5.2 Вопросы для самостоятельной подготовки к занятиям практического (семинарского) типов и выполнения индивидуальных (домашних) заданий:

Тема 1

Общие требования к составлению и оформлению документов

Форма занятия - Практическое занятие с выполнением упражнений, 4 часа

Вопросы для обсуждения

1. Чем достигается юридическая сила служебного документа?

2. Что дает использование алгоритма составления документа?

3. Что такое бланк документа? Сколько видов бланков должна иметь организация в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003?

4. Какие постоянные реквизиты должны наноситься на каждый вид бланка? Чем общий бланк отличается от бланка для письма?

5. Какие требования предъявляются для оформления реквизита «Наименование организации – автора документа»?

6. Чему должно соответствовать наименование вида документа, внесенное на бланк конкретного вида документа?

7. Какие способы оформления реквизита «Дата документа» Вы знаете? Приведите примеры их использования.

8. Что означает и как оформляется реквизит «Регистрационный номер документа»? Каким бывает данный реквизит?

9. Всегда ли на бланке наносится реквизит «Место составления или издания документа»?

10. Из каких элементов состоит реквизит «Адресат»? Когда и каким образом наносятся эти элементы? Как разрешить ситуацию, если документ необходимо разослать более чем в четыре адреса?

11. В чем смысл утверждения документа? Какие документы требуют утверждения?

12. Что такое резолюция и какова структура данного реквизита?

13. Каков смысл реквизита «Заголовок к тексту»? Какие требования предъявляются к заголовкам документа?

14. В чем смысл подписания документа? Как оформляется данный реквизит? Кто подписывает документы коллегиальных органов?

15. Каков управленческий смысл согласования документа? Какое бывает согласование? Какова технология визирования документа?

Первое занятие проводится в виде обсуждения части вопросов, приведенных выше, и индивидуального задания (домашнего) 1.

Индивидуальное задание (домашнее) 1

До занятия магистранты должны подготовить индивидуальное задание в виде составления бланка для письма для органа управления, причем, данный бланк должен быть смоделирован самостоятельно, на основе требований ГОСТ Р 6.30-2003. Орган управления (администрацию муниципального образования, муниципального района и пр.) следует выбрать самостоятельно.

Методические указания по выполнению индивидуального задания.

К числу основных этапов разработки бланков относятся следующие:

1) ограничение текстовой зоны полями;

2) выделение зоны бланочных реквизитов путем построения таблицы, состоящей из трех граф и двух строк, имеющих ширину и глубину в соответствии с Приложением 1 ГОСТа Р 6.30-2003. При построении таблицы важно устанавливать ширину крайней левой графы и в данной графе – глубину строк для нанесения реквизитов;

3) нанесение в первой строке таблицы наименования организации, для бланка для письма – справочных данных об организации, ОРГН, ИНН. Нанесение во второй строке таблицы – черты для простановки даты, регистрационного номера, для бланка для письма – ссылки на регистрационный номер и дату инициативного документа.

Второе занятие проводится также в виде опроса по части вопросов для обсуждения и анализа документов, представленных магистрантами после выполнения индивидуального задания (домашнего) 2.

Индивидуальное задание (домашнее) 2

На разработанном ранее бланке магистранты должны составить документ (письмо) по любой практической ситуации.

Примерами ситуаций могут быть: письмо для сопровождения другого документа, письмо-приглашение, письмо-запрос и пр.

Методические указания по составлению документа

На подготовленный бланк наносят следующие реквизиты:

1) «Адресат» - на уровне наименования организации, от 32 знака печатающего устройства, выравнивание - по левой границе зоны расположения реквизита;

2) «Заголовок к тексту – ниже реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа», от левого поля документа, на расстояние 28 печатных знаков;

3) между реквизитами «Заголовок к тексту» и «Текст», «Текст» и «Отметка о приложении», «Отметка о приложении» и «Подпись», «Подпись» и «Отметка об исполнителе» следует предусмотреть одинаковое расстояние (от двух до четырех межстрочных интервалов);

4) следует предусмотреть, что текст служебного документа может включать несколько мыслей, при этом каждая из них располагается с абзаца;

5) реквизит «Отметка о приложении» оформляется в случае составления сопровождающего документа, оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003;

6) реквизит «Подпись» оформляется в соответствии с заданием, от левого поля документа, расшифровка подписи – на уровне последней строки наименования должности;

7) в реквизите «Отметка об исполнителе» проставляется фамилия, имя и отчество магистранта, составившего документ, а также номер телефона группами цифр без знаков препинания.

Тема 2

Требования к текстам деловых писем

Форма занятия — практическое занятие с выполнением упражнений, 4 часа

Вопросы для обсуждения

1. В каких случаях текст официального документа можно оформлять только на русском языке?

2. Какими качествами должен обладать текст служебного документа?

3. Что такое убедительность делового текста? Какими признаками она определяется?

4. Какие признаки характеризуют нейтральность текста?

5. Как осуществляется унификация текста?

6. Что такое трафарет? Укажите пути создания текста-трафарета.

7. Что такое таблица? Каковы требования к ее оформлению?

8. Что такое официально-деловой стиль? Каково его место среди других стилей?

9. Какое значение имеет порядок слов в текстах официальных документов?

10. Каковы различия в оформлении реквизитов в письме внутри России согласно ГОСТ Р.6.30-2003 и в международном письме согласно стандартам ИСО?

Первое занятие проводится в виде опроса по вопросам для обсуждения и индивидуального задания (домашнего)1.

Индивидуальное задание (домашнее) 1

1. Составьте классификацию разновидностей писем.

2. Рассмотрите предложенные тексты. Выделите в них блоки информации, логические элементы. Определите объем информации, необходимый и достаточный для данного текста. Откорректируйте тексты:

2.1) В связи с созданием объединенного междуведомственного архива при администрации района для хранения документов по личному составу учреждений, организаций района просим выслать наложенным платежом Прейскурант цен на работы, выполняемые госархивом на хозрасчетной основе.

2.2) С целью отбора кандидата на замещение вакантной должности секретаря-референта

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Разработать план мероприятий по подбору кандидата на замещение вакантной должности.

2. Составить смету расходов.

3. Контроль за исполнением данного приказа возложить на начальника отдела муниципальной службы и кадров А. Витько.

3. Сформулируйте в едином тексте следующее:

3.1) - в вашей группе 25 человек;

- вы хотели бы посетить кондитерскую фабрику 23.10.2013;

- вы просите, чтобы вам разрешили экскурсию.

Детали можно упускать и добавлять. Текст должен состоять из одного логического элемента;

3.2) - у вашего учебного заведения есть спонсор - фирма «Вояж»

- вы оборудуете тренажерный зал, но у вас не хватает чего-то

-вы просите помочь

Детали можно упускать и добавлять. Текст должен состоять из одного логического элемента.

Второе занятие проводится по обсуждению выполненного индивидуального занятия (домашнего) 2.

Индивидуальное задание (домашнее) 2

1. Рассмотрите Основные правила работы архивов организаций (2002 г.). Определите, какая служба ответственна за составление номенклатуры дел. Рассмотрите порядок составления номенклатуры дел. Изучите порядок её оформления: формирование заголовков дел, определение сроков хранения дел, последовательность дел в разделе.

2. Накануне второго занятия магистранты, разбившись на группы по два-три человека, должны составить и оформить по одному документу из приведенных ниже:

1) письмо-извещение хабаровского ОАО «Дальсан» владивостокскому ОАО «Партнер» о причинах задержки поставок оборудования;

2) письмо-просьбу ОАО «Абсолют» типографии издательства «Проспект» об изготовлении различных видов бланков учета и отчетности (с указанием наименования бланков и требуемого количества их);

3) письмо-ответ типографии издательства «Проспект» ОАО «Абсолют» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности;

4) совместное письмо-ответ Хабаровских министерств здравоохранения и финансов администрации Нанайского муниципального района о выделении дополнительных средств их краевого бюджета на оказание медицинской помощи жителям района;

5) письмо администрации зарубежному партнеру о возможности участия в выставке;

6) письмо-просьбу администрации зарубежному партнеру об организации встречи для установления сотрудничества между регионами;

7) письмо зарубежному партнеру о приглашении группы специалистов для выступления на конференции.

Тема 3

Организация документооборота в органе государственного управления (местного самоуправления)

Форма занятия — практическое занятие с выполнением упражнений, 4 часа.

Вопросы для обсуждения

1. Какова роль службы ДОУ в организации документооборота? Какие документы разрабатываются службой ДОУ для этих целей?

2. Какова структура и функции службы ДОУ?

3. Что такое документооборот? Каковы его принципы, схемы, учет объема.

4. Как организованы прием, обработка и передача различных потоков документации.

5. Опишите правила регистрации и индексирования документов.

6. Что такое информационно-поисковые системы по документам, каковы их виды, принципы построения, цели создания.

7. Как осуществляется контроль исполнения документов?

8. В чем заключается сущность номенклатуры дел? Какие виды номенклатур существуют? Какова технология составления и оформления номенклатуры дел?

9. Каковы правила формирования дел?

10. В чем заключается подготовка документов к архивному хранению?

Первое занятие проводится в виде обсуждения вопросов, второе занятие — после выполнения индивидуального задания (домашнего).

Индивидуальное занятие (домашнее)

Магистранты, разбившись на малые группы по 6-7 человек, составляют и оформляют номенклатуру дел органа государственного или муниципального управления в электронном виде для последующего обсуждения.

Тема 4

Использование систем электронного документооборота в деятельности организаций

Форма занятия — творческое задание, 2 часа.

В целях подготовки к данному занятию магистранты, разбившись на группы, готовят доклад с презентацией для дальнейшего обсуждения.