.е.). Хоча Сократ за все життя не написав жодного рядка, проте виховая плеяду талановитих учнів, які через записи його діалогів (наприклад, Ксенофонт) зуміли донести основні концепти міркувань учителя. Із-поміж інших ідей філософії Сократа, заслуговує поцінування особлива акцентуація уваги на значенні мови для донесення інформації. “Назвіть все своїми іменами і ви позбудетесь усіх неправильних міркувань” – найвідоміша сократівська формула раціонально виваженої, логічної передачі думки через словесні форми, правильногоскладання тексту. Платон (427 – 327 рр. до н.е.), учень Сократа, закликав синхронізувати світ ідей зі світом речей, добираючи останнім “правильні назви ідей”, а вихованець Платона – Аристотель (384 – 324 рр. До н.е.) явив твором “Поетика” “повчання” як складати “ідеальні” тексти. Прикладом Особливого ставлення до лексем документів став тлумачний словник Веррія Флака “Про значення слів” (І ст. н.е.). Безперечно, праці великих філософів сприяли розвитку традицій усвідомленого ставлення до значущості тексту в цілому та йогоскладових.

В епоху класичного та пізнього еллінізму, а особливо – римського періоду античної історії, а розвитком письмового права, значущість уніфікації документів зростає. Показовими є старання понтифіків, яким у Римі відводилася важлива роль консультантів із релігії та права. Консультуючи магістратів із законодавчих, судових і адміністративних питань, понтифіки вели записи характерних прецендентів і їх тлумачення (т.зв. “коментарі”), а згодом сталт складти формули – короткі резюми юридичної суті справи, яким мали керуватися судді при її розв'язанні. Обізнані у міжнародних відносинах понтифіки складали трафаретні тексти для дипломатичних договорів.

Таким чином,початкові процеси уніфікації документів відбувалися через виразно пасивно-фіксаційне освоєння традиції з елементами порівняльно-оцінкового її тлумачення і стосувалися не форми чи конструкції документа, а його інформаційної складової.

Традиції уніфікації службових документів, надбані людством у давні часи близькосхідної цивілізації та античного світу, в епоху середньовіччя зазанали не тільки продовження, але й збагатилися новаціями. Важливими політичним політичним, економічним, соціокультурним чинником розвитку середньовічного суспільства стала церква, поширення впливу якої відбувалося через утвердження формалізованих важелів влади. Це виявилося в розбудові стрункої ієрархічної системи церковної організації. Високий ступінь впливу церкви на світську владу в епоху раннього та середнього середньовіччя, крім ідеологічного чинника, свідчить про ефективну взаємодію усіх ланок церковного управління. Безперечно, дієвим засобом останнього був документ. Організацією роботи з документами в системі церкви від моменту їх створення і до передачі на зберігання в архів опікувалися Ватикан, а на місцях – підпорядковані папському двору канцелярії.

Канцелярія папи римського стала активним творцем “правил”, “сумарій”, “мистецтв” укладання документів, що пояснювалося, як зазаначалося вище, прагненням Ватикану до встановлення абсолютного контролю над світською владою спочатку в межах європейського континенту, а згодом, в епоху хрестових походів, - азійського. Поширеною була практика укладання збірників зі зразками оформлювання документів. У збірках подавалися тексти реально існуючих документів, причиною виникнення яких були факти, події, явища, що мали місце в історії. Інколи тексти супроводжувалися коментарями, у яких зазначалися автор, час і місце походження, обставини створення, рекомендації щодо їх укладання. Вказівки щодо оформлювання документів були різноплановими і стосувалися передусім обов'язкових, ідентифікаційних еелементів (реквізитів) тексту і правил вживання мови, її стилістики. Чітко простежується розуміння невід'ємності манери викладу думок від змісту документа. У зв'язку з цим визначально окреслювалися вимоги до різних форм словесності, типів і форм мовлення відповідно до виду документа, лексичних норм i навіть характеристик почерку. Складання систем документації сприяло специфікації мови до­кументів. Одним із найдавніших формулярників вважають збірник зpaзкі документів Маркульфа (близько 650 р. ) та ватиканський "Liber diurnush" (VII ст.). Особливою популярністю користувалися рекомендації складання документів» за уніфікованим « зразком Гуго Болонського (IX ст.) Й Іoaнa Сольсберрійського (1115-1180), які, до того ж, містили глосарій" найуживаніших фраз конкретних їx видів, що можна поцінувати як спробу уніфікації термінології канцелярської практики. Із початком книгодрукування (1450-i pp.) з'являються друконанні поосібникирекомендаційного характеру щодо оформлювання окремих видів документів.

Упродовж, а особливо наприкінці пізнього середньовіччя, назріває розмежування сфер світського й релігійного, науки й теології. Перші успіхи наукового знання сприяли розкриттю ролі людської діяльності утворенні соціальної діяльності, з’ясуванні значення колективних зусиль в історії держави. До того ж XIV-XVI століття для Західної Європи стали часом формування національних держав. Виходячи з цього, популярним стає вивчення механізму функціонування суспільства. У межах гуманітарного знання з»являються теорії природного права, виникнення держави шляхом суспільного договору і т.д. за авторством Гуго Гроція (1583-16.(5). Д. Мільтона (1608-1674). Д. Гаррінгтона 1611-1677), Д. Уїнстенлі (1609-1652). Е. Кларендона (1609-1674), Т. Гоббса (1688-1679), Д. Локка (1632-1704) та ін., які пояснювали історію держави через історію суспільства. Популярними стають статистичні дослідження різних соціальних груп, адміністративно-територіальних одиниць. Необхідність однотипного, за єдиним зразком проведеного студіювання різних обєктів пізнання, сприяла виникненню ще однієї форми уніфікації текстів документів - анкет.

Реальне зображення справ земних потребувало достовірного обґрунтування.З-під спуду віків було піднято величезну кількість документів, що зберігалися у монастирських підвалах, феодальних замках, королівських бібліотеках. Інтерес до документів підігрівався ідейною боротьбою в релігійно-церковній сфері. Позиції реформаторів і контр реформаторів вимагали документального доведення пропонованих ними догм. Одним з найбільших власників документальних матеріалів були церковні інституції, особливо монастирі. Тих, хто активно займався вивченням документальної спадщини, називали ерудитами. Більшість уславлених ерудитів – французи, релігійні діячі: Ж. Мабільйон (1632-1707), Б. Монфокон (1655-1741), М. Буке (1685-1754), Ж. Болланд (1596-1665), Ж. Ардуен (1646-1729), Л. С. Тілемон (1537-1698), які були далеко не єдиними представниками релігійно-історичної ерудиції. Виявом прагнення світськості утвердитися стали відкриття Французької академії (1635), Академії надписів і медалей (1663), поширення інтересу до науки серед приватних осіб – Е. Балюз (1630-1718), Ш. Дюканж (1610-1688), Л. А. Мураторі (1672-1750) та ін.

! XVII ст. для Франції ознаменувалося «війною документів» (bella diplomatica), основним мотивом якої стали активізовані після Тридцятирічної війни (1618-1629, 1630-1648) претензії на владні та політичні права різних кіл світської і церковної влади. Ажіотаж навколо історичних документів «підігрівався» полемікою між болландистами (послідовники Ж. Болланда, основоположника видання документів «Acta Sanctorum quotquot toto orbe coluntur») та мавристами (члени конгрегації св. Мавра Сен-Жерменського абатства Венедиктинського ордену) з приводу достовірності правових актів. Проте, і болландисти, і мавристи вивчали не тільки актовий матеріал, але й інші документи. Так, перший ініціативний документ мавристів – циркуляр від 13 листопада 1647 р. приписував розшукувати, переписувати й анотувати будь-який документ із історії Бенедиктинського ордену. У відповідь на критику болландиста Д. ван Папеброка (1628-1714) щодо грамот, якими користуються мавристи, Ж. Мабільйон написав працю «De re diplomatics» («Дипломатика» в шести книгах), де виклав принципи дослідження оригінальності документів. Багато уваги Ж. Мабільйон приділив формуляру документів, продемонструвавши датування та встановлення оригінальності чи фальшованості документа за особливостями формул, які вживаються у тій чи іншій канцелярії певного часу. На конкретних документах він довів необхідність враховувати відповідність вживання титулів, зазначених у документах реаліям часу. Для більшої аргументованості запропонованих міркувань Ж. Мабільйон включив до «Дипломатики» велику кількість текстів грамот, а також факсимільних зразків документів досліджуваного часового відтинку.

Однією із наукових заслуг Ж. Мабільйона є те. що визначив загальні й особливі клаузули серед н іонічних документів, підете жив послідовність їх поєднання, співвідношення, встановив типи формулярів, кожен Із яких буя пов'язаний із конкретним місцям. часом, автором. На думку авторитетного вітчизняною дослід­ника А.О- Ваєденського, ще в працях основоположників диплома­тики було розроблено «формулознавство». Яке з'ясовувало структуру актів.

Колективна А осібна діяльність ерудитів викликала якісні зміни в процедурі наукової критики документів, що привело до зародження дипломатики, палеографії, сфрагістики, епіграфі­ки, хронології та Ін. галузей знань. Вивчення ними та їхніми послідовниками структури документа відбувається на грунті функційно-правового підходу, Досвід студіювання документів минулого сприяв з'ясуванню традиції їх оформлювання, вста­новлення форм організації тексту, їх раціональності, логічності й уніфікованості. відповідності змісту документа його соціаль­ному призначенню.

Ускладнення суспільних процесів, організації управління, ме­ханізму реалізації влади, диференціація економічної сфери діяль­ності суспільства поглибили процеси формування систем доку­ментації, уніфікованих форм документів. Урізноманітнення видів службових документів потребувало розроблення наукових підходів до організації документування - приведення порядку їх оформлювання за єдиним зразком. Популярними залишають­ся збірники зразків укладання документів. Вимоги щодо складання документів звучали уже не як рекомендації, а як обов'яз­кова, прикріплена розпорядженням, норма для виконання. З'являються збірники із наперед визначеними уніфікованими формамо документів, які не тільки констатували досвід укладання і гін, але й пропонували інновації удосконалення документування інформації.

У середньовічній Україні були поширені традиції актової системи діловодства що виявлялися також і в складанні документів. Окремі дослідники вказують на існування формулярників ще за доби Київської Русі, принагідно ілюструючи міркування зразками збірників "граматок" - офіційних ї приватних листів. За часів входження українських земель до складу Великого князівства Литовського, Польської корони. Речі Посполитої, Угорського королівства та інших держав складання документів регламентувалося нормативними актами цих країв. В епоху існування українських земель у складі об'єднаної Польсько-Литовської держави, форма написання документів, що заносилися до актових книг замкових, земських, міських, підкоморських, маршалківських, компромісарських, конфедератських, задвірних, асесорських та ін. судів, визначалися зібранням польських законів Volumina legumі литовськими статутами 1529, 1566, 1588 рр. Ці нормативно-правові доку­менти встановлювали формуляри різновидів актів, порядок їх запису в актові книги як "вічних записів" - "inscriptions perpetue".

К ожен акт складався із граматично завершених, тематично взаємопов'язаних і взаємовизначаючих речень. Граматично та змістовно завершене речення називають формулою акта або кла­узулою акта, а сума формул акта одержала назву "формуляр акта". Виокремлюють три складових частини середньовічного акта: початковий протокол: основний текст; заключний прото­кол. Поширеними формами уніфікації текстів середньовічних документів були зв'язний текст і трафарет.

! Кожна частина формуляра (комплекси клаузул) середньовічго акта складалася з кількох компонентів: 1) початковий протокол – інвокація (богослів'я), інтитуляція (вказування особи, від якої походить документ), інскрипція (позначення адре­сата ),салютація (вітання): 2) основна частина – арена (преамбула), промульгація (публічне оголошення), нарація (переказ обставин справи), диспозиція (наказ), санкція (заборона порушувати волю видавця документа), короборація (інформа­ція про знаки, ще засвідчують документ): 3) заключний про­токол – датум (вказівна на місце її час видачі документа), апрекація (закінчення).

У часи творення Української козацької держави документу­вання інформації велося з дотриманнях традицій доби Великого князівства Литовського та Речі Посполитої.

! Щоб уявити, що собою представляв формуляр акта періоду Хмельниччини, для прикладу звернімося до класичного дослід­ження у галузі мединістичної дипломатики відомого українського вченого І. П. Крип'якевича – “Студії над державою Богда­на Хмельницького. Гетьманські універсали". Універсали гетьмана Богдапа-Зиновія Михайловича Хмельницького мали такий формуляр:

I. Початковий протокол складався її трьох формул: 1) формула богослов'я, де згадували ім'я Боже чи зверталися до нього; 2) титул, який містить ім'я того, хто видав універсал: 3) фор­мула адресата – імена однієї, декількох осіб яким направляєть­ся універсал; іменні вітання.

II. Основний текст: 4) формула – загальний вступ перед тим, як доводилися повноваження особи, що видала універсал; 5) фор­мула у вигляді загальної фрази, у якій указувалося на зміст уні­версалу. викладалися факти, пояснювалися мотиви складання документа; 6) формула про розпорядження, постанову, ухвалу, рішення; 7) формула про покарання за невиконання розпоряджень універсала: 8) формула про підпис, у якій говориться про те, що даний універсал для більшої авторитетності підписаний та вка­зується на наявність печатки.

ІІІ. Заключний протокол мав три формули: 9) формула про підпис; 10) формула про дату, число, місяць і рік написання уні­версала; 11) кінцева формула – богослов'я, заключна молитва.

Наприкінці ХУЛІ століття українські землі увійшли до скла­ду двох найбільших держав європейського континенту – Росій­ської й Австрійської (з 1867 р. - Австро-Угорської) Імперій. Підкорення центром маргінесу відбувалося на усіх рівнях моди­фікації суспільного життя. З метою створення Імперської спіль­ності, відвернення від своєрідності традицій розвитку колонізо­ваних земель було реформовано їх адміністративно-територіаль­ний устрій, реорганізовано систему місцевих органів влади Й управління, що автоматично передбачало зміни в організації роботи з документами у цілому, зокрема, правил їх оформлювання. Діловодство в українських землях регламентувалося нор­мативними документами держави, частиною якої вони були. Майже 80 % українських земель увійшли до складу Росії, що нявчало поширення на цих землях традицій російської діло­водної практики.

В умовах збільшення документопотоків, обсягів документної інформації питання уніфікації документів стало гостро актуаль­ним-Відсутність затверджених формулярів-зразків документів у XVIII ст. привела до широкого використання перевірених часом "письмовників" – "Письмовника, содержащевого в себе науку російського язика со многим присовокуплениєм разного ученого и полезно-забавного вещесловия" (СПб., 1777, 9-е видекня), "Наставлення, как сочинять и писать всякие письма к разньім осо­бам" (М., 1765), праці 1.1, Сокальського "Кабинетекнй н ку­пецкий секретарь" (М., 1788, у двох частинах: М., 1795. у трьох частинах) та ін. Крім уже традиційних фори уніфікації документів (зв'язний текст, трафарет), у XVIII ст. з'явилися анкети та таблиці.

У XIX ст., на зміну стихійній уніфікації документів, прихо­дить усвідомлене спонукання упорядкувати процес документу­вання інформації, а обов'язкове дотримання встановленої фор­ми документа набуває законодавчої сили. За 1802-1823 рр. у томах першого зібрання законів Російської Імперії зустрічається більше 35 законодавчих актів із питань діловодства з додатками різних формулярів документів. Якщо ж врахувати те­матичні нормативні матеріали міністерств, то їх кількість сяг­не понад 150 одиниць. Особливою активністю відзначилися Міністерство внутрішніх справ. Міністерство фінансів, Св. Си­нод та ін.

До XIX ст., зазвичай, складанню формулярів-зразків доку­ментів передувала практика, яка потім знаходила нормативне закріплення. З реформами В. П. Кочубея – М. М. Сперанського пов'язано остаточне введення завчасного визначення клаузул, обов'язкових для того чи іншого типу документа. Клаузули не тільки формалізували документ, але й полегшували роботу кан­целярій, економили витрати часу для виконання тик чи інших операцій, пришвидшували "виробництво" документів, стандар­тизували їх. Розроблення обов'язкових формулярів різних виді» документації сприяло ідентифікації документа - наявність пе­реліку реквізитів для кожного його виду мала визначати "на­лежності ... не тільки до свого відділення, але й до свого столу і до самої справи" (В. П. Кочубей), підставою для підтверджен­ня їх оригінальності. На державному ріпні переконливо доводиться необхідність вживання уніфікованих форм документа і, відмовившись від "висловів парткулярних листів", пропагується вживання стандартних мовних фраз.

Накопичення традицій у галузі документування приводить до створення стійких формулярів документів, а поширення сис­теми міністерського діловодства сприяла утвердженню тенденції уніфікації викладу Інформації, звуженню її обсягу. Зростає кількість посібників і рекомендацій Із підготовки документів ("офіційних паперів"). Це – праці М. Л. Магницького, Ф. В. Русанова. В. О. Вельдбрехта, К. М. Зосимського, М. В. Варадінова та ін., які присвячені питанням регламентації діловодства, зок­рема - уніфікації управлінської документації уже не тільки на рівні тексту, але й носія інформації (з 1830-х рр. у Російській імперії з'являються бланки документів). Якісною особливістю праць було утвердження ширшого розуміння уніфікації документів у контексті історії держави, державних установ, місце­вого самоврядування, її діалектичної логіки. Уточнюється вибір об'єктів уніфікації документів, виокремлюються найістотніші аспекти цього поняття як процесу. Обґрунтовується зв'язність і узгодженість функційного призначення документів і їх стилі­стичних, лексичних, граматичних атрибутів.

Причини актуалізації питання уніфікації документів у 1920-1930-х рр. очевидні і кореняться п політичних, соціально-еко­номічних умовах побутування українських земель після потрясінь національно-визвольних змагань 1917-1920-х рр., встановлення радянської влили. Цей проміжок часу в історії України відзначе­ний неодноразовою інституційною реорганізацією органів дер­жавної влади й управління, змінами а організації документування інформації, документообігу на рівні установи та в межах країни, архівній справі. Основою змін стала боротьба між інно­ваціями та традиціями діловодної практики. Влада прагнула повести власну життєздатність. Частковим випадком В устремлінь стяла реорганізація діловодної практики, з метою продемонструвати переваги нових форм організації праці перед дореволюцій­ним (1917) чи зарубіжним досвідом.

Раціоналізація діловодства у радянський період була викли­кана масовим рухом за ефективну наукову організацію праці, поліпшення функціонування державного апарату, який хронологічно бере початок від січня 1921 р. - часу проведення. І Всеросійської конференції з наукової організації праці і вироб­ництва. В Україні практичним результатом виконання зав­дань, продиктованих конференцію, була діяльність Інституту наукової організації прані у виробництві Донбасу і Південного Сходу (1921-1932). Серед здобутків Інституту – розроблення раціональних систем організації діяльності управлінського апа­рату, методик із діловодства. Помітною у сфері унормування діловодства була роль Управління з поліпшення державного апа­рату (відділ нормалізації) (1923), Бюро стандартизації ари ВРНГ (1923), які займалися організацією документообігу на рівні ус­танови, розробленням уніфікованих форм документі». їх мето­дична, науково-дослідницька робота у галузі діловодства знай­шла активне представлення на сторінка, часописів "Вопросьі организации и управлення" (1922-1924), "Техника управления" (1925-1930). Проте, найавторитетнішою установою з органі­зації та проведення наукових досліджень Із діловодства на за­гальносоюзному рівні, за визнанням дослідників, був Інститут техніки управління. Спорідненою до нього за змістом діяльності установою в УСРР став Всеукраїнський інститут раціоналізації управління Народного комісаріату Робітничо-селянської інспекції (скорочена назва — Інститут раціоналізації управління (ІРУ), 1929), утвореного на бязі Всеукраїнського Інституту праці (1921), що перебував у підпорядкуванні Народного комісаріату праці. Про основні напрямки роботи Інституту раціоналізації управлі­ння свідчать періодичні видання наукового центру - це інфор­маційний бюлетень "За соціалістичну раціоналізацію" (1932) і "Бюлетень раціоналізаторів управління" (1930). Вельми пока­зово зміст роботи Інституту ілюструє рукопис посібника "Материалы о ведении делопроизводства" (1930), тематичне напов­нення якого переконує в тому, що з-поміж Інших Його науко­вих, методичних тем, уніфікація та стандартизація докумен­тації розглядалася як одна а найпріоритетніших. Розроблялися мовознавчі аспекти діловодства, удосконалювалися форми уніфі­кації текстів документації. Узагальнення досвіду уніфікації до­кументів досягає найвищого рівня - їх стандартизації. Кінець двадцятих - початок тридцятих років XX століття стали часом першого загальносоюзного плану стандартизації документів, реалізація якого закінчилася появою галузевих стандартів з уні­фікації оформлювання окремих видів документів, що функціо­нують у сфері управління, наприклад:

ОСТ 363-366 - «Форматы бумаг»

ОСТ 2479-2481 - «Письма деловые»

ОСТ 1776 - «Бланки документов – маркировка, упаковка, приемка»

ОСТ 1780 - «Телефонопрограмма»

ОСТ 1781 - «Протокол заседания»

ОСТ 1782 - «Извещение о заседании»

ОСТ 1783 - «Явочный лист»

ОСТ 3000 - «Командировочное удостоверение»

ОСТ 3576 - «Бумага писчая»

ОСТ 3577 - «Применение писчей бумаги»

У 1960-1970-х рр. наступає новий етап в історії уніфікації документації. Питання уніфікації та стандартизації документів, розроблення їх методики зайняли чільне місце в теоретико-методичних, науково-технологічних документознавчих студіях. Провідним методом уніфікації та стандартизації документів за­лишався метод єдиного формуляра (документа), який представ­ляє собою концентрацію властивостей і якостей певної сукуп­ності документів у єдиній матриці-формулярі. Метод єдиного формуляра передбачає:

- відбір кола показників, необхідних і достатніх для уніфікування документа;

- розроблення єдиного вихідного бланку з урахуванням стандартних розмірів паперу та стандартних інтервалів технічних пристроїв;

- створення бланків окремих документів з обмеженим набо­ром показників.

Як частковий метод уніфікації документів було запропоновано перевірений досвідом метод трафаретизації текстів –внроблення сталих словесних формул для передачі документної інформації. Широко застосовувався метод міжвидової уніфікації документів, грунтовно досліджений відомим науковцем Л. М Соковою.

Особливості розвитку науки вказаного проміжку часу сприяли розробленню теоретичних і методичних питань уніфікації документів, пов'язаних із впровадженням автоматизованих сис­тем управління (АСУ). Принципами побудови уніфікованих си­стем документації (у т. ч. і тих, що створювалися для функціо­нування в АСУ) стали:

• системно-функційний принцип, який передбачає системне забезпечення певної ланки управління інформацією;

• принцип проектування форм документів, що розв'язують групу завдань конкретної ланки управління;

• принцип наступності форм документів, тобто збереження традиційної документної форми, яка вільно ідентифікується з аналогічною, призначеною для користування а АСУ;

• принцип перспективи пристосування до машинного оброб­лення управлінської документації, всієї документної системи;

• принцип врахування психології людини при впровадженні нових документах традиційних і проектуванні машинних форм.

Остаточно окреслюються рівні стандартизації сіп:гем доку­ментації (міжнародний, державний, галузевий» рівень підприємства, організацій, стихійний), основні її принципи:

• уніфікація від загального до часткового - а поглибленням вимог на кожному етапі;

• створення загальних моделей побудови управлінських до­кументів і документів окремих систем.

Центрами розроблення уніфікації та стандартизації документів, раціоналізації документообігу і поточного зберігання документів стали МДІАІ, Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи. Всесоюзний інститут оргтехніки і, бе­зумовно, Всесоюзний науково-дослідний Інститут стандартизації під керівництвом Державного комітету стандартів СРСР. їм нале­жить провідна роль у розробленні Єдиної державної системи діло­водства, створенні численних центрів відомчої раціоналізації уп­равлінської праці та діловодства, впровадженні стандартів на різні види управлінської документації. 1971 р. Уряд Союзу РСР ухва­лив спеціальне рішення про розроблення 12 уніфікованих систем документації з наступним використанням їх при створенні Загаль­нодержавної автоматизованої системи управління. Примітно, що перші ГОСТи з уніфікації систем документації стосувалися загаль­них процедурних положень та організаційно-розпорядчої докумен­тації - ГОСТ 6.38-72 "Унифищированньїе системи документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформленню документів" І І'ОСТ 6.39-72 "Унифицирование системи документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр образец.

Упроваджуючи перші ГОСТи на організаційно-розпорядчу документацію, Всесоюзний науково-дослідний Інститут стандартизації (ВНДІС) уклав "Методические рекомендации по введрению государствених стандартов на организационно-распорядительную документацию (1973), які давали роз'яснення про поря­док застосування стандартів системи ОРД. розроблення бланків із прикладами оформлювання кутового та поздовжнього розта­шування реквізитів. Крім методичних рекомендацій, ВНДІС ви­пустив тематичні плакати, які наочно демонстрували правила оформлювання документів. Методичні рекомендації та плакати в впровадження ГОСТів мали величезне практичне значення, оскільки сприяли поширенню нормативних документів зі стан­дартизації документації, набуттю та закріпленню навичок її офор­млювання. зведенню до одноподібності великої маси основної документації, властивої для усіх установ країни.

У період із 1971 р. по 1981 р. було розроблено 27 держав­них стандартів ва уніфіковані системи документації – системи планової, звітно-статистичної, первинно-облікової, фінансової, бухгалтерської та ін. документації. У сфері функціонування уп­равлінської документації обіговими стели загальні ГОСТи (ГОСТ 6.10.1 – 80 "Унифицирование системи документації», использувание АСУ. Основние положення", ГОСТ 6.10.2 – 76 "Унифицирование системи документации. Термини и определення"); спеціальні – із нормативно-правового забезпечення функціонування певних систем документації (наприклад, ГОСТ 6.17.1 – 75 "Унифицированньїе системи документами и. Система отчотно-статистической документации. Основние положення", ГОСТ 6.12.1 - 75 "Унифицирование системи документации. Систе­ма отчетно-статнетической документации». Основние положення", ГОСТ 6.13.1 - 75 "Унифицированние системи документацни. Система первичной учетной документацни. Основние положення», ГОСТ 6.20.1 - 75 «Унифицированные системы докумен­тации. Система документации по торговле. Основные положе­ния», ГОСТ 6.2 - 73 «Унифицированные системы документа­ции. Система документации по внешней торговле. Страховая документация» та ін.).

Зі здобуттям незалежності України творення власних систем уніфікованої документації стало одним із найважливіших зав­дань, документознавства, що пояснюється прагненням владних і управлінських структур до єдиного підходу в документаційному забезпеченні, оптимізації виробничих процесів щодо організації роботи з документами, широкомасштабного впровадження ком­п'ютерних засобів створення управлінської документації в елек­тронній формі, перспективою аналізу її функціонування з по­зицій інформаційного менеджменту.

Провідною установою в сфері теоретичного освоєння уніфі­кації управлінської документації є Український науково-дослід­ний Інститут архівної справи та документознавства Державного комітету архівів України (відділ документознавства), який став співрозробником чинного Національного стандарту України (ДСТУ 4163-2003) на оформлювання організаційно-розпоряд­чих документів та упорядником методичних рекомендацій щодо його застосування. Розробниками уніфікованих систем докумен­тації стали Національний банк України (уніфікована система банківської документації), Міністерство економіки України (уні­фікована система цінової документації). Міністерство фінансів Укриши (уніфіковані систем фінансової документації, бухгал­терсько-облікової документації). Пенсійний фонд України (уні­фікована система документації з Пенсійного фонду) та ін. уста­нови, що є провідними у тій чи іншій галузі управління.

Незважаючи на вагомі здобутки вітчизняної науки у сфері уніфікації та стандартизації документів, багато історичних, тех­нологічних, теоретичних питань залишаються надзвичайно ак­туальними і потребують нагального розв'язання.

Сутність уніфікації та стандартизації службових

документів

Функціонування будь-якої установи управлінської сфери по­в'язано з виконанням нею управлінських функцій. Дієвим засо­бом реалізації установою управлінських функцій є документ. Документи становлять основну частину інформаційних потоків у системі управління. Одним із найголовніших напрямків удос­коналення документування і документообігу є уніфікація та стан­дартизація службових документів.

Слово «уніфікація» у перекладі із латини означає зведення чогось до єдиної форми, системи. Під «уніфікацією документів» розуміють оптимальне зменшення кількості внутрішніх і зовнішніх елементів та забезпечення співпадання їх у тих доку­ментах, які становлять системи документації. На думку Л.М. Со­кової, уніфікація є іманентною властивістю документа, яка існує и двох формах: природній, еволюційній тенденції та свідомій, цілеспрямованій людській діяльності. Уніфікація документів може здійснюватися у межах певної системи документації, на рівні групи документів або ж на рівні окремого виду документи. Най­вищою формою уніфікації документів є стандартизація. Міжна­родні стандарти рекомендують, а державні, галузеві стандарти офіційно унормовують найефективніші, найраціональніші харак­теристики форми та змісту документа.

Головною метою уніфікації та стандартизації документів є створення уніфікованої системи документів, що покликано дати високий економічний ефект, підвищити якість технологічних процесів роботи з документами, інформаційну культуру створю­вачів документів, ініціювати продуктивну організацію функціонування в установі документі» усіх класів управлінської доку­ментації.

Регламентація процесів уніфікації управлінської документації

Основні напрями уніфікації управлінської документації

Загальні засади розроблення уніфікованих форм документів і створення уніфікованих систем документації в Україні регламентуються двома державними стандартами - ДСТУ 3843-99 «Державна уніфікована система документації. Основні положення» (далі – ДСТУ 3843-99) та ДСТУ 3844-99 «Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови» (далі – ДСТУ 3844-99). Основні положення, що визначають порядок розроблення уніфікованих форм документів, методи уніфікації документації, порядок розроблення уніфікова­них форм документів, ведення та впровадження уніфікованих систем документації, порядок внесення змін до уніфікованих форм документів. їх скасування, зафіксовані в ДСТУ 3843-99. Основні положення, що встановлюють вимоги до побудови фор­муляра-зразка документа, принципи проектування форм доку­ментів, вимоги до розроблення УФД, виготовлення бланків, за­фіксовані в ДСТУ 3844-99.

Документ, як системний об'єкт, складається із матеріальної та інформаційної частин. За основними складовими документа виокремлюють уніфікацію його інформаційної частини та уніфі­кацію носія інформації.

Щодо характеристик матеріального носія інформації, крім вимог стандартів до способів фіксації інформації, стандартизується ще й формати паперу, які використовують для виготов­лення службових документів.

Найбільша увага в уніфікації управлінської документації при­діляється процесам створення службового документа – напов­ненню його змісту інформацією, тобто складанню тексту та оформленню.

Національний стандарт України ДСТУ 2732:2004 тлумачить текст службового документа як зміст письмового документа, що с головним його реквізитом, а оформлювання службового документа – фіксуванпя реквізитів службового документа. Рек­візит службового документа – це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організування обігу і / або надання йому юридичної сили. Реквізит може відбивати уніфікований процес оформлювання службового документа. Склад послідовно розміщених реквізитів у службовому документі утво­рюють формуляр службового документа. Порядок створювання службових документів, що регламентується спеціальними вимо­гами та нормами, становлять зміст правил документування.

Уніфікація процесів створення службових документів вклю­чає два головних напрями – уніфікацію складання текстів до­кументів (структура тексту, його мовні, тобто лексичні, морфо­логічні, синтаксичні, стилістичні аспекти) та уніфікацію оформ­лення документів (розроблення сталого формуляра, методів кон­тролю інформації и документах (показників).

Уніфікація процесів створення службових документів пов'я­зана з розробленням УФД і створенням УСД. Уніфікована фор­ма (службового ) документа – це стандартний формуляр служ­бового документа, встановлений відповідно до функційної при­значеності службового документа в певній сфері діяльності чи галузі. Уніфікована система документації - це створена за єди­ними правилами та вимогами систем» документації.

Уніфікація документації супроводжується виконанням таких основних видів робіт:

• визначення номенклатури діючих форм документів;

• створення єдиної моделі побудови однорідних видів доку­ментів;

• регламентація загальних синтаксичних правил викладу до­кументові інформації;

• визначення методів контролю інформації в документах (по­казників).

Залежно від рівня затвердження уніфіковані форми документів поділяються на такі категорії:

• державці (міжвідомчі) уніфіковані форми документів;

• галузеві (відомчі) уніфіковані форми документів;

• уніфіковані форми документів підприємств, установ і організацій.

Уніфікація структури документа та методів контролю інформації в документах. Формуляр-зразок

У ДСТУ 3844-99 «Державна уніфікована система докумен­тації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови" відзначається, що документи, які використовуються на різних рівнях управління, шипінні створюватися на основі заповнення відповідних уніфі­кованих форм. Уніфіковані форми документів на паперовому носієві необхідно проектувати на основі формуляра зразка а ура­хуванням вимог уніфікованої системи документації.

Згідно ДСТУ 2732:2004 формуляр-зразок (службового документа) – це модель побудови формуляра службового докумен­та, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів і вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити.

Формуляр-зразок має вигляд креслення, яке містить план розміщення реквізитів та описання цих реквізитів. Як зазначе­но и ДСТУ 2732:2004, конструкційну сітку, що є вертикаль­ною розміткою робочої площі формуляра-зразка. де фіксують документну інформацію, створюють для полегшення складання уніфікованої форми документа. Формуляр-зразок повинен містити всі реквізити та необхідну для їх розмішений площу.

Формуляр зразок будується для сукупності документів, які об’єднані функційним призначенням і рівнем використання:

• формул яр-зразок для державних (міжвідомчих) форм доку­ментів;

• формуляр-зразок для галузевих (відомчих) форм документів.

Формуляр-зразок для державних (міжвідомчих) форм доку­ментів розробляє і затверджує міністерство (відомство) – роз­робник УСД.

У стандарті зафіксовано основні вимоги до побудови формуляра-зразка службового документа, у тому чисті, визначено фор­мати паперу, службові береги, вимоги до робочої площі, побудо­ви конструкційної сітки.

Формати паперу для службових документів регламентовано також чинним ГОСТом 9327-60 «Бумага. Потребительские фор­маты». Стандарт встановлює допустимі споживчі формати папе­ру: А, В, С. Для управлінської документації встановлено ряд А. Він будується за принципом поділу попереднього формату арку­шу паперу на дві рівні частини, паралельно до його меншої сторони. Всі формати геометрично тотожні та мають співвідно­шення сторін, яке можна передати формулою х : у = 1 : 2. Для виміру форматів застосовують метричну систему. Вихідним форматом аркушу паперу е формат А 0, площа якого рівна 1кв.м (0. 841 мм х 1, 189 мм). Кожен формат позначається двома символами: літерою А. яки вказує на належність до ряду А, та цифрою, що свідчить кратність вихідного формату А 0, наприк­лад, А 2, А 8 і т.д. Ряд А має 14 форматів. Для управлінської уніфікованої документації основними є. як зазначено у ДСТУ 3844-99, три розміри форматів: А З, А 4, А 6, L.

Означення формату: за стандартом	Розміри, мм
А 3	297 к ДО
A4	210 х 297
А 5 1.	148 х 210

Запис формату з літерою L вказує на те, що довша сторона аркушу паперу є паралельною напрямку читання або написан­ня. Для окремих форм документів може застосовуватися папір інших форматів, що встановлюється установами-розробниками уніфікованих систем документації.

Формати споживчого паперу в різних країнах не співпада­ють. Найрозповсюдженішими у Європі є т. зв. «німецькі формати», на американському континенті – північноамериканські, де розмір основного формату складає 215,9 х 279,4 (у мм).

Установлено слині розміри берегів для обраних форматів: лівий – не менше 20 мм, нижній і правий – 10 мм, верхній – 20 мм. Проте, враховуючи практику прошивання документів, маємо визнати, що зазначених розмірів лівого та верхнього бе­регів, недостатньо.

При оформленні документів за кордоном дотримуються інших розмірів берегів: лівий має бути 25 мм, правий – не менше 25 мм, верхній та нижній – не менше 15 мм.

Як зазначено у ДСТУ 3844-99, для полегшення складання уніфікованих форм документів рекомендується розмічати робочу площу вертикальними та горизонтальними лініями, які утворю­ють конструкційну сітку. Відстань між сусідніми вертикальними лініями конструкційної сітки визначається характеристиками друкувальних пристроїв. Відстань між горизонтальними лініями кон­струкційної сітки дорівнює 4,25 мм (міжрядковий інтервал). Дозволяється використовувати конструкційну сітку з кроком письма 2,54 мм і міжрядковим інтервалом 4,24 мм. Кількість верти­кальних і горизонтальних ліній конструкційної сітки залежить піл формату паперу, на якому укладається документ.

Окремі вимоги існують до використання робочої площі документа, під якою розуміють ту площу, до якої можна вносити інформацію для подальшого її відтворення або передачі. Так, робоча площа документа поділяється на графи. Графа - це площа, яка використовується для певної групи чи категорії даних. Робоча площа містить графи з постійними та змінними реквізитами документів.

Реквізити уніфікованих форм документів розташовують з ура­хуванням раціонального використання обох сторін аркушу паперу для форм документів, бланки яких виготовляють друкувальним способом.

Уніфікація організації тексту

Важливою складовою документування управлінської інформації є текст документа. Для управлінського документознавства текст – це зміст документованої форми управлінської інформації з метою забезпечення її збереження, передання у просторі і часі. Тексти управлінських документів, з огляду на специфіку їх функціонування, вирізняються стійкістю мовленнєвих конструкцій, обумовлених наявністю однотипних, повторюваних операцій, залежністю лексики документів від законодавчих і нормативних актів органів влади, вищих органів управління, насиченістю документів спеціальною термінологією, нейтральністю лексики, тотожністю структури окремих їх груп. Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів і вживання слів, зворотів, які не несуть смислового навантаження.

Як зазначено у ДСТУ 4163−2003, уніфікований текст оформлюють у вигляді суцільного складеного (зв'язного) тексту, трафарету, анкети, таблиці або поєднання цих форм. В основу уніфікації організації текстів управлінської документації покладено метод виокремлення постійної та змінної інформації. Постійна інформація відтворює суть управлінської ситуації та дії і є загальною темою документа, а змінна − конкретизує її. Винятково застосування цього методу унеможливлене для такої форми уніфікації організації тексту документа як зв'язний текст.

Уніфікація організації тексту управлінського документа поєднує уніфікацію розташування окремих його частин залежно від виду та використання при цьому усталених словесних форм − слів, словосполучень, речень. Таке поєднання, як правило, називають уніфікованим текстом. Найпоширенішими є такі форми представлення уніфікованих текстів: зв'язний (суцільний) текст, трафарет, анкета, таблиця.

Зв'язний текст − це повторюваний у ряді документів текст, що унеможливлює виокремлення у ньому постійної та змінної інформаційних частин. Наприклад, "Повідомляємо, що для підтвердження участі в науковій конференції Інституту, Вам необхідно звернутися до секретаря організаційного комітету", "Повідомляємо, що документи, які підтверджували б ваше місце та стаж роботи у вказаний проміжок часу, до державного архіву області не надходили. Архів не володіє даними про їх місцезнаходження. Рекомендуємо звернутися до показань свідків".

Трафарет − це форма представлення уніфікованого тексту, що містить постійну інформацію та прогалини, призначені для запису в них змінної інформації, яка характеризує управлінську ситуацію згідно конкретних умов і обставин. Наприклад: