1.2. Жизненный цикл и фазы проекта
Каждый проект от возникновения идеи до полного завершения проходит ряд фаз. Полный набор этих фаз представляет собой жизненный цикл проекта. Жизненный цикл проекта (Project Life Cycle) - набор последовательных фаз, количество и состав которых определяется потребностями управления проектом организацией или организациями, участвующими в проекте.
Жизненный цикл проекта (ЖЦП) имеет определенную начальную и конечную точки, которые могут быть привязаны к временной шкале. Жизненный цикл проекта можно разделять на фазы, фазы – на стадии и этапы.
Одно из определений ЖЦП звучит так: «Жизненный цикл проекта – это набор последовательных фаз, выделенных для лучшего контроля и управления» (рис. 6).
Рис. 6. Фазы жизненного цикла проекта
Общепринятой концепцией разделения жизненного цикла проекта на фазы нет и быть не может, так как каждый проект уникален. Тем не менее, ключевые фазы жизненного цикла присутствуют в любом проекте и присущи практически всем успешным проектам. Жизненный цикл проекта описан во многих работах, но наиболее развернуто он представлен в работе PMI: «A guide to the Project Management Body of Knowledge».
Каждый проект независимо от сложности и объема работ, необходимых для его выполнения, проходит в своем развитии определенные состояния: от состояния, когда «проекта еще нет», до состояния, когда «проекта уже нет».
Имеются некоторые отличия в определении количества фаз и их содержания, поскольку эти характеристики во многом зависят от условий осуществления конкретного проекта и опыта основных участников. Тем не менее, логика и основное содержание процесса развития проектов во всех случаях являются общими.
Концептуальная фаза. Главным содержанием работ на этой фазе является определение проекта, разработка его концепции, включающая следующие стадии.
Инициация проекта (рис. 7).
Формирование бизнес-идеи, постановка целей.
Назначение руководителя проекта и формирование ключевой команды проекта.
Установление деловых контактов и изучение рынка, мотивации и требований заказчика и других участников.
Сбор исходных данных и анализ существующего состояния.
Определение основных требований, ограничительных условий, требуемых материальных, финансовых и трудовых ресурсов.
Сравнительная оценка альтернатив.
Представление предложений, их экспертиза и утверждение.
Рис. 7. Инициация проекта
Фаза разработки коммерческого предложения. Главным содержанием этой фазы является разработка предложения и переговоры с заказчиком о заключении контракта. Общее содержание работ этой фазы.
Разработка основного содержания проекта, конечные результаты и продукты, стандарты качества, базовая структура проекта, составление технического задания.
Планирование, декомпозиция базовой структурной модели проекта, смета и бюджет проекта, потребность в ресурсах, определение и распределение рисков, календарные планы и укрупненные графики работ.
Проведение и составление технико-экономического обследования и бизнес-плана.
Подписание контрактов, договоров с заказчиком, контрагентами и инвесторами.
Ввод в действие средств коммуникации участников проекта и контроля за ходом работ. Коммуникационная схема проекта представлена на рис. 8.
В
вод
в действие системы стимулирования
команды проекта.
Рис. 8. Коммуникационная схема проекта
Фаза проектирования. На этой фазе определяются подсистемы, их взаимосвязи, выбираются наиболее эффективные способы выполнения проекта и использования ресурсов.
Характерные работы этой фазы:
Организация выполнения базовых проектных работ по проекту, разработка частных технических заданий.
Выполнение концептуального, эскизного и детального проектирования.
Составление технических спецификаций, комплектов чертежей и инструкций.
Представление проектной разработки, экспертиза и утверждение.
Фаза изготовления. Производится координация и оперативный контроль работ по проекту, изготовление подсистем, их объединение и тестирование. Основное содержание:
Организация выполнения опытно-конструкторских работ и их оперативное планирование.
Организация и управление материально-техническим обеспечением работ.
Подготовка производства, строительно-монтажных и пуско-наладочных работ.
Координация работ, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта.
Фаза сдачи объекта и завершения проекта. Производится комплексные пусконаладка и испытания, опытная эксплуатация системы, ведутся переговоры о результатах выполнения проекта и о возможных новых контрактах. Основные виды работ:
Комплексные испытания.
Подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта.
Подготовка рабочей документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию.
Сопровождение, поддержка, сервисное обслуживание.
Оценка результатов проекта и подготовка итоговых документов.
Разрешение конфликтных ситуаций и закрытие работ по проекту.
Реализация оставшихся ресурсов.
Накопление опытных данных для последующих проектов, анализ опыта, состояния, определение направлений развития.
Расформирование команды проекта.
Вторую и частично третью фазы принято называть «фазы системного проектирования», а последние две (иногда включают также и фазу проектирования) – «фазы реализации». Последние три фазы могут выполняться в последовательно-параллельной схеме. Необходимо учитывать, что начальные фазы проекта определяют большую часть его результата, так как в них принимаются основные решения, требующие нетрадиционных методов и средств УП. При этом, 30 % вклада в конечный результат проекта вносят фазы концепции и предложения, 20 % – фаза проектирования, 20 % – фаза изготовления, 30 % – фаза сдачи объекта и завершения проекта.
Кроме того, на обнаружение ошибок, допущенных на стадии системного проектирования, расходуется примерно в два раза больше времени, чем на последующих фазах, а стоимость исправления обходится в пять раз дороже.
Наиболее часто на начальных фазах допускаются следующие ошибки:
ошибки в определении интересов заказчика;
концентрация на маловажных, сторонних интересах;
неправильная интерпретации исходной постановки задачи;
неправильное или недостаточное понимание деталей;
неполнота функциональных спецификаций (системных требований);
чрезмерная загруженность;
ошибки в определении рыночной ниши и позиционирования;
ошибки в переговорах;
ошибки в определении требуемых ресурсов и сроков;
редкая проверка на согласованность этапов и контроля со стороны заказчика (нет привлечения заказчика);
слабость координации;
ненаглядное представление результатов для оценки.
На начальных фазах осуществления проекта необходимо применять нетрадиционные методы и средства УП, в первую очередь, управление процессом системного проектирования (фазы разработки коммерческого предложения и проектирования).
На фазах реализации проекта могут быть использованы традиционные методы управления проектами.
Руководители проектов разбивают цикл жизни проекта на этапы различными способами. Например, в проектах по разработке программного обеспечения часто выделяются такие этапы как осознание потребности в информационной системе, формулирование требований, проектирование системы, кодирование, тестирование, эксплуатационная поддержка. Однако, наиболее традиционным является разбиение проекта на четыре крупных этапа: формулирование проекта, планирование, осуществление и завершение.
Формулирование проекта по существу подразумевает функцию выбора проекта. Проекты инициируются в силу возникновения потребностей, которые нужно удовлетворить. Однако, в условиях дефицита ресурсов невозможно удовлетворить все потребности без исключения. Приходится делать выбор. Одни проекты выбираются, другие отвергаются. Решения принимаются исходя из наличия ресурсов, и в первую очередь финансовых возможностей, сравнительной важности удовлетворения одних потребностей и игнорирования других, сравнительной эффективности проектов. Решения по отбору проектов к реализации тем важнее, чем масштабнее предполагается проект, поскольку крупные проекты определяют направление деятельности на будущее (иногда на годы) и связывают имеющиеся финансовые и трудовые ресурсы.
Определяющим показателем здесь является альтернативная стоимость инвестиций. Иными словами, выбирая проект «А», а не проект «В», организация отказывается от тех выгод, которые мог бы принести проект «В».
Для сравнительного анализа проектов на данном этапе применяются методы проектного анализа, включающие в себя финансовый, экономический, коммерческий, организационный, экологический, анализ рисков и другие виды анализа проекта. Системы для планирования и управления проектами на этой стадии, как правило, используются в ограниченном виде.
Планирование. Планирование в том или ином виде производится в течение всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается неофициальный предварительный план - грубое представление о том, что потребуется выполнить в случае реализации проекта. Решение о выборе проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана. Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации. Определяются ключевые точки (вехи) проекта, формулируются задачи (работы) и их взаимная зависимость. Именно на этом этапе используются системы для управления проектами, предоставляющие руководителю проекта набор средств для разработки формального плана: средства построения иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Гантта, средства назначения и гистограммы загрузки ресурсов.
Как правило, план проекта не остается неизменным, и по мере осуществления проекта подвергается постоянной корректировке с учетом текущей ситуации.
Осуществление. После утверждения формального плана на менеджера ложиться задача по его реализации. По мере осуществления проекта руководители обязаны постоянно контролировать ход работ. Контроль заключается в сборе фактических данных о ходе работ и сравнении их с плановыми. К сожалению, в управлении проектами можно быть абсолютно уверенным в том, что отклонения между плановыми и фактическими показателями случаются всегда. Поэтому, задачей менеджера является анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом и в выработке соответствующих управленческих решений. Например, если отставание от графика выходит за приемлемый уровень отклонения, может быть принято решение об ускорении выполнения определенных критических задач, за счет выделения на них большего объема ресурсов.
Завершение. Рано или поздно, но проекты заканчиваются. Проект заканчивается, когда достигнуты поставленные перед ним цели. Иногда окончание проекта бывает внезапным и преждевременным, как в тех случаях, когда принимается решение прекратить проект до его завершения по графику. Как бы то ни было, но когда проект заканчивается, его руководитель должен выполнить ряд мероприятий, завершающих проект. Конкретный характер этих обязанностей зависит от характера самого проекта. Если в проекте использовалось оборудование, надо произвести его инвентаризацию и, возможно, передать его для нового применения. В случае подрядных проектов надо определить, удовлетворяют ли результаты условиям подряда или контракта. Может быть, необходимо составить окончательные отчеты, а промежуточные отчеты по проекту организовать в виде архива.
Модели жизненного цикла проектов. Принято классифицировать модели Жизненного Цикла проекта в сфере высоких технологий на два типа: прогнозирующий и адаптивный. К прогнозирующему типу моделей относятся проекты с детальным планом достижения декларируемых целей и подцелей. К моделям осуществления плана работ с адаптивным Жизненным Циклом относятся проекты с заранее предусмотренными возможностями изменений в ходе процесса достижения целей проекта, проекты в которых заранее отвергается детальное планирование работ. Первые упоминания о моделях Жизненного Цикла прогнозирующего типа относятся к началу 70-х прошлого века. Теоретическое обоснование применения модели базировалось на экономических предпосылках о полноте достижения подцелей проекта и возможности их оптимального упорядочивания.
Прогнозирующие модели жизненного цикла:
Водопад, или «традиционная», или «сверху вниз». Модель характеризуется линейным упорядочиванием фаз, которые могут быть строго последовательными или в некоторой степени перекрываться, ни одна из фаз обычно не повторяется.
Прототипирование (аналогично RAD). Быстрая «черновая» реализация базовой функциональности для анализа работы системы в целом, построение и использование эволюционирующего прототипа создаваемого приложения. Модель характеризуется тем, что разработка функциональных требований и проектирование архитектуры осуществляются одновременно.
Инкрементное проектирование. Модель характеризуется разбиением большого объема проектно-конструкторских работ на последовательность малых составляющих частей, где каждая часть имеет некоторую законченную форму.
Спираль. Модель характеризуется тем, что повторяется один и тот же набор фаз жизненного цикла, таких как планирование, проектирование, построение и оценивание, до тех пор, пока разработка продукта не будет завершена.
Модели с адаптивными Жизненными Циклами:
Адаптивная разработка. Модель характеризуется тем, что реализация проекта определяется миссией, основанная на компонентах, подразумевает итеративные циклы и циклы с известной длительностью, определяемые степенью риска, допускает изменения.
Экстремальное программирование. Модель характеризуется тем, что реализация проекта разбивается на небольшие команды, включающие в себя менеджеров, пользователя и разработчика. Процесс разработки имеет итеративный характер, предусмотрено групповое владение правами интеллектуальной собственности.
SCRUM. Эта модель подобна модели адаптивной разработки. Реализация проекта выполняется на итеративной основе. Итерации носят название «спринтов», которые имеют длительность порядка 30 дней (типовое значение). Каждый «спринт» должен дать на выходе определенную степень функциональности продукта, предусматривается активная роль менеджмента компании-заказчика в течение всего жизненного цикла.