7. Работа исполнителя с документами

1. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководства ор­ганизации и руководителя структурного подразделения. Срочные документы передаются исполнителю немедленно.

Документы, поступившие в подразделение с резолюцией гене­рального директора или заместителя генерального директора ор­ганизации, не рекомендуется передавать исполнителям без ведо­ма руководителя подразделения.

2. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование с заинтересованными лицами, пред­ставление на подписание (утверждение) руководством, подготовку к отправке.

3. Исполнителю должна быть предоставлена возможность, пользоваться необходимыми ему законодательными, иными нор­мативными и методическими документами, автоматизированными базами данных, справочно-информационным фондом, архивными документами, а также техническими средствами (персональный компьютер, телефонная, телеграфная и факсимильная связь, эле­ктронная почта).

4. Исполнитель заводит для документов папки с надписями "Срочно", "На исполнение", "На доклад (подпись)", "На отправку" с указанием своей фамилии, инициалов, номера телефона. При не­обходимости в папке "На исполнение" помещаются разделители с обозначением сроков исполнения.

5. Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель имеет право созывать остальных исполнителей для выработки совместного решения. Все испол­нители в равной степени ответственны за своевременное и ка­чественное исполнение поручения и представление ответствен­ному исполнителю в установленные им сроки необходимых ма­териалов (проектов документов, справок, сведений и др.). Ис­полнители не имеют права представлять проекты документов руководителю, давшему задание, поручение, минуя ответствен­ного исполнителя.

Ответственный исполнитель несет персональную ответствен­ность за соблюдение сроков, полноту и достоверность информа­ции, изложенной в подготовленном проекте документа.

.6. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, бо- жь) документ по указанию руководителя структурного подраз- пения передается другому исполнителю с обязательным сооб- нием его фамилии в службу ДОУ организации или лицу, ответст- -жому за делопроизводство подразделения. При увольнении или эеходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать по акту иема-передачи документы и дела руководителю подразделения и по его указанию вновь назначенному сотруднику.

7. При решении вопроса по телефону или лично на исполненном кументе исполнитель делает отметку об исполнении, например: Опорные вопросы согласованы с представителями фирмы "Оме- ". Проект договора будет направлен до 10.05.2007.

Цата. Подпись исполнителя.

7. Результатом исполнения документа является проект доку- знта, подготовленный исполнителем.

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии действующими правилами, исполнитель согласовывает с заинте- зсованными подразделениями и лицами и, при необходимости, с зугими организациями.

Исполнитель несет ответственность за г.олноту, достоверность и зоевременность сообщаемой информации.

7. Исполнитель (ответственный исполнитель) организует со- тсование (визирование) проекта документа со всеми заинте- есованными лицами и проводит доработку проекта по замеча- иям. При наличии большого количества замечаний до представ- ения доработанного проекта документа на подпись руководите- ю исполнитель готовит сводку замечаний (предложений), в ко- орой указывается: содержание замечания (предложения), ав- ор, принято или отклонено замечание, если отклонено, то по ка- ой причине.

После доработки и/или визирования (согласования) проект доку­мента передается на подписание (утверждение). Подписанный до- :умент исполнитель передает в службу ДОУ или лицу, ответствен- юму за делопроизводство подразделения, на регистрацию, от- травку, подшивку копии в дело.

В соответствии с номенклатурой дел исполнитель (руководитель подразделения) определяет номер дела, в которое должен быть юдшит документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании. До­кумент-запрос или просьба передается в дело на хранение вместе с ответным документом.

7. На документ, рассылаемый более чем в четыре,адреса, ис­полнитель готовит список рассылки, определяет количество эк­земпляров документа и после регистрации обеспечивает изготов­ление необходимого количества экземпляров документа.

8. Если документы имеют длительный срок исполнения и уста­новлены даты промежуточного контроля, исполнитель сообщает в службу ДОУ о результатах каждого этапа работ.

В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предла­гать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные ус­ловия выполнения задания, делать пометки на документе о време­ни его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефон­ных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

7. Исполнитель не имеет права разглашать содержание посту­пивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имею­щие отношение к их исполнению.