Официально-деловой стиль. Правила оформления документов.

Документы - это оформленные по установленным правилам и зафиксированные на разных носителях информации тексты, необходимые для реализации управляющих воздействий.

Правила оформления текстов деловых документов регулируются следующими стандартами:

• ГОСТ Р 6.30 - 2003. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

• ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированная система документации. Требования к постророению формуляра-образца.

• ГОСТ ИСО 8601-2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования.

• ГОСТ ИСО 15489:2001. Information and Documentation. Records Management.

Существуют пять типов записи для деловых документов:

1. Линейная - запись, обладающая самомтоятельностью в оформлении мысли, с полностью оформленными предложениями, которые соответствуют требованиям официально-делового стиля (автобиографии, заявления, объяснительные записки, деловые письма, инструкции).

2. Запись в виде текстов-аналогов, отличающаяся от линейной большей стандартностью, совпадением целого ряда языковых и графических компонентов (приказы, решения, постановления).

3. Трафарет - традиционная линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией; используются в типичных ситуациях (справки, контракты, договоры).

4. Анкета - перечень заранее подобранных вопросов. Отличается от трафарета тем, что является более дробной, вопросы и ответы могут иметь как одинаковую, так и разную форму, вопросы и ответы располагаются по вертикали (личный листок по учёту кадров).

5. Таблица - совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и занесённых в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей (табели, расчётные ведомости, штатное расписание и др.).

Форма, в соответствии с которой составляется документ, определяется требованиями ГОСТов и действуюшими правилами оформления документов. В случае отсутствия законодательно закреплённых рекомендаций по составлению документа прибегают к сложившейся практике их оформления.

Составные части документа (его реквизиты) определяются рекомендациями ГОСТ Р 6.30 - 2003. "Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Для каждой разновидности документов набор реквизитов определяется отдельно в соответствии с требованиями ГОСТа, Гражданского или Налогового кодексов РФ, другими юридическими актами, а также сложившейся практикой делопроизводства. Отсутствие обязательных реквизитов документа может повлечь за собой признание его недействительным, а значит освободить партнёра от обязательств, зафиксированных в таком документе.

ЛУЖЕБНО-ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ. ОСОБЫЕ ВИДЫ РЕЧЕВОГО ОБЩЕНИЯ

Деловое общение – такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи, т.е цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения. Ограничения в поведении людей: достаточно жесткая регламентация, иерархичность построения организации (между подразделениями и сотрудниками закрепляются отношения подчинения, зависимости, неравенства), мотивация труда как условие эффективной деятельности или предприятия. Требования к речевой коммуникации: четко определенную цель своего сообщения, делайте с. понятным и доступным для восприятия разными группами работников, делайте с. по возможности краткими и сжатыми, отказ от излишней информацией, в раз. с сотрудниками следуйте правилам активного слушания, демонстрирует им сигналы вашего понимания и готовности к совместными действиям.

Деловая беседа- разговор преимущественно между 2 собеседниками. Цели: стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого, вызвать желание к действию; необходимость выработки руководителем соотв. решений на основе анализа мнений и высказываний сотрудников. Вопросы в деловой беседе: по характеру ожидаемых ответов – закрытые и открытые; по заключенному в них содержанию – вопросы о фактах, вопросы о мнениях, желаниях, установках; по функциям – контрольные вопросы (служат для проверке достоверности ответов), уточняющие ( уточняя или перепроверяют сказанное), зондирующие( цель – получить как можно больше информации о собеседнике, чтобы решить в каком направлении действовать). Зеркальные вопросы -построены на полном повторении ответа собеседника или на повторении ключевых слов в его ответе, напр. на достижение понимания его чувств, переживаний, состояний. Косвенные вопросы – используются в случаях, когда есть опасение, что на прямой вопрос человек не будет отвечать искренне. Эстафетный в опрос предназначен для поддержания и продолжения диалога.

Вопросы – мосты – используются для перехода к другой теме в беседе. Заключающие – используются при завершении, если важно подчеркнуть равноправие собеседников. Виды деловых бесед: беседа при приеме на работу ( носит характер приемного интервью, основная цель которого оценить деловые качества поступающего на работу), беседа при увольнении с работы (ситуация незапланированного, добровольного ухода сотрудника и сит., когда приходиться увольнять сотрудника или сокращать), проблемные и дисциплинарные беседы(поручение задания, критика подчиненного, отчет о работе). Структура; подготовительный этап ( продумать вопросы, условия и время проведения, подготовить необходимые материалы и документы), начало беседы (установление контакта с собеседником, пробуждение интереса к беседе: метод снятия напряженности- использование. теплых слов, метод зацепки – использование кого-либо события, сравнения, личного впечатления, анекдота, метод стимулирования игры воображения, метод прямого подхода – непосредственный переход к делу) , основная часть( сбор и оценка информации, выявление целей и мотивов собеседника) , заключительная часть ( своеобразная общая оценка беседы, достижение цели, обеспечение благоприятной атмосферы).

Деловое совещание- деятельности, связанная с принятием решения группой лиц. Факторы успеха: тщательное планирование цели, состава  участников, повестки дня и места проведения. Виды деловых совещаний:

принадлежность к сфере общественной жизни ( собрания и заседания раз. пол., научные симпозиумы, семинары, конференции

масштаб привлечения участников (меж., отраслевые, региональные, областные, городские)

место проведения (местные, выездные)

периодичность проведения (регулярные, постоянно действующие

кол-во участников( в узком составе, в расширенном, представительные

Цели инструктивных совещаний: передача необходимый сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления. Цели оперативных совещаний получено информации о текущем состоянии дел. Проблемных совещаний – поиск наилучших решений определенной проблемы в кратчайшие сроки.

Проблемное совещание может включен мозговой штурм.

Телефонный           разговор – контактное по времени, но дистантное в пространстве и опосредованное спец. тех. ср-ми общение собеседников. Особенности телефонной коммуникации: скорость передачи информации, немедленное установление связи абонентов, конфиденциальность контакта.

Невербальные средства общения: паузы, интонация, шумовой фон, быстрота снятия трубки, параллельное обращение к другому собеседнику.

5.4.Языковые формулы официальных документов

В сфере культуры официально-деловой речи действуют текстовые и языковые нормы. Основные различия между ними сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа.

За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы для типовых официально-деловых ситуаций и соответствующего им жанра документа.

Языковые, формулы — это устойчивые (стандартизированные, шаблонные) языковые обороты, используемые в регулярно повторяющихся ситуациях делового общения. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру, упрощает процедуру создания официальной бумаги.

Языковые формулы заголовков к тексту

По вопросу о + сущ. в предл. п. По вопросу об организации помощи многодетным семьям

Предлог о + сущ. в предл. п. О проведении научно-технической экспертизы

Языковые формулы обращения

Уважаемый (должность)

Уважаемый господин...

Уважаемые господа!

Уважаемый Александр Иванович!

Уважаемая Марина Сергеевна!

Языковые формулы, используемые для выражения

мотивов создания документа

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью...

В соответствии с письмом заказчика...

В ответ на Ваш запрос сообщаем...

Согласно решению Департамента образования...

В подтверждение нашего телефонного разговора...

Ссылаясь на Ваше гарантийное письмо...

причин создания документа

Ввиду чрезвычайных обстоятельств...

Учитывая повышение спроса на продукцию Вашего предприятия...

В связи с проведением совместного семинара по проблеме...

В связи с нарушением сроков доставки товара...

В связи с тяжелым материальным положением...

цели создания документа

В целях усиления охраны государственного имущества...

В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес...

В целях согласования сроков проведения конференции...

Во исполнение приказа ректора университета...

Для согласования ряда спорных вопросов...

Для согласования кандидатур...

сообщения, уведомления

Сообщаем, что...

Информируем Вас о том, что...

Уведомляем Вас о...

Организация извещает о...

Считаем необходимым поставить Вас в известность...

Довожу до Вашего сведения, что...

распоряжения, приказа

Назначить на должность...

Утвердить решение Ученого совета Института...

Обязать руководителей структурных подразделений...

Создать комиссию в составе...

Возложить ответственность за обеспечение порядка проживания студентов в общежитии на...

Назначить расследование по факту...

предложения

В ответ на Ваш запрос наша фирма может предложить Вам...

Предлагаем рассмотреть возможность сотрудничества в области...

По Вашей просьбе посылаем прайс-лист нашей кампании и предлагаем ознакомиться с...

Мы можем поставлять Вашей организации...

отказа от предложения

К сожалению, мы не можем предоставить Вам имеющуюся у нас информацию по причине...

Ваш проект отклонен по следующим причинам...

Присланная Вами смета расходов на... не может быть утверждена в силу...

Несмотря на предпринятые нами усилия, Ваше предложение не может быть реализовано в установленный Вами срок...

В настоящее время наша организация не имеет возможности заключить договор о...

обещания, гарантии

Гарантируем, что...

Оплата гарантируется...

Конфиденциальность информации гарантируется...

Факты нарушений правил торговли будут рассмотрены в установленном порядке...

Соответствующие меры будут приняты...

напоминания, предупреждения

Напоминаем Вам, что в соответствии с достигнутыми договоренностями Вы должны...

Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате составляет...

Уведомляем Вас о том, что срок сдачи объекта истекает...

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что Издательство оставляет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие Договора в случае несвоевременного представления рукописи.

просьбы

Обращаемся к Вам с просьбой...

Просим изыскать возможность положительного решения вопроса о...

Просим направить в адрес нашей организации сведения о...

Просим выслать каталоги Ваших изделий...

Просим принять меры...

Прошу разрешить мне отсутствовать на рабочем месте ... числа в связи с...

Прошу принять меня на работу на должность...

приглашения

Приглашаем Вас принять участие в...

Приглашаем Вас стать участником...

Приглашаем представителя Вашей фирмы посетить наше предприятие...

Просим принять участие в проведении выставки-ярмарки...

Языковые формулы

заключительной части текста

Надеемся получить ответ в ближайшее время...

Надеемся, что наша просьба будет выполнена...

Надеемся на продолжение сотрудничества...

Ожидаем Вашего согласия...

Убедительно просим Вас не задерживать ответ...

Заранее благодарны...

С уважением... (подпись).

Разговорно-бытовой стиль речи

Под разговорным стилем понимают особенности и колорит устно-разговорной речи носителей литературного языка. Несмотря на своё название, данный стиль проявляется и в письменной форме, к примеру, в записках, личных письмах, дневниках, при компьютерном общении на форумах, в чатах. Типичной сферой функционирования разговорного стиля являются бытовые и профессиональные отношения при устном общении.

Разговорная речь – одна из базовых форм коммуникации, используемая в ситуациях непринуждённого повседневного общения на бытовые темы. Разговорная речь не входит в систему функциональных стилей, она противопоставлена им по ряду признаков: ей не свойственна стандартизованность, регламентированность, тяготение к письменной форме функционирования.

Разговорная речь носит устный характер.  Размещено на реф.рф Известно, что восприятие устного текста намного сложнее, чем восприятие письменного текста͵ что объясняется темпом речи и невозможностью вернуться к началу речи, в случае если не учитывать такую ситуацию, когда собеседник переспрашивает говорящего. В языке существует ряд механизмов, которые помогают восприятию звучащего текста. Одним из таких способов является упрощение языковых средств на всœех уровнях: 1) сокращённое произношение слов (щас вместо сейчас); 2) сокращение словосочетания до единичного слова (был в Большом вместо в Большом театре); 3) опущение членов предложения, значения которых ясны из контекста (Где она? вместо Где она находится?).

Для разговорно-обиходного стиля характерны: неофициальность и непринуждённость, неподготовленность речи и её автоматизм, непосредственное участие говорящих и диалогичность. Речь при этом сопровождается жестами, мимикой и другими экстралингвистическими факторами.

К ярко выраженным стилевым чертам разговорной речи можно отнести: 1) непринуждённый и фамильярный характер общения; 2) конкретизованный характер речи; 3) прерывистость и непоследовательность речи с логической точки зрения; 4) идиоматичность и общеизвестную стандартизованность; 5) эмоционально-оценочную информативность и аффективность (волнение, сопровождение речи плачем, криком, яростью).

Лексические особенности разговорного стиля: 1) единицы разговорной окраски, преимущественно бытового содержания; 2) ограниченность абстрактной лексики и книжных слов, терминологии и иностранных слов; 3) активность фразеологии с фамильярной, ласкательной, неодобрительной окраской; 4) частотность окказионализмов; 5) развитая полисемия (так называемые ʼʼсемейные языкиʼʼ и ʼʼдружеские жаргоныʼʼ); 6) обновление устойчивых оборотов, их переосмысление и контаминация (скрещение двух единиц: ʼʼиграет значениеʼʼ, образованное из ʼʼиграть рольʼʼ и ʼʼиметь значениеʼʼ).

Важно заметить, что для словообразования характерны: 1) суффиксы субъективной оценки со значением ласкательности, увеличительности, неодобрения (мамочка, дитятко, лапушка; кривляка, пошлятина; холодина, домище); 2) суффиксы с функциональной окраской разговорности (раздевалка, ночёвка, печка; говорун, работяга, дохлятина, билетёрша); 3) бессуффиксальные образования (хворь, плясь); 4) прилагательные оценочного значения (глазастый, худющий, драчливый); 5) глаголы префиксально-суффиксального типа (пошаливать, приговаривать, дерануть, здороветь); 6) удвоение корней (умный-преумный).

Из морфологических особенностей следует отметить 1) частотность глаголов, личных местоимений, частиц (ну, вот, ведь); 2) отсутствие причастий и деепричастий; 3) частотность форм родительного и предложного падежей с окончанием -у (из дому, нет сахару, в отпуску); 4) использование местоимений для усиления экспрессии (приходит данный твой очкарик); 5) тенденция к использованию нулевой формы первой части составных имён и числительных (к Иван Иванычу; ʼʼиз двести пятьдесят трёхʼʼ); 6) особая форма существительных, называемая звательным падежом (Пап! Мам! Вер!).

Синтаксис разговорного стиля характеризуется глубокой эллиптичностью (безущербные пропуски членов предложения), речь отличается эмоциональностью и экспрессивностью, разнообразным ритмико-темповым и интонационным оформлением. Преобладают простые предложения, чаще односоставные и неполные, для которых характерна инверсия (нарушение порядка слов: Ты ходил куда? вместо Куда ты ходил?).

Связь между частями текста указывается в основном не с помощью союзов и союзных слов, а интонационно (Она знала: он придёт). Местоимения и местоимённые наречия способны выражать значения, свойственные исключительно устной речи: определённость, интенсивность действия, оценочные смыслы заполняют паузы (Тут к тебе какой-то мужчина заходил. Сегодня такая жара! Ты это самое… не спеши).

Указанные выше особенности характерны и для письменной разговорной речи: Милый Саша! Я в Сочи. Тут тепло. Солнце. Греюсь, ибо сильно намёрзся в этой поездке. Театры нетопленые. Гостиницы тоже. Отопительный сезон начинается поздно. По этой причине я болен. Ну, как Вы живёте? На даче? У меня тоже есть дача… До свидания! Целую Вас, дорогой. Привет всœем! Твой Андрей.

В письме использованы этикетные клише приветствия и прощания. Встречается эллипсис (Я в Сочи вместо Я нахожусь в Сочи); преобладает парцелляция (Тут тепло. Солнце). Письмо как бы воспроизводит устную речь автора. Можно сделать вывод, что переписка тоже представляет собой ʼʼсвёрнутыйʼʼ диалог – обмен репликами между людьми, пишущими друг другу.

Следует иметь в виду, что письменный текст ценится носителями языка выше, чем текст устный. При этом создание письменного текста требует значительно больших усилий, чем создание текста устного. Создавая письменный текст, носитель языка развивает свою языковую личность.

Публицистический стиль речи

Курилова Елена Алексеевна