1. Общие положения

1. Администратор службы приема и размещения в своей деятельности подчиняется начальнику службы, заместителю начальника службы и старшему администратору.

2. Администратор службы приема и размещения назначается, переводится на другую должность и освобождается от должности приказом генерального директора отеля по представлению начальника службы.

3. На должность администратора службы приема и размещения назначается лицо с высшим, средним специальным или средним образованием, владеющее одним или более иностранными языками (английским - обязательно).

4. Администратор службы приема и размещения является материально ответственным лицом.

5. В своей работе администратор службы приема и размещения руководствуется:

• приказами, инструкциями и указаниями по отелю;

• Уставом предприятия и Положением о службе приема и размещения;

• Правилами предоставления гостиничных услуг в РФ;

• нормами действующего законодательства РФ, в том числе нормами трудового и гражданского законодательства;

• системой государственных стандартов и нормативными документами, действующими на предприятиях гостиничного бизнеса;

• режимом работы отеля;

• настоящей инструкцией;

• утвержденными прейскурантами и тарифами на предоставляемые услуги;

• приказами и распоряжениями генерального директора или первого заместителя генерального директора - коммерческого директора;

• локальными нормативными актами отеля;

• правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, техники противопожарной безопасности, санитарии и гигиены;

• внутренними документами отеля в том числе «Правилами внутреннего трудового распорядка», «Положением о персонале».

6. Администратору службы приема и размещения подчиняются: старший швейцар, швейцары, подносчики багажа и посыльные.

7. В целях поощрения и возможности карьерного роста администратору службы приема и размещения на усмотрение администрации отеля может присваиваться первый или второй разряд в зависимости от следующих показателей:

• опыт работы в гостиничной индустрии;

• стажа работы в отеле;

• отношения к выполняемой работе;

• проявляемой инициативы;

• исполнительности;

• пунктуальности;

• оперативности выполнения поставленных задач;

• уровня знаний иностранного языка ( количества языков).

2. Обязанности

1. Основными обязанностями администратора службы приема и размещения являются:

• прием и размещение гостей отеля;

• регистрация российских и иностранных граждан в отеле;

• расчет и выписка гостей из номеров отеля;

• оформление счетов на предоставленные услуги и необходимой документации по установленным формам;

• предоставление необходимой информации гостям о работе других служб отеля;

• рекламирование услуг отеля.

2. Администратор службы приема и размещения обязан: знать расположение помещений в отеле, категории номеров, основные тарифы на проживание и дополнительные платные услуги, режим работы всех служб отеля, правила приема и обслуживания гостей.

3. Администратор службы приема и размещения обязан координировать деятельность службы швейцаров, подносчиков багажа и посыльных с целью максимально оперативного и качественного выполнения своих обязанностей сотрудниками данного структурного подразделения.

4. Администратор службы приема и размещения обязан при заселении ознакомить гостей с распорядком работы отеля и ее подразделениями, правилами пользования номерным фондом.

5. Администратор службы приема и размещения при заселении обязан сверить сведения, внесенные гостем в регистрационную карту (анкету) с данными паспорта и, при необходимости, внести изменения или уточнения.

6. Администратор службы приема и размещения должен контролировать своевременную оплату проживания и дополнительных платных услуг гостями отеля.

7. Администратор службы приема и размещения должен осуществлять звонки-побудки по просьбе гостей.

8. Администратор службы приема и размещения обязан знать правила регистрации и учета российских и иностранных граждан в гостиницах.

9. Администратор службы приема и размещения обязан осуществлять регистрацию российских и иностранных граждан, контролировать срок действия визы и, при необходимости, продлевать срок регистрации в гостинице.

10. Администратор службы приема и размещения обязан вести журнал регистрации российских иностранных граждан, вести учет свидетельств о регистрации граждан РФ, миграционных карт иностранных граждан.

11. Администратор службы приема и размещения обязан предоставлять гостям справочную информацию о гостинице. культурных, исторических и деловых центрах города.

12. Администратор службы приема и размещения обязан уделять особое внимание приему VIP-гостей.

13. Администратор службы приема и размещения обязан в совершенстве владеть автоматизированной системой управления гостинице Fidelio FO, установленной в отеле, компьютерными программами Word и Excel, уметь пользоваться Интернетом и необходимой работы оргтехникой

14. Администратор службы приема и размещения должен иметь навыки тактичного общения с клиентами, быть вежливым и внимательным.

15. Администратор службы приема и размещения должен уметь работать со справочными материалами и не разглашать конфиденциальную информацию об отеле и его гостях.

16. Администратор службы приема и размещения обязан поддерживать деловые контакты со всеми службами отеля, являться координирующим звеном между всеми и решать в случае необходимости все вопросы, связанные с обслуживанием гостей.

17. Администратор службы приема и размещения обязан вести сменный журнал, куда заносятся все необходимые и важные для работы сведения, и передавать данный журнал по смене.

18. Администратор службы приема обязан иметь представительный, опрятный и ухоженный внешний вид, поддерживать порядок на своем рабочем месте.

19. Администратор службы приема и размещения обязан всегда быть готовым оказать помощь гостям или коллегам по работе.

20. Администратор службы приема и размещения должен бережно относиться к имуществу отеля.

21. Администратор службы приема и размещения обязан быть пунктуальным и точным, заранее уведомлять руководство, если по каким-либо причинам приход на работу невозможен или задерживается.

22. Администратор службы приема и размещения обязан знать содержание внутренних документов отеля, касающихся его работы и работы службы в целом, а также содержание общеобязательных правил санитарии, гигиены, техники безопасности, техники пожарной безопасности.

23. Администратор службы приема и размещения обязан соблюдать правила санитарии и гигиены, техники безопасности, техники противопожарной безопасности.

24. Администратор службы приема и размещения обязан соблюдать «Правила внутреннего трудового распорядка», «Положение о персонале», а также иные общеобязательные нормы, правила, содержащиеся во внутренних документах отеля.

25. Администратор службы приема и размещения обязан ответственно подходить к выполнению своей работы и текущих поручений.

26. Администратор службы приема и размещения обязан обо всех возникающих проблемах докладывать начальнику службы, заместителю начальника службы и старшему администратору.

27. Администратор службы приема и размещения обязан строго выполнять инструкцию о действиях в чрезвычайных ситуациях.

28. Поведение и внешний вид администратора службы приема и размещения должны отражать его уважение к клиентам, а также к своему предприятию. Администратор службы приема и размещения обязан строго соблюдать корпоративную политику и активно участвовать в формировании благоприятного имиджа своего предприятия.