Типы заказов на закупку

Наиболее общими типами заказов являются следующие.

1. Заказ на закупку используется в стандартном подходе к снабжению. Он выполняется в форме письма от одной организации другой, где в деталях указываются характеристики материалов, которые организация хочет закупить, и условия закупки.

2. Общие заказы дают простую систему для закупки дешевых и стандартных товаров, например, канцелярских. Организация размещает единый заказ на все материалы, которые ей потребуются в течение какого-то времени, скажем, года. После этого поставщик в течение всего установленного в заказе времени отправляет партии этих материалов по требованию.

3. Электронное снабжение использует электронный обмен данными или Интернет для упрощения закупок и замены бумажных процедур электронными. Это быстрый и эффективный метод выполнения повторных и простых заказов.

4. Контракт подробно описывает соглашение между организацией и поставщиком; здесь точно указываются сферы ответственности, работы и услуги каждой из сторон, а также связанные с этим условия его выполнения. Контракт, как правило, заключается вместо заказов на закупки, если речь идет о долгосрочных услугах.

5. Субконтракт заключается, когда, подписав контракт с организацией, поставщик может не выполнять все работы самостоятельно, а передать часть из них субподрядчику. При этом заключаются два соглашения - контракт между организацией и поставщиком и субконтракт между поставщиком и субподрядчиком.

6. Соглашения о лизинге и аренде, в которых указываются условия получения материалов. Как правило, они касаются зданий и оборудования.

2.4.8. Контроль выполнения и экспедирование заказа

После того как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения и (или) ускорять выполнение заказа.

Контроль выполнения заказа – стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнять свои обязанности по срокам доставки.

Экспедирование заказа – это своего рода давление на поставщика, с тем чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял товар с опережением графика или ускорил его доставку в случае отставания от графика. Если поставщик не способен выполнить условия соглашения, в качестве рычага давления может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем.

2.4.9. Получение и проверка товаров

Большое значение имеют приемка продукции, документальное оформление поставок, проверка качества и количества товара. Основными целями функции получения и контроля товара являются:

• гарантия получения заказа;

• проверка качества;

• подтверждение получения заказанного количества товара;

• отправка товара в его следующее место назначения – на склад, в отдел контроля или отдел использования;

• оформление документации на получение и регистрацию товара.

Приёмка продукции. В первую очередь необходимо удостове­риться, что выполнены все компоненты поставок: (а) получен товар нужного качества; (б) необходимой номенклатурной структуры; (в) в нужном объеме; (г) от своего поставщика; (д) в обусловленное время; (е) за ого­воренную цену.

В процессе разгрузки товар проверяется на недостачу и повреждения. Если установлены дефекты, то они фиксируются для последующего возмещения ущерба. В некоторых случаях требуется соблюдение таможенных формальностей.

Проверка качества и количества полученной продукции. Если продукция не поддаётся точному учёту в момент поступления, то необходим точный учёт количества поступающей продукции в процессе её использования с регистрацией имеющихся отклонений.

Качество поставляемой продукции должно удовлетворять предъяв­ляемым требованиям. Отсутствие должного контроля качества закупок может привести к следующим издержкам:

• дополнительные расходы, связанные с возвратом бракованных и недоброкачественных товаров;

• остановка производства в случае, например, когда вся партия продукции оказалась недоброкачественной и подлежит возврату;

• судебные иски;

• потеря доверия потребителей продукции фирмы из-за поставок недоброкачественных материалов (деталей, изделий).

Документальное оформление поставок. Для правильного выполнения операций процесса поставок продукции необходимо вни­мательно работать с отражающими их документами.

После подготовки продукции к отправке поставщик направляет следующие виды уведомлений о поставке:

1) уведомление об отгрузке, в котором указывается номер заказа и время поставки;

2) сопроводительное письмо, которое обязательно прилагается к поставленной партии товара с целью подтверждения, что эти товары предназначены для определенной фирмы;

3) документ доставщика - применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. В этом документе указываются:

• название и адрес отправителя;

• описание продукции (спецификация);

• количество мест;

• масса (вес) продукции;

• особенности транспортировки;

• название доставщика.

Для проверки фактически поступившего товара на соответствие уведомлениям о поставке в подразделение-потре­битель нужно направить копии заказа и счета. При проверке используют также спе­цификации (описание товара).

Фирма, в свою очередь, использует следующие виды уведомлений о получении товара. Подтверждение получения поставки используют для информиро­вания подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счёта. В книге регистрации товаров указыва­ются: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и даётся краткое описание товаров.

Некоторые фирмы не используют приведённые виды уведомле­ний о получении товара, а закладывают информацию в компьютер. Однако на случай недобросовестности поставщика необходимо проявить предусмотрительность и сохранить какие-то письменные документы. Не будет лишним в отдельном документе фиксировать брак и другие недостатки поставленного товара, так как это поможет отделу закупок принять необходимые меры.