Создание итоговых строк.

Команда Промежуточные итоги может быть использована для получения различной итоговой информации. Но перед подведением итогов таблица должна быть обязательно отсортирована по тому столбцу, по которому предполагается подведение итогов (командная вкладка Данные, Сортировка). После этого выделяют таблицу и выбирают командную вкладку Данные, Промежуточные итоги. При выводе промежуточных итогов MS Excel всегда создает структуру списка: с помощью символов структуры можно отобразить список с нужным уровнем детализации данных. После выбора команды активизируется диалоговое окно Промежуточные итоги. Несмотря на название окна, будет создана и строка общего итога. Программа по умолчанию использует первый столбец таблицы, чтобы сгруппировать данные для вычисления промежуточных итогов. Для этой цели можно использовать любой столбец. В диалоговом окне нужно выбрать следующие параметры:

• При каждом изменении в: из раскрывающегося списка нужно выбрать название столбца, по которому будет подводиться промежуточный итог.

• Операция: из раскрывающегося списка нужно выбрать функцию, используемую при подведении итогов. Наиболее часто используемая функция – это сумма. Также можно выбрать Количество, Среднее, Максимум, Минимум, Произведение и т.д.

• Добавить итоги по: нужно указать по какому (каким) полю (полям) подводить итоги.

Если в списке неоднократно подводятся итоги, то установка переключателя Заменить текущие итоги приведет к тому, что итоги, полученные ранее будут заменены новыми. В том случае, если этот переключатель убрать, то каждый раз к предыдущим итогам будут добавляться новые (итоги, полученные ранее удаляться не будут).

Если нужно, чтобы каждая группа строк располагалась на отдельной странице для последующей печати нужно установить переключатель Конец страницы между группами.

При установке переключателя Итоги под данными, промежуточные и общие итоги будут расположены под данными, а если нет этого переключателя – над данными.

Чтобы убрать все итоги, нужно повторно выбрать командную вкладку Данные, Промежуточные итоги и воспользоваться кнопкой Убрать все.

Использование функций в расчетах ms Excel

Если необходимо убедиться в том, что значения списка удовлетворяют условию, можно использовать функции работы с базами данных.

В MS Excel имеется 12 функций рабочего листа, используемых для анализа данных из списков или баз данных. Каждая из этих функций имеет обобщенное название Д-функции и использует три аргумента: база_данных; поле; критерий. Эти три аргумента ссылаются на интервалы ячеек на рабочем листе, которые используются данной функцией.

Синтаксическая формула:

= БДфункция (база_данных; поле; критерий)

База_данных – это интервал ячеек, формирующих список или базу данных. База данных представляет собой список связанных данных, в которых строки данных являются записями, а столбцы – полями записей. Верхняя строка списка содержит названия всех столбцов.

Поле определяет столбец, используемый функцией. Поля данных в списке должны содержать идентифицирующее имя в первой строке. Аргумент «поле» может быть задан как текст с названием столбца в двойных кавычках или как число, задающее положение столбца в списке.

Критерий – это ссылка на интервал ячеек, задающих условие для функции. Функция возвращает данные из списка, которые удовлетворяют условиям, определенным диапазоном критериев. Любой интервал, который содержит по крайней мере одно название столбца и по крайней мере одну ячейку под названием столбца с условием, может быть использован в качестве критерия. Таблица критериев создается заранее, до вызова функции.

ДСРЗНАЧ – усредняет значения в столбце списка или базы данных, удовлетворяющих заданным условиям.

БСЧЕТ – подсчитывает количество ячеек в столбце списка или базы данных, содержащих числа, удовлетворяющие заданному условию. Аргумент «поле» не является обязательным. Если аргумент «поле» опущен, то функция БСЧЕТ подсчитывает количество записей в безе данных, отвечающих критериям.

БСЧЕТА – подсчитывает непустые ячейке в столбце списка или базы данных, которые удовлетворяют заданным условиям. Аргумент «поле» не является обязательным. Если аргумент «поле» опущен, то функция БСЧЕТА подсчитывает количество записей в базе данных, отвечающих критериям.

БИЗВЛЕЧЬ – извлекает отдельное значение из столбца списка или базы данных, которое удовлетворяет заданному условию. Если ни одна из записей не удовлетворяет критерию, то функция БИЗВЛЕЧЬ возвращает значение ошибки.

ДМАКС – возвращает наибольшее число в столбце списка или базы данных, которое удовлетворяет заданным условиям.

ДМИН – возвращает наименьшее число в столбце списка или базы данных, которое удовлетворяет заданным условиям.

БДСУММ – суммирует числа в столбце списка или базы данных, которые удовлетворяют заданным условиям.