5. Примерная инструкция по документационному обес­печению управления 99

Канцелярия ВНИИДАД 120

др-); 181

0(06) ... 185

1. 2. 187

ДЕЛО № том № 201

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) 229

Разработка нормативных документов по документационному 229

обеспечению организации. Рекомендации 229

В любой организации создаются документы, в которых отража­ются различные стороны деятельности организации - ее финансо­вое состояние, работа с персоналом, организация и результаты производственной деятельности, материально-техническое обес­печение и др. Работа с деловой документацией - важный аспект деятельности организации. Именно документы обеспечивают реа­лизацию управленческих функций организации, в документах оп­ределяются планы деятельности, фиксируются учетные и отчетные показатели и др. информация, в документах аккумулируется ин­формация о результатах деятельности организации во всем ее многообразии. Именно поэтому от состояния работы с документа­ми во многом зависят оперативность и качество принимаемых ре­шений, сроки их реализации и, в целом, эффективность деятельно- ■■ сти организации.

Сфера деятельности, связанная с организацией работы с доку­ментами, называется документационным обеспечением управ­ления (делопроизводством). По определению, зафиксированно­му в ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Тер­мины и определения", делопроизводство (документационное обеспечение управления) - "отрасль деятельности, обеспечива­ющая документирование и организацию работы с официальны­ми документами".

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это самос­тоятельная функция организации, стоящая в ряду с такими управ­ленческими функциями, как обеспечение персоналом, материаль­но-техническое обеспечение, обеспечение финансами и др. ДОУ присутствует в. каждой организации, независимо от ее организаци- ⁵ онно-правовой формы, характера и направлений деятельности. Как правило, функция ДОУ выполняется специализированным по­дразделением: управлением делами, департаментом по работе с документами, отделом делопроизводства, канцелярией, общим отделом и т.п. (далее - служба ДОУ).

Одна из основных задач службы ДОУ - создание нормативной ба­зы, обеспечивающей эффективное функционирование системы документационного обеспечения управления организации. В со­ставе нормативной базы ДОУ основную роль играют: положение о службе ДОУ; должностные инструкции работников службы ДОУ; инструкция по ДОУ.

Среди перечисленных документов инструкция по ДОУ играет осо- 2нно важную роль, поскольку этим документом пользуются не )лько, и даже не столько работники службы ДОУ, сколько те специ- шсты, которые работают в структурных подразделениях организа- чи и непосредственно готовят проекты документов, исполняют до- 'менты, ведут справочную и аналитическую работу по документам. Разработка нормативных документов по ДОУ - одна из функций 1ужбы ДОУ. В крупных организациях в составе службы ДОУ созда- "ся специальное подразделение, отвечающее за совершенство- жие форм и методов работы с документами, в том числе занима- щееся разработкой инструкции по ДОУ, положений о подразде- зниях, должностных инструкций, номенклатуры дел и др. доку- ентов. В организациях, не имеющих такого подразделения в со- ^_аве службы ДОУ, эту работу выполняют наиболее квалифициро- 1нные специалисты службы ДОУ. Разработка нормативных доку- ентов по ДОУ ведется на основе законодательных и иных норма- 1вных правовых актов Российской Федерации в сфере информа- л\л, документации, труда, трудовых отношений. Данные рекомендации предназначены для специалистов служб ОУ, занимающихся разработкой нормативных документов в сфе- э документационного обеспечения управления. Предлагаемое издание состоит из пяти разделов, введения и за- шчения. В 1 -ом разделе Рекомендаций дается анализ современ- э1х законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере нформации и документации. 2-й раздел содержит методические атериалы по разработке нормативных документов по ДОУ: поло- ения о службе ДОУ, должностных инструкций работников службы ОУ и инструкции по ДОУ. Разделы 3-й и 4-й Рекомендаций содер- ат примерное положение о службе ДОУ организации и пример- ые должностные инструкции работников службы ДОУ. В 5-ом раз- еле Рекомендаций дается примерная Инструкция по документа- ионному обеспечению организации, разработанная на основе со- ременных нормативных и методических документов в сфере ДОУ. Данное издание предназначено для специалистов по документаци- нному обеспечению организаций, независимо от их организацион- D-правовой формы и характера деятельности, специалистов в обла- ги информационных технологий, слушателей курсов повышения ква- ификации и переподготовки в области документационного обеспе- эния, учащихся образовательных учреждений, а также всех, кто инте- есуется вопросами документационного обеспечения управления.1. НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ