Метод анализа документов

1. Метод анализа документов — метод сбора данных в ходе прове­дения исследований систем управления, основанный на приме­нении информации, зафиксированной в письменной или печатной форме, на магнитной пленке, в электронном виде, в иконо­графической форме и др.

Документ — зафиксированная на материальном носителе ин­формация с определенными реквизитами.

Использование данного метода дает исследователю возмож­ность определить структуру и элементы изучаемой системы управления, взаимосвязи, существующие между этими элемен­там, изучить законы функционирования данной системы, при­обрести сведения, необходимые для изменения изучаемой сис­темы, и т. д. Метод анализа документов бывает двух видов:

• традиционный;

• формализованный.

2. Традиционный анализ документов состоит из исследования со­держания документов:

• его авторов;

• целей создания;

• форм и видов;

• надежности документов;

• достоверности используемой информации.

Данный метод используется при анализе:

• функциональных обязанностей в сочетании с анализом прика­зов о поощрении;

• справок по результатам проверки деятельности подразделений;

• писем, жалоб, приходящих в аппарат управления.

3. Формализованный анализ документов (контент–анализ) — ме­тод сбора данных при помощи количественного описания имею­щейся информации в документах. Анализу подвергаются различ­ные источники информации:

• официальные документы организации (устав, указы, прика­зы и др.);

• логотипы;

• эмблемы;

• этикетки;

• видеозаписи;

• газетные и журнальные статьи;

• фотографии и др.

Основу данного метода составляет процесс кодирования ин­формации с целью получения количественной информации о содержимом документа.

Контент–анализ разделен на следующие стадии:

– определение системы категорий анализа, т. е. смысловых еди­ниц, которые находятся в тексте. При этом необходимо опреде­лить систему смысловых единиц таким образом, чтобы она:

• соответствовала решению исследовательских задач;

• отражала смысл основных понятий исследования;

• была надежной, ее составляющие были взаимоисключаю­щими;

– выбор единицы анализа текста, в качестве которой могут вы­ступать:

• слово;

• предложение;

• тема;

• идея;

• автор;

• персонажи;

• социальная ситуация;

• часть текста;

– установление единицы отсчета — количественный критерий единицы анализа, которая позволяет зафиксировать частоту появления единиц анализа в исследуемом документе. В каче­стве единиц отсчета могут выступать:

• количество определенных слов;

• число красных строк;

• общее число строк;

• количество строк;

• число букв в абзаце и т. д.

4. Документы различаются по следующим классификационным признакам:

способу изготовления:

• письменные — к которым относятся печатные и рукописные документы;

• видео–, кино–, фотодокументы, картины и т. д.;

• звуковые — радиозаписи, магнитофонные записи, компакт–диски;

• машинные — которые обрабатывают данные средствами вы­числительной техники;

характеру генезиса:

• официальные — которые создаются юридическими и должно­стными лицами. Например, общеадминистративные доку­менты (принимаются и оформляются руководством пред­приятия, касаются общих вопросов функционирования ор­ганизации и ее производственной деятельности), служебные документы (отражают сведения об имевшим место факте в организации);

• неофициальные — которые создаются неофициальными ли­цами, например, неформальным лидером;

характеру аудитории:

• внешние ~ создаются для предоставления их другим ор­ганизациям или полученные от других предприятий;

• внутренние — создаются для использования внутри органи­зации;

характеру используемой информации:

• первичные документы, которые составляются на основе не­посредственных результатов исследования конкретных ситу­аций, деятельности отдельных лиц;

• вторичные документы составляются на основе первичных документов и имеют более обобщенный характер;

тематике содержания:

• исторические;

• экономические;

• правовые;

• статистические и др.;

сроку хранения:

• временного хранения;

• постоянного хранения;

этапу формирования:

• оригинал;

• копия.

5. Данный метод имеет следующие достоинства:

• нет необходимости добывать информацию, так как данный метод использует уже имеющуюся информацию;

• высокая степень надежности получаемых данных, так как документы наиболее удобны для проверки;

• возможность исследования системы управления в историчес­ком плане посредством анализа документов прошлого. Недостатком данного метода анализа документов является то, что есть вероятность столкнуться с фальшивыми документами.