3.7. Учет объемов документооборота

1. Объем документооборота - это количество документов, по­ступивших в организацию и созданных ею за определенный пери­од времени.

Как правило, объем документооборота подсчитывается за месяц и год.

Данные об объеме документооборота используются для совер­шенствования организации делопроизводства и расчета опти­мальной численности работников, занятых документационным обеспечением.

2. При учете объема документооборота подсчитывается коли- 1 чество входящих, исходящих и внутренних документов организации.

Учет количества документов проводится по данным регистраци­онных форм в местах регистрации документов.

3. За единицу учета количества документов принимается един­ственный экземпляр документа (подлинник или второй экземпляр), без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ.

4. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ в виде сводки об объеме документооборота за год, и пред­ставляются руководству организации (приложение 18).

4. Контроль исполнения документов и поручений

.1. Организация контроля исполнения документов и поручений

-.1.1. Контроль исполнения документов и поручений (далее - доку- нтов) - совокупность действий, обеспечивающих своевременное полнение документов, созданных в организации, поступивших из шестоящих организаций, от других организаций и граждан, контроль исполнения документов ведется с целью своевремен- го и качественного исполнения документов, (онтроль за прохождением и сроками исполнения документов уществляет специальная служба контроля в составе службы )уюу _{совместн}о с работниками, отвечающими за работу с доку- жтами в подразделениях организации.

2. Контроль исполнения документов включает: постановку документа на контроль; оперативное доведение документа до исполнителя; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; снятие исполненного документа с контроля;

учет и обобщение результатов контроля; информирование руководства организации о ходе испол- }ния документов и исполнительской дисциплине.

3. Контроль исполнения ведется на основе регистрационных 1нных, вносимых в РКФ при регистрации документа.

4. При пересылке документа на исполнение в подведомствен- /ю организацию с последующим информированием о ходе и ре- лпьтатах исполнения, вместе с документами пересылаются два сземпляра РКФ. После исполнения один экземпляр карточки воз- защается с указанием даты и содержания исполнения.

4.2. Сроки исполнения

4.2.1. Сроки исполнения документа исчисляются в календарных нях с даты поступления документа в организацию или с даты под- исания (утверждения) документа.¹⁰⁸

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типо­вые сроки исполнения установлены законодательными и иными нор­мативными правовыми актами (приложение 19). Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем при вынесении резолюции.

2. Датой исполнения документа считается дата, указанная в резолюции, а при ее отсутствии - дата, названная в тексте доку­мента. При отсутствии контрольной даты документ должен быть исполнен в месячный срок.⁵²

При постановке на контроль распорядительных документов (по­становлений, приказов, распоряжений, решений) датой исполне­ния является дата, указанная в поручении (пункте распорядитель­ной части).

2. Согласование подготавливаемого документа с заинтересо­ванными организациями и лицами должно проводиться в пределах установленного срока исполнения документа.