§4. Жанры деловых бумаг личного характера: заявление, объяснительная записка, докладная записка, доверенность, расписка

Заявление— это официальный документ с письменной просьбой о чем-нибудь. Может быть адресовано организации, учреждению или должностному лицу. Заявление пишется по общепринятой форме:

 

                                                                            Директору гимназии

                                                                            Захаренко Н. С.

                                                                            ученика 9 А класса  

                                                                           Алексеева Юрия

                                                                  заявление.

Прошу освободить меня от учебных занятий на 3 дня (с 1 по 3 октября) в связи с поездкой в г. Самару на слет юных туристов.

 

03.09.02.                                                                                                                          Алексеев

 

Итак, в заявлении содержится:

1) наименование адресата, к которому обращаются с просьбой;

2) должность, фамилия, имя, отчество заявителя;

3) наименование документа (пишется с маленькой буквы посредине строки; после слова "заявление" ставится точка);

4) изложение просьбы (пишется с красной строки);

5) подпись автора заявления (пишется внизу справа);

6) дата (ставится слева под текстом письма).

Д О К Л А Д Н А Я З А П И С К А

Докладная записка представляет собой обращение сотрудника (студента,

школьника и т.п.) к руководителю учреждения, организации с целью сообщить

(предложить) что-либо.

Оформление докладной записки такое же, как и заявления. Однако вместо

слова «ЗАЯВЛЕНИЕ» ставятся слова «ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА». Докладная

записка обычно начинается со слов: «Довожу до вашего сведения...».

Помимо информационной части докладная записка может содержать

заключительную часть с высказыванием предложения, просьбы.

О Б Ъ Я С Н И Т Е Л Ь Н А Я З А П И С К А

Под объяснительной запиской понимают несколько деловых писем

разного вида. Во-первых, объяснительной запиской называют документ,

поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана,

отчета, проекта). Однако чаще объяснительной запиской называют

сообщение, представляемое вышестоящему должностному лицу, поясняющее

какое-либо действие, факт, происшествие и т.п. Помимо «шапки», названия

документа, даты и подписи объяснительная записка содержит как бы две

части: сообщение о факте, происшествии __________и т.п. и объяснение причин

происшедшего. Указанные части связывают при помощи слов и выражений: в

связи с тем, что..., в связи с ..., так как..., потому что..., поскольку..., по

причине... .

Расписка — официальный документ, удостоверяющий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т. п.). Расписка имеет определенную форму, состоящую из следующих элементов:

 1) наименования документа; 2) фамилии, имени, отчества, должности лица, дающего расписку; 3) наименования учреждения, предприятия (или лица), от которого получено что-либо; 4) наименования полученного с указанием количества и суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, потом в скобках прописью); 5) подписи получателя; 6) даты составления расписки.

 

Доверенность — это документ, дающий кому-либо право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность. Доверенность выдается одним лицом или учреждением другому лицу, которому доверяется ведение какого-либо дела, получение ценных предметов, денежных средств и т. п. В доверенности фигурируют два лица :  доверитель ( лицо, доверяющее что-либо) и доверенное лицо ( тот, кому доверяется что-либо, кому выдана доверенность).

Весьма распространенным документом является доверенность на получение денег. Она удостоверяется организацией, в которой работает или учится доверитель, или администрацией учреждения. Составляется такая доверенность обычно по следующей форме:

1) наименование документа;

2) фамилия, имя, отчество (иногда должность) доверителя; паспортные данные;

3) фамилия, имя, отчество (иногда должность) доверенного лица; паспортные данные;

4) содержание доверенности (что конкретно доверяется); сумма пишется цифрами и в скобках прописью;

5) подпись доверителя;

6) дата выдачи доверенности;

7) наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;

8) дата удостоверения подписи и печать.

При получении особо ценных вещей, оборудования и т. п. указывают адрес и данные паспорта получателя.

 

Речеведческий комментарий

Деловые бумаги личного характера имеют как общие, характерные для всех документов официально-делового стиля, так и специфичные, присущие только данной разновидности официальных бумаг, особенности.

К общим характеристикам относятся:

         название документа, представленное в виде заголовка (автобиография, заявление, доверенность, расписка);

         дата;

         личная подпись (в доверенности— подпись, заверенная печатью);

         стандартные речевые обороты (прошу принять, доверяю получить, родился в… году, в семье служащих, мною получен диплом).

         краткие формы страдательных причастий (мною получен…);

         полные повествовательные двусоставные предложения с прямым порядком слов (Я,…, доверяю получить причитающиеся мне деньги за июнь 1989 года Тимофееву Виктору Ивановичу, паспорт серии…)

         К специфическим характеристикам деловых бумаг личного характера относятся:

         форма первого лица глаголов (прошу принять, доверяю получить, родился в 1981 году);

         форма прошедшего времени глаголов для подчеркнутой констатации фактов (до 1993 года работала, окончила);

         полные двусоставные предложения, осложненные обособленными оборотами (я, нижеподписавшийся, доверяю).