Тема 4. Систематизация и хранение документов

44. По каким принципам формируются дела?

Номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический, экспертный.

45. Сколько времени хранятся дела долговременного хранения?

Свыше 10 лет

46. Что такое номенклатура дел?

Номенклатура дел – систематизированный перечень заводимых в орг-ции дел с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Три типа – типовая, примерная и номенклатура дел орг.

47. Что такое архив?

Архив –организация или ее структурное подразделение, выполняющая прием и хранение документов с целью использования ретроспективной документной информации.

48. Какие задачи выполняет экспертная комиссия организации?

- рассмотрение номенклатуры дел орг-ции

-ежегодный отбор документов для архивного хранения

-уничтожение документов с истекшим сроком хранения

-определение сроков хранения дел.

49. Какая дата считается начальной датой личного дела?

Дата подписания трудового договора

50. В какой последовательности хранятся личные дела в отделе кадров?

По алфавиту

51. Какие этапы архивного хранения документов существуют?

Документы текущего и последнего истекшего года --- архив структурного подразделения ----хранение 2 года

----- архив организации --- дела временного хранения ---- хранение до ист. срока ---- уничтожение

|

дела постоянного хранения --- хранение 15 лет --- государственный архив

52. Необходима ли опись на дело кратковременного хранения?

Нет

Тема 5. Виды документов

53. Какие документы относят к организационным?

Организационные документы – комплекс док., содержащих правила создания орг., выбор ее организационно-правовой формы структуру , среднюю численность и т.д.

Устав, положения ( о министерствах, о бухучете, о зарплате и тд), инструкции, штатное расписание, структура и штатная численность, правила внутреннего трудового распорядка.

54. Какие локальные акты должны быть в организации?

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила по обеспечению безопасных условий и охране труда;

Положение о нормированном рабочем дне;

Положение о порядке хранения персональных данных работника.

штатное расписание;

трудовой договор на каждого сотрудника;

должностная инструкция;

приказы о приеме, переводе, увольнении работника;

иные приказы руководителя организации;

графики отпусков;

положение о структурном подразделении и т.д.

55. Что такое устав организации?

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

56. Что регламентирует положение?

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом и его структурных подразделений.

57. Что такое трудовые функции?

Трудовая функция - это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы.

58. Что такое штатное расписание?

Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

59. Какие виды документов относят к распорядительным?

Распорядительные документы – документы, носящие административный характер, обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или должностным лицам.

Постановления, приказы, распоряжения, указания, решения.

60. Какие виды приказов выделяют в делопроизводстве?

Приказ — правовой акт, издаваемый единоначально первым руководителем организации.

Приказы по основной деятельности издаются для решения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией, по всем вопросам руководства ее текущей деятельностью. 

Приказы по личному составу издаются для документирования трудовых отношений работника и работодателя или служащих и нанимателя. Эти приказы издаются при приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, направлении в командировку, поощрении работника, наложении на него дисциплинарного взыскания или увольнения с работы.