1.3. Перспективы развития систем электронного документооборота

Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который обусловливается особенностями российского законодательства, которое требует четкое документальное подтверждение всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, при этом существенно повышая роль и значение электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет увеличиваться примерно на 7% ежегодно, а электронных - на 20%. Эта тенденция обостряет необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных. Хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации является ведение картотек, то ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (будь это текст, графическое изображение, аудио- или видеозапись). [27, c.82]

В свою очередь, накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, можно перевести в электронные архивы. В результате этого высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, а также повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей и снижается риск в вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Однако, процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно. Более того, многие производители программного обеспечения постепенно забывают о настольных клиентах и разрабатывают информационные системы только с веб - клиентом. Такой подход на первый взгляд содержит в себе множество преимуществ перед настольными клиентами, ведь веб-клиент предоставляет универсальный интерфейс для всех категорий пользователей, независимо от их роли и географического местоположения, что упрощает настройку системы и техническую поддержку пользователей. Однако без настольных интеграционных компонентов, устанавливаемых на рабочих местах, не может быть и речи об организации единого хранилища документов и повышении эффективности работы пользователей. Поэтому портальные технологии электронного документооборота должны использоваться скорее только для привлечения к бизнес-процессам внешних пользователей, которых невозможно или нецелесообразно включать в корпоративную сеть.

Разумеется, использование корпоративных информационных порталов не ограничивается применением их в рамках управления документооборотом. Современные порталы интересны и как самостоятельные информационные системы, позволяющие организовать единый персонализированный безопасный доступ ко всем бизнес-приложениям и корпоративной информации. Корпоративные информационные порталы является еще одной технологией консолидации информационных систем.

Современные порталы позволяют организовать доступ к корпоративным ресурсам не только с подключенных к Интернету рабочих станций, но и с портативных устройств, таких как сотовые телефоны, смартфоны. Если бы крупная организация начинала процесс автоматизации с нуля, обладая солидным бюджетом, то выбор системы электронного документооборота, очевидно, должен быть в пользу универсальной платформы по управлению неструктурированной информацией, которая способна полностью удовлетворить все потребности организации в долгосрочной перспективе. Конечно, на практике такое вряд ли возможно, обычно подобные системы собираются из множества небольших блоков, каждый из которых решает локальную задачу автоматизации. Главное - у организации должна быть четко спланированная стратегия развития автоматизации, а приобретаемые или разрабатываемые блоки, кроме всего прочего, должны обладать необходимыми интеграционными качествами. Конкретное содержание стратегии каждого предприятия определяется его размерами, отраслевой принадлежностью и технологическим уровнем, многообразием используемых информационных систем и многими другими факторами.

Пик развития электронного документооборота приходится на 2005-2006 год. В корпоративном секторе растет как число проектов по внедрению систем электронного документооборота, так и их масштабы. Заказчики усиливают требования к функциональности решений, их масштабируемости, а также интеграционным возможностям. В наибольшей степени заметен спрос на интеграцию систем электронного документооборота с ERP, CRM и HR-системами.

В системы электронного документооборота сегодня вовлекаются не десятки а сотни и тысячи пользователей. С точки зрения тенденций также следует отметить возрастающую глубину сопряжения сервисов систем электронного документооборота с сервисами, поддерживающими основной бизнес заказчиков. Теперь при внедрении системы электронного документооборота в первую очередь автоматизируются не только делопроизводственные процессы, но и бизнес-процессы, связанные с реализацией базовых деловых миссий компаний.

В целом в России отмечают постепенный и стабильный рост доли документов, которые обрабатываются в электронной форме. Увеличивается спрос заказчиков на специализированные решения, растет интерес крупных организаций к созданию своих внутренних корпоративных порталов. Возрастает интерес отечественных заказчиков в большей степени к платформам западных производителей, несмотря на то, что их стоимость значительно превосходит стоимость отечественных разработок. Появляются новые задачи, решить которые на сегодняшний день, можно только с помощью таких платформ.[34, c. 132]

Если рассматривать компании с точки зрения финансовых показателей, то лидером в России является Documentum, за ним с небольшим отрывом следует целая группа компаний («Ланит», «ЭОС», «АйТи», «Интертраст). Однако, в целом по России ситуация по управлению документооборотом осавляет желать лучшего достаточно плачевная. Ежегодный объем документации составляет порядка 250 миллиардов листов в год. Если ничего не менять, он ежегодно будет увеличиваться в среднем на 8-15 %, что продолжит существенно тормозить процессы управления во всех сферах экономики.

Пока далеко не все заказчики обладают достаточно производительной инфраструктурой для внедрения систем электронного документооборота. Большой проблемой в нашей стране остаются каналы связи, это особенно актуально для территориально распределенных компаний. Многие предприятия сейчас автоматизируют основные бизнес-процессы путем внедрения систем класса ERP, поэтому у них просто не остается ресурсов на внедрение систем электронного документооборота.

В большинстве случаев, недостаточно быстрое развитие российского рынка электронного документооборота связывают с проблемами в области применения электронной цифровой подписи. В то время как крупные компании и ряд госструктур готовы, в той или иной степени, внедрять системы электронного документооборота, государство не спешит принять электронные формы документов в качестве основы и закрепляет своими нормативными актами обязательное использование бумажных документов. Всё это замедляет развитие систем электронного документооборота в России.[12, c.56]

Таким образом, роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который в первую очередь обусловлен особенностями российского законодательства, которое требует четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. В настоящее время Российские компании всё чаще прибегают к использованию информационных технологий в документообороте фирмы.