2. Отбор документов.

Механизм отбора документов предоставляет пользователю возможность просматривать в журнале документы, отобранные по некоторому значению их реквизитов: например, можно отобрать все документы по конкретному складу или конкретной организации-контрагенту.

3. Ввод документа на основании.

Система 1С:Бухгалтерия имеет возможность копировать информацию из документа одного вида в документ другого вида. В этом случае для ввода новых документов можно использовать механизм «ввода на основании». Этот механизм позволяет, например, создать расходную накладную, перенеся в нее информацию из ранее выписанного счета.

4. Создание печатной формы документа.

Если в процессе настройки конфигурации задачи для документа была создана, помимо экранной формы (диалога), также печатная форма, то в диалоге для ввода реквизитов документа, как правило, присутствует кнопка, нажатие на которую вызывает построение этой формы. Обычно такая кнопка имеет надпись «Печать», хотя может иметь и какую-либо другую подобную надпись.

При необходимости, автоматически построенная печатная форма может быть отредактирована. Чтобы иметь такую возможность, следует в редакторе таблиц включить режим редактирования путем выключения пункта «Только просмотр» в меню «Вид» главного меню программы или в соответствующей панели инструментов.

Отредактированная печатной форма может быть сохранена в файле на диске. Для этого следует выбрать пункт «Сохранить» или «Сохранить как» в меню «Файл» главного меню программы.

5. Проведение документа.

Проведением документа называется действие, которое, выполняет изменения других данных системы на основании информации документа. Прежде всего, для документов 1С: Бухгалтерии проведение используется для отражения в бухгалтерском учете хозяйственной операции, информация о которой введена в документ.

Заметим, что для некоторых видов документов проведение может не использоваться. Обычно это те виды документов, которые не влияют на бухгалтерские итоги и не выполняют никаких других изменений в данных системы.

В процессе проведения информация, содержащаяся в документе, учитывается в регистрах путем создания записи регистров (Просмотр движений регистров).

6. Поиск в журнале документов.

Типовые операции

Для ввода в 1С:Бухгалерию информации о совершенных хозяйственных операциях существуют два основных режима: ввод операции «вручную» и автоматическая генерация операций на основании документов. Типовые операции представляют собой своего рода компромисс между двумя этими режимами.

Для применения типовой операции в системе 1С: Бухгалтерия предварительно необходимо создать шаблон типовой операции. Шаблон типовой операции представляет собой список проводок, описание правил заполнения реквизитов самой операции и входящих в нее проводок. Такой шаблон создается всего один раз, и в дальнейшем используется для ввода операций.

При вводе типовой операции пользователю выдается для заполнения форма операции, в которой уже заполнены - полностью или частично - некоторые реквизиты, пользователю остается только откорректировать автоматически введенные данные или ввести недостающую информацию, и записать операцию в журнал операций.

Шаблоны типовых операций

Шаблоном типовой операции называется сценарий формирования проводок для оформления какого-либо хозяйственного действия, совершаемого на предприятии. Шаблон включает:

• правила заполнения реквизитов операции: даты, номера, суммы и содержания;

• правила заполнения дополнительных реквизитов операции, если таковые предусмотрены в форме операции;

• список проводок операции;

• правила заполнения реквизитов проводок - корреспондирующих счетов, суммы, субконто, количества, валюты и суммы в валюте;

• формулы вычисления сумм проводок.

Создание нового шаблона типовой операции

Для создания нового шаблона типовой операции в главном меню программы откройте меню «Операции», в этом меню выберите пункт «Типовые операции», затем «Новый».

Журнал проводок. Корректные проводки

Журнал проводок является основной формой списка регистра бухгалтерии «Бухгалтерский учет» и представляет собой удобный инструмент для просмотра, отбора, поиска и редактирования проводок. Из этого журнала отобранные проводки могут быть стандартным образом распечатаны.

Реквизиты отбора «Счет» и «Организация» вынесены в форму журнала проводок с целью упрощения этих отборов и не имеют преимущества перед аналогичными реквизитами стандартного диалога отбора и сортировки этой формы. По двойному щелчку мыши на проводке возможен переход к документу, сформировавшему эту проводку.

Корректные проводки

При вводе операций система 1С:Бухгалтерия всегда выполняет контроль правильности заполнения проводок с точки зрения механизма бухгалтерских итогов системы. Например, не допускается использование в проводках счетов, которые могут иметь субсчета или корреспондирование забалансовых счетов с балансовыми.

Однако, кроме этого 1С:Бухгалтерия имеет специальный механизм "Корректные проводки", который предназначен для контроля правильности заполнения операций с точки зрения методологии ведения бухгалтерского учета.

Регистр сведений "Корректные корреспонденции счетов" предназначен для хранения корректных корреспонденций счетов бухгалтерского учета. Проверка проводок на корректность корреспонденций может выполняться при записи операции или из журнала операций.

Корректные корреспонденции заносятся вручную или в результате проверки, если пользователь подтвердит, что обнаруженная некорректная корреспонденция должна быть занесена в список корректных проводок.

Вызов функции проверки проводок возможен из журнала проводок (кнопка командной панели «Проверка проводок»). Проверка осуществляется за тот период, который установлен для журнала на момент начала проверки. В процессе проверки корреспонденции всех проводок сравниваются со списком корректных проводок, хранящихся в регистре сведений «Корректные проводки». При обнаружении некорректных корреспонденций выдается соответствующее сообщение.

конецформыначалоформыОтчеты и обработки

Отчеты предназначены для выборки данных из информационной базы, группировки и представления их в удобочитаемом виде, с возможностью вывода на печать. Настройка и состав выдаваемой отчетом информации полностью определяется его формой и алгоритмом.

Количество и состав отчетов, которые могут быть получены при использовании системы, определяется на этапе создания конфигурации. При настройке состава показателей в отчетах наряду с другими способами можно применять метод «Drag and Drop».

Кроме отчетов, в системе 1С:Предприятие используется такое понятие как «Обработка». Под обработкой понимается обычно (не всегда) некоторая сервисная процедура, определенная при конфигурировании, которая предназначена не для выборки и представления информации, а для изменения каких-либо данных в информационной базе. Например, с помощью обработки «Групповая обработка справочников и документов» можно пометить на удаление (снять пометку удаления), провести (отменить проведение) и т.д. группы выбранных видов документов, а также подготовить реестры документов (последнее действие не влечет изменение данных в информационной базе); с помощью обработки «Консоль отчетов» можно создавать произвольные отчеты, использующие накопленные в информационной базе данные.

Планы видов расчета

Каждый план видов расчета описывает схему взаимодействия записей регистра расчета и позволяет задать правила, по которым будут производиться расчеты записей, их взаимное расположение во времени и правила их перерасчета.

Планов видов расчета может быть несколько (определяется на этапе конфигурирования).

Распределение видов расчета по планам не является произвольным, так как у плана есть некоторые общие характеристики, которые будут действовать на все входящие в него виды расчетов. Например, поддержка взаимного вытеснения по периоду действия характерна для основных начислений и отклонений (оклад, отпуск) и не характерна для удержаний (алименты и т.п.).

Особенностью плана видов расчета является наличие предопределенных видов расчета, сформированных на этапе конфигурирования, т.е. такие виды расчета нельзя удалить в режиме «1С:Предприятие», но можно редактировать некоторые их реквизиты (определяется на этапе конфигурирования).

Регистры

Основное назначение регистров системы 1С:Предприятие состоит в хранении информации, формируемой и изменяемой, как правило, документами.

Регистры сведений предназначены, в основном, для хранения существенной для прикладной задачи информации, состав которой развернут по определенной комбинации значений и при необходимости развернут во времени. Информация в регистр сведений может вноситься как в автоматическом режиме (например, при внесении в справочник «Валюты» сведений о конкретной валюте; при выполнении различных обработок, например, получение курсов валют средствами интернет-поддержки пользователей «1С:Предприятие»), так и вручную. Для ручного ввода информации требуется открыть форму регистра сведений и выполнить стандартные действия (добавление, редактирование и удаление данных). Записи в регистрах сведений выполняются либо вручную (автоматически с помощью обработок), либо с помощью документов (регистраторов).

Регистры накопления (оборотные регистры, регистры остатков) используются для накопления информации о наличии и движении имущества и обязательств и др. Вся информация о хозяйственных операциях, которая вводится с использованием документов или формируется при помощи расчетов, может быть накоплена в регистрах. Тогда эту информацию можно будет извлечь, проанализировать и представить в виде отчетных форм. Для просмотра движений можно открыть форму списка регистра накопления. Информацию в форме списка регистра накопления можно только просмотреть.

Регистры бухгалтерии используются для отражения информации о хозяйственных операциях в бухгалтерском учете (в настоящей конфигурации не используются).

Основным понятием бухгалтерского учета является понятие хозяйственной операции. Операцией считается любое хозяйственное действие, способное вызывать изменение состояния средств предприятия. Для ввода информации о хозяйственных операциях используется документы.

Каждая хозяйственная операция состоит в общем случае из произвольного числа бухгалтерских проводок. Каждой бухгалтерской проводке соответствует запись регистра бухгалтерии, а набор записей регистра бухгалтерии является аналогом хозяйственной операции.

Просмотр проводок осуществляется в форме списка регистра бухгалтерии. Информацию в списке можно только просмотреть.

Регистры расчетов это объекты конфигурации, которые позволяют организовать учет результатов вычислений, осуществляемых с некоторой периодичностью, тесно связанных друг с другом по некоторым правилам и взаимно влияющих друг на друга в пределах определенного периода. Перечисленные особенности регистра расчета позволяют, например, реализовать регистрацию начислений в пользу физических лиц (оплата труда, оплата больничных листов и т.д.) либо удержаний из их доходов (удержание по исполнительному листу и т.д.).

Просмотр информации осуществляется в форме списка регистра. Информацию в списке можно только просмотреть.

Отчеты и обработки

Для получения итоговой, а также другой сводной или детальной информации в 1С: Бухгалтерии используются отчеты.

Используемые на практике отчеты можно условно разделить на две группы:

1. Отчеты, предназначенные для контроля и анализа учетных данных и составления различного вида учетных регистров. Отчеты этой группы подразделяют на стандартные, специализированные и прочие.

Стандартные отчеты предназначены для получения бухгалтерских итогов и оборотов за определенный период по синтетическим и аналитическим счетам в стоимостном и натуральном выражении. В течение месяца с их помощью анализируют полноту отражения фактов хозяйственной деятельности. По завершении отчетного периода с их помощью формируют регистры бухгалтерского учета, которые затем выводят на бумажный носитель. К стандартным относятся такие отчеты как "Оборотно-сальдовая ведомость", "Оборотно-сальдовая ведомость по счету", "Шахматка", "Анализ счета", "Карточка счета" и другие. Такие отчеты используются очень широко непосредственно при ведении бухгалтерского учета для анализа бухгалтерских итогов на уровне счетов, субсчетов, валют, объектов аналитики, различных периодов и детальных проводок.

Специализированные отчеты предназначены для получения результатной информации по конкретным разделам бухгалтерского учета. Такие отчеты предполагают специфическую выборку информации и ее представление на бумажном носителе по установленным формам. К специализированным отчетам относятся кассовая книга, книга продаж, книга покупок и пр.

Под прочими отчетами понимают отчеты, которые не входят в состав стандартных или специализированных отчетов типовой конфигурации. Каждая организация самостоятельно определяет состав и структуру прочих отчетов.

2. Отчеты, предназначенные для получения результатной информации и ее представления контролирующим органам. Отчеты этой группы называют регламентированными. Состав и содержание этих отчетов определяются различными государственными органами. Регламентированные отчеты подразделяют на следующие виды:

• бухгалтерская отчетность (бухгалтерский баланс – форма №1, отчет о прибылях и убытках – форма №2 и пр.);

• налоговая отчетность (расчет авансовых платежей по ЕСН, налоговая декларация по налогу на имущество);

• государственная статистическая отчетность (сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг);

• отчетности по физическим лицам (налоговая карточка 1-НДФЛ).

Состав показателей регламентированного отчета регулируется нормативно-правовой базой. В связи с постоянными изменениями обновление регламентированных отчетов производится в централизованном порядке (Сервис / Обновление конфигурации через интернет).

На сайт поддержки пользователей имеют право доступа зарегистрированные пользователи программных продуктов системы "1С:Предприятия 8". Для регистрации программного продукта необходимо заполнить регистрационную анкету на программный продукт (она является частью регистрационной карточки) и отправить ее в фирму "1С" по почте или факсу. Пользователи программных продуктов, для которых введено обязательное обслуживание по линии ИТС (в настоящее время это версии ПРОФ), также должны иметь действующую подписку на ИТС. ИТС:

• обновления программ «1С:Предприятие»;

• практические и методические рекомендации по работе с программами «1С:Предприятие»;

• эксклюзивные справочники по основным налогам и сборам;

• материалы ведущих экономических изданий;

• эксклюзивные разъяснения изменений законодательства;

• актуальная нормативно-правовая информация.

Партнер фирмы "1С":

• Получает от пользователя информацию о приобретенных пользователем программных продуктах систем "1С:Предприятие 8" и "1С:Предприятие 7.7". Партнер проверяет наличие остающихся у пользователя частей регистрационной анкеты по каждому программному продукту.

• Оформляет пользователю подписку на ИТС на один из этих продуктов. Регистрационные номера остальных программных продуктов указываются партнером в качестве дополнительных в данной подписке на ИТС.

• Авторизует программные продукты системы "1С:Предприятие 8" на сайте, получает пароль для пользователя и направляет ему письмо, в котором сообщает код пользователя, его пароль для авторизации на сайте поддержки пользователей "1С:Предприятия 8" и список авторизованных программных продуктов, приобретенных пользователем.

В качестве кода пользователя при первой авторизации партнером данного пользователя на сайте поддержки пользователей продуктов системы "1С:Предприятие 8" устанавливается регистрационный номер одной из основных поставок "1С:Предприятия 8"

Код пользователя и пароль, полученные от партнера фирмы "1C", пользователь использует для доступа на сайт. При этом пользователь получает доступ к веб-страницам конфигураций, входящих в основные поставки "1С:Предприятия 8", указанные в письме партнера фирмы "1C". К страницам конфигураций, не входящим в указанные в письме программные продукты, пользователь доступа иметь не будет.

(Рис. 1)

Введенная в АИС информация о совершенных фактах хозяйственной деятельности обобщается в синтетических и аналитических учетных регистрах, которые формируются с помощью стандартных отчетов (рис. 2).

Детализация отчета

Под детализацией отчета понимается автоматическое построение других отчетов "раскрывающих" какие либо данные этого отчета или открытие объектов, которые отражаются в этом отчете. Для получения детализации (расшифровки) ячейки, на которой курсор мыши принимает форму лупы, следует дважды щелкнуть мышью в любом месте данной ячейки или установить указатель в таблице на эту ячейку и нажать клавишу Enter. При этом будет выполнена детализация ячейки.

Регистры налогового учета

В программе предусмотрена отдельная группа стандартных отчетов для анализа данных, обобщенных на счетах плана счетов налогового учета: ОСВ (налоговый учет), анализ счета (налоговый учет) и пр. Помимо стандартных отчетов имеются специальные отчеты, предоставляющие информацию в соответствии с требованиями гл. 25 НК РФ – аналитические регистры налогового учета.

Обработки

Кроме отчетов в системе используется такое понятие как Обработка. Под обработкой понимается обычно некоторая сервисная процедура, также полностью определенная при конфигурировании, которая предназначена не для выдачи информации, а для изменения каких либо данных в информационной базе. Обработки обычно используются для выполнения некоторых служебных функций, например, загрузки содержимого какого либо справочника из другой программы. Использование обработки ничем не отличается от использования отчета. Суть действий выполняемых обработкой полностью определяется в конфигурации, поэтому описание свойств и назначений конкретной обработки должно содержаться в описании конфигурации или в самом окне обработки.

Внешние отчеты

В системе 1С:Предприятие существует специальный механизм Внешних отчетов. Внешние отчеты по назначению и способу использования ничем не отличаются от обычных отчетов. Однако в отличие от обычных отчетов, хранящихся в конфигурации, внешние отчеты хранятся в отдельных файлах. Внешние отчеты используются в специальных случаях, когда отчет не может быть помещен в конфигурацию по каким либо причинам. Для вызова внешнего отчета используется пункт "Открыть" меню "Файл" главного меню программы. Файлы внешних отчетов имеют расширение «erf», а обработок – «epf».

Консоль отчетов

1. Создать новый отчет. Открыть схему компоновки данных – создается новая. Схема компоновки является макетом – открывается конструктор макета. Добавить набор данных – запрос. Запустить конструктор запроса.

2. Выбрать из таблицы поля: дата, номер, склад, мастер, клиент.

3. Закладка Порядок: Дата

4. Текст запроса: описание запроса начинается с обязательного ключевого слова ВЫБРАТЬ. Затем – список полей выборки. Ключевое слово ИЗ – источник данных. Ключевое слово КАК – псевдоним, который можно использовать в дальнейшем в тексте запроса. УПОРЯДОЧИТЬ ПО – сортировка строк.

5. В схеме компоновки данных – закладка Настройки – добавить группировку. Если не указывать поле группировки, то появится «детальные записи». На закладке «Выбранные поля» указать столбцы отчета.

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ РАБОТЫ В ПРОГРАММЕ