Завершение слияния

Составные документы можно печатать или видоизменять по отдельности. Это может быть сделано как для всех документов, так и для подмножества документов.

Выберите, следует ли редактировать весь набор документов, только копию, отображаемую в настоящий момент, или подмножество документов, определяемое по указанному номеру записи. Приложение Word сохраняет копии, которые требуется отредактировать, в виде единого файла, где они отделены друг от друга с помощью разрывов страницы.

Полученный документ можно напечатать и/или сохранить для дальнейшего использования.

Если не требуется сохранять составной документ, а только сформировать и распечатать, слияние можно произвести сразу при печати. Для этого:

• нажмите кнопку Найти и объединить и выберите команду Печать документов,

• в окне Составные печатные документы выберите записи источника данных, которые следует использовать для слияния,

• в окне Печать установите требуемые параметры печати.

Сохранение основного документа

Помните, что составные документы сохраняются отдельно от основного. Основной документ удобно хранить отдельно, поскольку он может оказаться полезен при выполнении последующих слияний.

При сохранении основного документа сохраняется и его подключение к файлу данных. В следующий раз, когда документ будет открыт, приложением будет задан вопрос, нужны ли све­дения из этого файла данных для нового слияния в основной документ.

В случае ответа Да документ открывается с данными из первой записи, полученными в ре­зультате слияния.

В случае ответа Нет подключение между основным документом и файлом данных разрыва­ется. Основной документ становится стандартным документом Word. Поля замещаются на уни­кальные данные из первой записи.

Пошаговый мастер слияния

Слияние можно также выполнить с помощью пошагового мастера слияния, который реализован в виде специальной области задач Слияние, расположен­ной справа на экране, которая позволяет шаг за шагом осуществить весь процесс. Чтобы воспользоваться областью за­дач, в группе Начать слияние на вкладке Рассылки выберите пункт Начать слияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния.

Следуя указаниям Мастера, на первом шаге выберите тип основного документа, например, Письма, нажмите кнопку Далее, чтобы перейти к следующему шагу.

На втором шаге установите переключатель выбора основного документа.

На третьем нужно указать источник данных. Если он создан заранее, то оставьте значение поля Выбор получателя, установленное по умолчанию — Использование списка, и через ссыл­ку Обзор выберите файл-источник.

Если необходимо просмотреть записи источника, применить сортировку или фильтрацию, следует выбрать ссылку Изменить список, откроется окно просмотра записей источника.

В этом режиме можно редактировать записи и выполнять другие действия, которые ини­циируются кнопками, расположенными в нижней левой части окна.

Далее выполняются следующие шаги Мастера слияния. На четвертом шаге в основной документ можно вставить элементы источника. Для этого в основном документе надо выделить место вставки и щелкнуть кнопку Мастера слияния Другие элементы...

Из окна со списком полей выбирают нужное поле, которое вставляется в текст документа кнопкой Вставить.