Функция контроля
Контроль – система наблюдений и проверки соответствия процесса функционирования объекта управления принятым управленческим решениям.
Контроль – управленческая деятельность, фиксирующая состояние объекта управления в заданные моменты времени. Позволяет определить степень достижения исполнителями, коллективами и организацией в целом поставленных перед ними целей. Контроль встроен в информационную цепочку обратной связи, обеспечивающую условия для эффективного управления67.
Содержание контроля как функции менеджмента заключается в своевременном обнаружении возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем (отклонений от плановых заданий, нормативов, стандартов) и изменений внешней среды.
Контроль – комплексная функция, включающая функции учета, оценки, анализа.
Задачи контроля:
сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (функция – учет);
оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов – плановых заданий, нормативов (функция – оценка);
анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (функция – анализ);
прогнозирование последствий сложившейся ситуации и обоснование необходимости принятия корректирующих воздействий.
Значение контроля:
завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными предметными функциями менеджмента;
производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.
Процесс контроля включает:
установку стандартов, выработку критериев оценки;
изменение фактических результатов;
принятие необходимых корректирующих действий.
По форме осуществления контроль может быть:
внутренним – система контроля организуется предприятием самостоятельно;
внешним – контроль со стороны внешних контрольных органов, вышестоящей организации, государственных органов и т.д.
Рисунок 3.1 Принципы функции контроля. Источник: Михалева, Е. П. Менеджмент — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Высшее образование; Юрайт-Издат, 2009. — с. 45
Контроль носит нормативный характер, задавая требования, нормы, стандарты того, что должно быть. Контроль осуществляется в организации с помощью различных механизмов. Важно подчеркнуть, что механизмы контроля в любом социальном институте, коммерческой, некоммерческой, государственной структуре, связаны с формированием целей и ценностей.
Британская налоговая служба долгое время не могла справиться с проблемой задержки платежей. Было принято решение обратиться к психологическим приемам, и вместо угроз: «Мы можем начать против вас судебное дело», британцам стали рассылать рассылали рекламные письма, например, с таким содержаниям: «Более 93 % жителей вашего города своевременно платят налоги». Маркетинговый подход увеличил погашение долгов до 85 %. Обращение к социальным нормам и ценностям населения позволило уменьшить отклонения и на государственном уровне сделать контроль за выполнением гражданских обязательств более эффективным.68
Менеджер всегда проверяет целесообразность контроля, механизмы которого должны удовлетворять определенным требованиям. Такие требования, например, выделил американский ученый, специалист в области менеджмента П. Друкер:69 Эффективные механизмы контроля должны быть:
экономичными. В данном случае чем меньше усилий требуется приложить для осуществления контроля, тем лучше разработана система управления. При разработке или использовании контрольных механизмов менеджменту принципиально понять, какой минимальной информацией необходимо располагать для осуществления контроля. На разных уровнях объем и уровень детализации информации будет различаться. Финансовому директору необходимо владеть данными об общей сумме средств, вложенных в запасы и динамику ее увеличения или уменьшения, а специалисту, занимающемуся учетом товаров на складе, необходимы ежедневные и весьма подробные цифры.
значимыми. Механизмы контроля должны быть связаны с целями и ключевыми задачами организации. Выстраивая механизмы на определении сущности ее деятельности, менеджмент ведет организацию к такому состоянию, которое определено стратегией. Механизмы контроля во многом определяются выбранной стратегией. Некоторые аспекты, которые не играют существенной роли в ходе достижения целей корпорации, требуют оценки только для предупреждения ухудшения положения. Не вся информация, доступная для измерения, требует постоянного контроля.
уместными. Механизмы контроля должны быть связаны с целями и ключевыми задачами организации. Выстраивая механизмы на определении сущности ее деятельности, менеджмент ведет организацию к такому состоянию, которое определено стратегией. Механизмы контроля во многом определяются выбранной стратегией. Некоторые аспекты, которые не играют существенной роли в ходе достижения целей корпорации, требуют оценки только для предупреждения ухудшения положения. Не вся информация, доступная для измерения, требует постоянного контроля.
сочетаемыми. Важно подчеркнуть, что то или иное явление или событие нельзя оценить со всей точностью, но можно описать в определенных пределах или с определенной степенью значимости.
своевременными. Временная характеристика механизмов контроля является важным вопросом для менеджмента. Частые измерения и быстрое предоставление информации не являются гарантией эффективного контроля, а иногда и противодействуют ему. Временная составляющая механизмов контроля должна соответствовать продолжительности оцениваемого события. Также существует и противоположный риск, когда оценка проводится нерегулярно, что не позволяет вовремя оценить и заметить отклонения.
простыми. Сложные механизмы контроля достаточно часто не фокусируют внимание сотрудников на том, что действительно необходимо контролировать, и сосредоточивают их внимание на методологии контроля
функциональными. Механизмы контроля должны работать не просто для предоставления информации, они должны быть сосредоточены на действии. Информация должна быть у менеджера или специалиста, который может предпринять дальнейшие шаги в силу своего положения, выполняя свои непосредственные обязанности и принимая важные решения. Это также означает, что оценка должна иметь форму, понятную для получателя и соответствующую его потребностям.
Если механизмы контроля не выступают инструментами рационального поведения, а значит самоконтроля, то они приводят к ошибочным действиям и мешают эффективному контролю. Это неправильный контроль.
Недостаток внимания к выполнению функции контроля или отсутствие необходимой информации могут привести к возникновению серьезных проблем. Роберт Фомон, долгое время работавший исполнительным директором в компании Е. F. Hutton, придерживался авторитарного стиля руководства. Отказавшись от внедрения систем контроля, он хотел лично отслеживать работу менеджеров высшего звена. Однажды он пересмотрел планы оплаты и дополнительного вознаграждения более чем на 1 тыс. работников. Но компания развивалась, и один, пусть даже самый высокопоставленный руководитель уже не имел возможности контролировать ее деятельность. Проведенные по инициативе клиентов проверки вскрыли множество (более 2 тыс.) случаев мошенничества менеджеров Е. F. Hutton с чеками. Вдобавок ко всему обнаружилось, что командировочные расходы одного из ее руководителей только за один год превысили $ 900 тыс. Результаты проверок привели к уходу Р. Фомона с занимаемого поста, а Е. F. Hutton так и не сумела до конца оправиться от удара.70
Рисунок 3.2 Связи и взаимодействие функций в рамках управленческого цикла Источник: Электронный учебник по дисциплине: «Менеджмент» Абакумов В.В., Голубев А.А., Кустарев В.П., Подлесных В.И., Прохоров Ю.К., Тюленев Л.В. Под редакцией Подлесных В.И. – СПбГУ ИТМО
Как уже это было обозначено, помимо пяти основных функций, в современном и более детализированном подходе выделяются еще две, которые также целесообразно рассмотреть.