Глава 1. Теортические основы понятия электорнный документооборот

1.1. Понятие электронный документооборот

Электронный обмен данными в настоящее время очень распространен и с ним сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, а также электронная почта – всё это далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых возможен обмен данными в электронном виде. В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства, позволяющие поддерживать эффективное обеспечение управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Здесь прежде всего следует упомянуть программное обеспечение таких классов как, "системы управления документами" и "системы управления деловыми процессами". [2, с.31]. Такие системы представляют собой целые программные комплексы, применимые для решения ряда задач в том числе их можно использовать и для построения корпоративных систем электронного документооборота. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации, начиная с момента его создания или получения и заканчивая моментом отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело, должно быть обеспечено осуществление следующих функций:

• во-первых, регистрация входящих в организацию документов, а также исходящих из организации документов и внутренних документов;

• во-вторых, учет резолюций, выданных по документам руководством организации и постановка документов на контроль;

• в–третьих, централизованный контроль полного исполнения документов;

• в-четвертых, списание документов в дело;

• ведение информационно-справочной работы;

• и в завершении, формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что позволяет качественно изменить организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями по исполнению данных документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов все эти данные вносятся в систему. При этом система позволяет автоматически отслеживать наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и о наступлении этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках.[5, с. 17]

Значительно видоизменяется и сам процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями всех согласуемых проектов. Такая технология позволяет сократить время, которое затрачивается на передачу проектов в бумажном виде.[24, с. 70]

Система электронного документооборота содержит текущий электронный архив, который позволяет решить проблемы оперативного доступа к информации и имеет возможность одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность того, что информация будет утеряна и, тем самым, повышает оперативность всей работы за счет того, что время, необходимое для поиска нужного документа сокращается. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, можно делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива также избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, в связи с тем, что по запросу в любой момент времени может быть выдана электронная копия документа.

С юридической точки зрения, понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе электронного документооборота лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. Поэтому, помимо совершенствования информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота играет его законодательная поддержка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа. [13, с.62].

Основной функцией традиционного документа является удостоверение некоторой информации. При составлении и использовании документа присутствуют два аспекта: во-первых, это некоторая информация, а во-вторых, это сам документ как материальная вещь, которую можно предъявить или передать кому-либо. Наличие этой материальной вещи позволяет подтвердить истинность информации, которая содержится в документе. Возможно, что для подтверждения истинности необходимо проделать некую процедуру - экспертизу по проверке подлинности документа.

Саму информацию, которая содержится в документе, тоже можно разделить на две части. Первая часть состоит непосредственно из содержания, вторая представляет собой вспомогательную информацию, которая даст возможность устанавливать его подлинность. К ней можно отнести реквизиты типа исходящего номера, а также подписей и печатей.

В состав информации, как содержательной, так и информации о носителе, могут входить и данные о времени, условиях и месте составления определенного документа.

Необходимо также отметить, что в случае бумажного документа оригинал существует в ограниченном, но известном заранее количестве экземпляров. Например, можно указать, что договор совершен в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный экземпляр будет являться копией, что в принципе может быть проверено путем проведения соответствующей экспертизы подлинности.[12, c.6]

В ряде случаев оказывается существенно важно наличие именно оригинала документа. Например, продажа акции, которая была выпущена в документарной форме, совсем не равносильна продаже копии ее сертификата, даже если данная копия будет нотариально заверенной.

Таким образом, можно выделить следующие функции документа:

• фиксация некоторой содержательной информации;

• фиксация лица, который подписал документ;

• фиксация условий, при которых документ был составлен;

• доказательство в судебном разбирательстве;

• функция оригинала, которая обеспечивает его уникальность.

С точки зрения традиционного документооборота можно выделить две основные функции бумажного документа, это информационная и доказательственная (т. е. возможность использовать документ в качестве допустимого доказательства). Главная причина, по которой именно бумажные документы выполняют эти две функции в том, что именно бумага была на протяжении многих столетий и, остается таким и по настоящий день, наиболее распространенный материальный носитель, который используется для передачи и хранения информации. В последние десятилетия ситуация меняется, объемы передаваемых в электронном виде данных стремительно возрастают. Как было отмечено ранее, системы безбумажного документооборота, в настоящее время, получают все более широкое распространение в самых разных областях деятельности. В связи с этим, достаточно большое значение приобретает определение правового статуса электронного документа – обозначение четких границ и областей, где возможно и допустимо его применение. [10, с. 8]

Документ представляет собой письменный акт установленной или общепринятой формы, который составлен определенными и компетентными учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами, а также гражданами для возможности изложения сведений о фактах, либо удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей.

Требования к документу, которые вытекают из приведенного выше определения, можно разделить на три группы. Первая группа отражает информационную функцию документа: то есть, документом может быть не любая информация которая зафиксирована на бумажном носителе, а только сведения, носящие определенный характер.

Вторая группа, это требования к форме. Они представляют собой требования, которые обеспечивают доказательственную функцию документа (реквизитами формы могут служить печати и подписи определенного лица, персональные данные об определенном лице которое издавало документ, а также требования к бумажному носителю, например, бумага с определенными защитными знаками и т. п.). Третья группа - компетентность источника документа. Она позволяет связать первые две, но в то же время придает юридическую значимость документу. Документ, который был издан некомпетентным органом, либо подписан не уполномоченным на то лицом либо анонимный, не является подтверждением изложенных в нем сведений о фактах, удостоверять факты или подтверждать права и обязанности.

Очевидно, легко обеспечить для данных, записанных в компьютерном формате, выполнение условий первой и третьей групп. Некоторые из требований к форме документа (такие как, соблюдение определенной последовательности изложения содержания и расположения текста) тоже могут быть соблюдены. Другие требования второй группы (а именно, наличие печати организации, собственноручной подписи лица либо специальный тип бумаги) совершенно неприемлемы для электронных документов вследствие их специфической природы компьютерных носителей информации. [12, с.61]

Именно физические характеристики электронных документов долгое время оставались объектом для критики противников безбумажных систем документооборота. В частности, в качестве одного из аргументов приводилось такое утверждение что, то что написано на бумаге достаточно трудно удалить и оно может остаться навечно, а данные на компьютерных носителях можно легко уничтожить, и в связи с этим, они недолговечны. Однако, во-первых, сохранность бумажных документов в значительной мере зависит от качества бумаги и для их длительного хранения необходимо применять специальные меры, а во-вторых, современные носители компьютерных данных позволяют хранить информацию достаточно долго и при осуществлении соответствующих мер безопасности, таких как периодическое копирование, их надежность становится не ниже, чем у традиционных. Кроме этого, когда речь идет о деловой информации, обычно существуют определенные сроки хранения данной информации, которые могут исчисляться годами или десятилетиями, а в течение указанных сроков возможна сохранность даже магнитных носителей, не говоря уже о дисках CD-ROM. [11, с.97].

Еще одним аргументом, приводимым в пользу бумажного документа, служит то, что он осязаем, то есть любой может физически проверить наличие документа и каждый грамотный человек может прочитать такой документ. То, что электронный документ не может быть не посредственно воспринят человеком, не является непреодолимой сложностью.

И, наконец, пожалуй, самый существенный аргумент заключается в том, что бумажный документ почти невозможно изменить, а в электронный документ можно легко внести поправки, и в дальнейшем будет очень доказать сам факт их внесения. Можно, конечно, отметить, что подделка традиционных документов имеет, скорее всего, не меньшую историю, чем история письменности, однако это не снимает всей проблемы идентификации электронных документов.

Решить данную проблему удалось только во второй половине 1970-х годов, когда американские математики У. Диффи и М. Э. Хеллмэн предложили использовать цифровую подпись для подтверждения подлинности электронных сообщений.

С учетом выше изложенного, электронный документ можно определить как набор данных, которые записаны в читаемом на компьютере виде, и для которых выполнено такое условие, как существование признанной участниками электронного документооборота или утвержденной компетентным органом процедуры, которая позволяет однозначно преобразовать все эти данные в документ традиционного режима. Признание указанной процедуры должно быть полностью подтверждено всеми участниками системы электронного документооборота посредством традиционного, то есть письменного документа, либо такая процедура должна быть сaнкционировaнa уполномоченным государственным органом. [4, с.42].

Необходимость традиционного документа или акта уполномоченного органа для признания процедуры преобразования можно объяснить тем, что в обратном случае возможен порочный логический круг, когда вопросы признания или непризнания юридической силы электронного документа будут решаться на основании другого электронного документа, силу которого в дальнейшем тоже можно оспорить.

Таким образом, можно сделать вывод, что электронный документооборот представляет собой единый механизм по работе с документами, которые представлены в электронном виде, с реализацией концепции безбумажного делопроизводства. Она предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании.