3. Система управления проектами
3.1. Организационная система управления проектами
Организация управления понимается как:
создание и приведение системы управления проектом в состояние необходимой упорядоченности и единства взаимодействия ее элементов, обеспечивающих эффективный режим функционирования процесса управления и поддержания его в этом состоянии;
состав, взаимосвязь, взаимное расположение, соотношение частей какого-либо целого
нечто цельное.
Рассмотрим принципиальную схему организационного управления проектом. Модель реализации проекта (блок 4) имеет вид сетевой матрицы (рис. 10). Это сделано потому, что сетевая матрица содержит строго определенный состав работ по конкретным задачам. На первом этапе каждая работа сетевой матрицы оценивается с точки зрения ее необходимости в управленческих действиях. Выявляются те производственные операции, которые не могут быть выполнены без соответствующих действий аппарата управления.
Совокупность таких задач поступает из блока 4 в блок 1 (на схеме этот процесс обозначен стрелкой). По этой линии поступают производственные задачи, требующие управления. Происходит процесс образования управленческих задач. Каждая производственная задача получает здесь (блок 1) свои необходимые управленческие задачи, совокупность которых составляет первую и основную по объему часть содержания управления проектом. Вторую часть содержания управления составляют задачи, которые не вытекают непосредственно из требований проекта, но необходимы для общества.
Выходом из блока 1 является матрица размещения управленческих задач в пространстве. Этот блок распределяет управленческие задачи между структурными подразделениями конкретного проекта.
Рис. 10. Модель реализации проекта
Блок 2 представляет собой модель разделения обязанностей, прав и ответственности в аппарате управления проектом, формирование которой происходит с учетом различных нормативных актов. Выходом из этого блока является матрица разделения административных задач управления – организационный инструмент, являющийся основой для проектирования организационных структур управления и определения трудоемкости управленческих работ.
Блок 3 – модель управленческого процесса. Если блоки 1 и 2 являются статическими, то блок 3 – динамический. Он как бы сбалансирован по времени с блоком 4, тоже динамическим блоком. Выходом их блока 3 являются должностные инструкции выполненные в виде классификаторов задач или в других формах.
Блок 4 представляет модель управления всеми ресурсами проекта во времени. Сбалансированность блоков позволяет создать динамическую систему управления проектом.
Достижение целей осуществляется через функции управления. Реализация каждой функции обеспечивается соответствующим управленческим подразделением, которое является структурным элементом системы управления проектом. Обоснованность существования в системе управления структурных подразделений всегда определяется их функциями.
Функция управления применительно к управлению проектом означает деятельность команды проекта по управлению проектом.
Базовые функции:
управление предметной областью проекта(содержательная сущность);
управление качеством (требования к результатам, стандарты);
управление временными ресурсами (бюджет времени);
управление стоимостью (финансовый и материальный бюджет).
Интегрирующие функции:
управление персоналом проекта (подбор, подготовка, организация работы);
управление коммуникациями (мониторинг и прогнозирование хода работ и результата);
управление контрактами (контракция исполнителей, материалов);
управление риском.
Любая функция управления состоит из пяти видов управленческой деятельности, обладающих относительной самостоятельностью: планирование, организации, координации, активизации, контроля. Каждый предыдущий вид деятельности является необходимой предпосылкой последующего. Эти пять видов следуют один за другим, пока данная функция не будет реализована.
При создании проекта необходимо правильно выделить его участников, что позволяет учесть и согласовать их интересы на ранней стадии планирования проекта, а также распределить ответственность за достижение его целей. Существуют следующие основные категории участников: постоянная или родительская (головная, материнская) организация, внутри которой возник проект и в интересах которой он осуществляется.
Инициатор проекта — физическое лицо или организация, выступающая с инициативой его создания. Он формирует основную идею, готовит предварительное обоснование и предложения по реализации.
Заказчик проекта — это владелец проекта и будущий потребитель его результатов. Он формирует основные требования к проекту и принимает результаты его реализации. Иногда под владельцем проекта понимают не организацию в целом, а отдельное лицо, обладающее достаточными полномочиями для продвижения проекта.
Инвестор проекта осуществляет финансирование проекта за счет своих или привлеченных средств. Иногда инвестор и заказчик проекта выступают в одном лице.
Координационный совет — коллективный орган, который выбирает проекты для реализации, утверждает планы работ и их изменения, назначает куратора и утверждает руководителя проекта.
Куратор проекта — представитель руководства родительской компании, курирующий выполнение работ проекта.
Команда проекта — участники проекта, задействованные в его реализации.
Команда управления проектом — участники команды проекта, принимающие участие в управлении проектом.
Руководитель проекта (РКП) — член команды управления проектом, лично отвечающий за все результаты проекта.
Потребители продукта проекта — заказчик или другие покупатели конечной продукции проекта. Определяют требования к продуктам проекта, влияют на возмещение затрат и получение прибыли по проекту.
Поставщики — организации, поставляющие материалы, оборудование и другие ресурсы, необходимые для реализации проекта.
Внешнее окружение проекта — участники внешней среды проекта, оказывающие влияние на его реализацию.
Приведенный перечень участников может изменяться и дополняться в зависимости от условий конкретного проекта.
При разработке проекта важно различать сам проект и окружение проекта (приложение А). Надо заметить, что проект не является неизменным: некоторые его элементы могут в процессе реализации переходить во внешнюю среду и обратно. Часть элементов проекта могут использоваться и вне его, например, специалист, который кроме работы над проектом решает и ряд других задач.
Рядовому участнику проекта, как правило, все равно, является ли он или какой-либо объект, с которым он работает, его частью или нет, однако для руководителя проекта и родительской организации данный вопрос является одним из ключевых для успешной работы.
Организационная структура определяет принципы включения проекта в компанию, а также правила выделения ресурсов организации для того или иного проекта. Идеальных организационных структур управления проектами не существует, однако существует несколько базовых типов включения проекта в вышестоящую организацию:
функциональная структура;
матричная структура;
проектная структура.