3.2 Контроль і облік надходження товарів від постачальників

Організація обліку та контрол в супермаркеті «Таврія В» - є важливою частиною комерційної роботи. Метою оперативного обліку і контролю оптових закупівель є здійснення повсякденного спостереження за ходом виконання постачальниками договорів поставки для забезпечення своєчасного і безперебійного надходження товарів в узгодженому асортименті , належної якості і кількості. Облік виконання договорів поставки може здійснюватися в спеціальних журналах , де фіксуються відомості про фактичне відвантаження і надходження товарів і виявляються випадки порушення постачальниками договорів. Все це необхідно для своєчасного пред'явлення постачальниками претензій. Журнальна форма обліку виконання договорів дуже трудомістка, здійснюється , як правило , вручну і не дозволяє мати повсякденних даних про хід надходження товарів по розгорнутому асортименту .

Таблиця. 3.2.1

Карта обліку виконання договорів на поставку товарів

№ З/п

Поста- чаль- ник

Договір або рахунок

Дата(чисо, місяць, рік )

За договором

Фактичне надходження

Відхилення

Номер

Дата

За договором

Фактично

Назва товару

Кількість

Сума, грн.

Назва товару

Кількість

Сума, грн.

Назва товару Кількість Сума, грн.

Назва товару Кількість Сума, грн.

Назва товару Кількість Сума, грн.

Тому у супермаркеті «Таврія В» актуальною задачею комерційної роботи є механізація і автоматизація обліку поставок з допомогою сучасної комп'ютерної техніки.

Робочі місця комерційних працівників слід оснащувати персональними комп'ютерами , створюючи так звані автоматизовані робочі місця ( АРМ) , що забезпечують безперервний щоденний контроль за ходом поставок товарів по кожній позиції асортименту і кожному постачальнику , усунення ручної праці комерційних працівників у сфері обліку і контролю поставок.

Успішному проведенню закупівельної роботи «Таврії В» сприяє розробка комерційним апаратом оперативних планів закупівель , які передбачають обсяги товарів , що підлягають закупівлі , терміни укладання договорів , узгодження та уточнення специфікацій і відвантаження товарів , відповідальних осіб за проведення закупівель.

У ході комерційних операцій з закупівель товарів нерідко боку з якихось об'єктивних чи суб'єктивних причин не виконують прийнятих на себе зобов'язань , завдаючи торговому партнеру матеріальний і моральний збиток . У цих умовах потерпіла сторона має право пред'явити іншій стороні претензії з викладенням вимог , передбачених умовами договору поставки чи діючими правовими нормами.

Претензія - письмова вимога про добровільне усунення порушення умов договору або законодавства . Виявленню ж порушень сприяє організація чіткого і повного обліку виконання постачальниками договірних зобов'язань з постачання товарів .

У претензійній роботі з постачальниками покупцям доцільно :

• в максимальному ступені захищати свої комерційні інтереси , підписуючи договору поставки товарів ;

• прагнути до усунення виниклих протиріч з постачальником шляхом переговорів і взаємних компромісів , не доводячи їх дозвіл до судових (арбітражних ) органів , якщо таке можливо без шкоди інтересам тієї чи іншої сторони;

• завжди ретельно документально оформляти претензію , маючи на увазі , що це сприяє досягненню взаємовигідного компромісу або позитивного рішення претензії в арбітражному суді.