Лабораторная работа 8. Списки и базы данных в Excel. Сортировка и фильтрация.
Цель работы:
1. Работа со структурой электронной таблицы.
2. Ознакомление с методами сортировки и фильтрации данных.
3. Использование функций просмотра для поиска информации.
Возможности Excel позволяют не просто обрабатывать колонки и строки цифр, а различным образом сортировать и систематизировать данные, получать промежуточные итоги, делать выборку нужных данных из одной таблицы и формировать новые таблицы на основе исходной. Для этой цели необходима система управления данными (база данных). Как база данных в Excel используется список.
Список – это специальный вид таблицы, содержащей связанные данные). Как правило, список состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Столбцы должны содержать однотипные данные. Представление данных в виде списка обеспечивает большее удобство при сортировках, выборках, подведении итогов и т. п. С другой стороны, в этом случае затруднено построение диаграмм, снижается наглядность представления данных на листе (рис.7.1.).
В виде списка можно представлять как данные информационного характера (номера телефонов, адреса и т. п.), так и данные, подлежащие вычислениям. При создании списков следует придерживаться следующих правил:
на одном рабочем листе следует располагать один список;
список отделяется от других данных, по крайней мере, одной пустой
строкой и одним пустым столбцом;
заголовки должны быть отформатированы другим образом, нежели остальные элементы списка;
необходимо избегать пустых строк и столбцов внутри списка;
каждый столбец списка должен содержать однотипные данные;
первая строка таблицы должна содержать имена полей списка, описывающих назначение соответствующего столбца;
заголовки должны быть отформатированы другим образом, нежели остальные элементы списка.
Рисунок 7.1. - Организация данных в виде списка
Сортировка и фильтрация осуществляются выделением заголовка таблицы и нажатием кнопки, которая находится в группе "Сортировка и фильтр" на вкладке "Данные", или кнопки "Сортировка и фильтр" на вкладке "Главная".
После этого рядом с названиями столбцов появятся стрелочки. Чтобы задать условие сортировки или фильтрации, следует щелкнуть на стрелочке рядом с названием нужного столбца и выбрать нужный вариант. Если требуемого варианта среди имеющихся не окажется, выберите пользовательскую настройку фильтра (вариант "Текстовые фильтры" или "Числовые фильтры"). Чтобы увидеть всю таблицу (отменить действие фильтра), на вкладке "Данные" в группе "Сортировка и фильтр" нажмите кнопку "Очистить".
Кнопки, предназначенные для создания групп и структур, в Excel 2010 располагаются в группе "Структура" на вкладке "Данные".
Пример1. Сортировка списков.
Сделайте небольшой список для тренировки.
2. Выделите его и нажмите кнопку "Сортировка и фильтр" на панели "Редактирование" ленты "Главная".
3. Выберите "Сортировка от А до Я". Список будет отсортирован по первому столбцу, т.е. по полю ФИО
4.
Отсортировать список по нескольким
полям, то для этого предназначен пункт
Сложная сортировка подразумевает упорядочение данных по нескольким полям. Добавлять поля можно при помощи кнопки "Добавить уровень".
В итоге список будет отсортирован, согласно установленным параметрам сложной сортировки
Если надо отсортировать поле нестандартным способом, то для этого предназначен пункт меню "Настраиваемый список" выпадающего списка "Порядок". Перемещать уровни сортировки можно при помощи кнопок "Вверх" и "Вниз". Из контекстного меню также можно настроить сортировку списка.
