3. Опис алгоритмів обліку бізнес-процесів в інформаційній системі

3.1. Автоматизація процесів закупки

Підсистема призначена для планування закупівлі і формування замовлень постачальникам відповідно до прийнятої стратегії поповнення складських запасів і роботи із замовленнями покупців.

Підсистема дозволяє автоматизувати такі операції, як:

• автоматичне оформлення замовлень постачальникам на основі замовлень, що надійшли від покупців;

• контроль оплати і постачання товарів по замовленнях;

• коректування і закриття замовлень постачальникам.

Робота з постачальниками в конфігурації 1С:УТ 3.0 здійсюється за допомогою підсистеми «Запасы и закупки». Для початку потрібно створити попереді угоди з постачальниками. Це робиться за допомогою пункту «Соглашения с поставщиками». У нашому випадку описаний один постачальник- Балашівське лісництво, (рис.3.1.1.), який постачає товари і отримує кошти за них по своїй схемі.

Рис.3.1.1. Типові угоди з постачальниками

Наступним етапом є формування замовлення. По замовчуванню ця опція не доступна в конфігурації, тому її включаємо в розділі «Администрирование». Розглянемо процес закупки на прикладі замовлення для Березнівського лісового господарства. Замовлення має такий вигляд (рис.3.1.2.)

Рис. 3.1.2. Замовлення для «Березнівського лісового господарства»

Після того як замовлення остаточно сформоване воно зʼявляється замовленнях постачальникам. Так як у договорі із постачальником у нас проставлено що оплата по товарам здійснюється після доставки товарів протягом 7 днів, то ми формуємо документи на отримання цих товарів (рис. 3.1.3.). Робиться це за допомогою пункту «Документы поступления»:

Рис. 3.1.3 «Документы поступления»

В нас були замовлені товари на суму 4 485 грн. Дрова з берези – 7 м3, та дубові дрова – 9 м3. Після того як ми оформили документи на прихід товарів, нам потрібно змінити статус в самому замовленні на «Готов к поступлению». Таким чином в нас автоматично зʼявиться документ в пункті «Документы на поступление» на вкладці «Распоряжение на оформление». Потрібно вибрати цей документ і натиснути на кнопку «Оформить». Після цього кількість товарів на складі збільшується на ту яку ми замовили (Рис. 3.1.4). Переконатись у цьому можна за допомогою звіту «Остатки товаров на складе».

Рис. 3.1.4. звіт «Остатки товаров на складе».

Після того як ми отримали товар, за угодою ми повинні провести оплату по ньому. Зробити це можна наступним чином. Відкривши замовлення потрібно на його основі створити документ «Списание безналичных ДС». Формуємо його та проводимо. Після чого у замовленні натискаємо на кнопку «Зачёт оплаты». Таким чином ми провели оплату за товари. Після цього у замовлення встановиться статус «Готов к закрытию» (Рис.3.1.5). Закриваємо це замовлення.

Рис. 3.1.5. Статуси замовлення

3.2. Операції реалізації товарів та послуг

ДП «Березнівське лісове господарство» займається роздрібною і оптовою торгівлею. У конфігурації УТ 3.0 документувати продажі товарів можна завдяки підсистемі «Продажи». Для управління рухом товарів і поповнення складів в роздрібній торгівлі застосовуються такі ж методи, як і в оптовій. Формування документу продажу товарів формується в пункті «Документы продажи». За допомогою кнопки «Создать» відкривається форма (Рис. 3.2.1) у якій потрібно вказати основні деталі здійснення операції продажу, вказати покупця, договір за яким здійснюється продаж, склад на із якого продаються товари і так далі.

Рис. 3.2.1 Створення документу продажу товарів

Так як товари в основному продаються в роздріб, то оплата проводиться відразу в касу за допомогою прихідного касового ордеру, який формується на основі документу продажу товару.

Рис. 3.2.2 Прихідний касовий ордер

Кожного дня Березнівський лісгосп реалізовує та закуповує товари різними способами оплати, в організації всі клієнти важливі тому можливе створення індивідуального замовлення для кожного клієнта з різними умовами. Наприклад клієнт «Славінський Олександр Андрійович» є постійним оптовим покупцем, що купує в нас багато товарів, а саме - саджанці. Однак з ним іноді є проблеми з вчасною оплатою: в день замовлення він оплатив 70 %, а пізніше (за домовленістю) – 30 % (рис.3.2.3.). Тому для ног обуло створено індивідуальну угоду.

Рис.3.2.3 «Индивидуальные соглашения с клиентом»

Сформувавши звіт руху товарів по складах (звіти підсистеми «Запасы и закупки»). Ми можемо побачити, що ми продали за день.