Подключение документа к источнику данных
Чтобы выполнить слияние данных в основном документе, необходимо подключить этот документ к источнику данных или файлу данных.
Выбор файла данных
На вкладке Рассылка в группе Начало слияния выберите команду Выбрать получателей.
Выполните одно из следующих действий.
Ввести новый список.
Использовать существующий.
Выбрать из Контактов Outlook.
Как было сказано выше, в качестве источника данных может использоваться таблица текстового документа MS Word, электронная таблица MS Excel или таблица или запрос базы данных MS Access. Рассмотрим вариант использования таблиц Word. Документ приложения Microsoft Word (новый или существующий) должен содержать одну таблицу. Таблица со списком, предназначенная для слияния, должна удовлетворять нескольким простым условиям:
«Шапка» таблицы должна быть простой - одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
В таблице не должно быть объединенных ячеек.
В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).
Уточнение списка получателей или элементов
При подключении к определенному файлу данных, возможно, не потребуется включать данные всех записей файла данных в основной документ. Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, выполните следующие действия.
На вкладке Рассылка в группе Начало слияния выберите команду Изменить список получателей.
В диалоговом окне Адресаты слияния выполните одно из следующих действий.
Выделение отдельных записей. Этот метод наиболее полезен, если список короткий. Установите флажки напротив тех получателей, которые должны быть включены в список, и снимите флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка.
Если известно, что в составной документ нужно включить лишь несколько записей, можно снять флажок в строке заголовка, а затем выделить только нужные записи. Аналогично, если нужно включить в документ большую часть списка, установите флажок в строке заголовка, а затем снимите флажки с тех записей, которые не нужно включать.
Сортировка записей. Щелкните заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Список будет отсортирован в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я).
Фильтрация записей. Эта функция полезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть или включать их в составной документ.
Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния)
После подключения основного документа к файлу данных можно вводить текст документа и добавлять текстовые заполнители, указывающие места, где в каждой копии документа должны появляться уникальные данные.
Текстовые заполнители, такие как адрес или приветствие, называются полями слияния. Поля в приложении Word соответствуют выделенным заголовкам столбцов в файле данных.
Столбцы
файла данных представляют собой категории
данных. Поля, добавляемые к основному
документу, являются текстовыми
заполнителями для этих категорий.
Строки
файла данных представляют собой записи
данных. При выполнении слияния приложение
Word
создает копию основного документа для
каждой записи.
При помещении поля в основной документ подразумевается, что в месте его расположения должна появиться определенная категория данных, например, фамилия или адрес.
Примечание 1. При вставке поля слияния в основной документ имя поля всегда заключается в двойные угловые скобки (« »). В составных документах эти скобки служат не для выделения. Они лишь позволяют отличать поля в основном документе от нормального текста.
Примечание 2. Для более удобной работы с полями при слиянии рекомендуется установить параметр Затенение полей в положение Всегда, чтобы отличать вставленные поля слияния от обычного текста. Если этот параметр включен, поля отображаются на сером фоне. На печать этот фон, естественно, не выводится.