Задание 3. Работа со списками и базами данных
Работа со списками
Необходимые теоретические сведения
Базы данных как способ хранения и обработки различной информации играют в настоящее время огромную роль. В базах данных хранят сведения о клиентах, заказах, справочники адресов и телефонов, различного рода информацию о туристических агентствах и предлагаемых услугах и т. д.
Для учета данных о сотрудниках на предприятиях используют самые разнообразные методы. В одних организациях существуют журналы учета, куда информация вносится вручную, в других применяются классические базы данных для учета кадров, в третьих используются СУБД Access. Но в большинстве случаев на небольших предприятиях учет данных о сотрудниках ведется в электронных таблицах Microsoft Excel.
Понятие списка
В Microsoft Excel 2010 под списками подразумеваются таблицы со связанными между собой данными. Имеется набор функций облегчающих обработку и анализ данных: сортировка, поиск информации, фильтрация данных и т.д. Списком может быть, например, справочник или ведомость. Для того чтобы таблица была списком необходимо, чтобы ее столбцы имели имена и содержали однотипные данные. Создадим документ со списком следующего вида.
Создайте новую книгу. Для этого выполните команду Файл / Создать / Новая книга и нажмите кнопку Создать.
Курсор мыши поместите в рабочую область программы. Наберите в ячейках А1-Е1 имена полей: фамилия, имя, отчество, адрес, телефон.
Выделите ячейки А1-Е1 и установите шрифт Times New Roman 14 пунктов, а затем выровняйте по центру.
Заполните все остальные ячейки текстом шрифта Arial 10 пунктов.
Установите внутренние и внешние границы для таблицы. Для этого выделите таблицу и выберите команду Главная / (ячейки) Формат / Формат ячеек. Затем выберите вкладку Граница и щелкните на кнопки: Внешние и Внутренние.
Отрегулируйте ширину столбцов по содержимому. Для этого выделите таблицу и выполните команду Главная / (ячейки) Формат /Автоподбор ширины столбца.
Таким образом, строки списка становятся записями, а заголовки столбцов – именами полей списка. Имена полей должны располагаться в верхней части списка и находиться в отдельных ячейках. Нужно помнить, что пустая строка указывает на окончание списка, поэтому не следует оставлять пустых строк между заголовками столбцов.
Сортировка
При вводе записей можно не обращать внимание на их порядок, т.к. в дальнейшем есть возможность сортировать списки. Отсортируем созданный только что список по полю Фамилия в порядке возрастания.
Рис.1. Адресная книга
1. Для того чтобы программа Microsoft Excel 2010 обнаружила список нужно щелкнуть по любой ячейке, относящейся к списку.
2. Выполните команду Данные / (сортировка и фильтр) Сортировка. После чего программа сама выделит таблицу.
3. В окне Сортировка выберите следующие значения: сортировать по - Фамилия, затем Сортировка - значения, в последнюю очередь Порядок - от А до Я. Нажмите кнопку ОК.
Для дальнейшего изучения приемов сортировки данных списка создадим документ следующего вида.
Рис. 2. Учетная книга продаж телефонов
Получится документ следующего вида:
Создадим документ следующего вида:
9. Сохраните полученный документ на диске С: в папке Учебные документы.
Использование фильтров
Общие сведения
При работе с большими списками, бывает удобнее отображать не весь список, а только его часть, называемую подмножеством списка. Для того чтобы выбрать записи удовлетворяющие определенным условиям и временно скрыть остальные записи используется фильтр. Фильтр используется, вводя условия фильтрации.
Чтобы установить фильтр, нужно нажать на любую ячейку списка с данными и выполнить команду Данные / (Сортировка и Фильтр) Фильтр.
После этого вид списка изменится. У каждого столбца появится дополнительная кнопка, нажатие которой приводит к открытию перечня условий фильтрования соответствующего поля. Эти условия представляют собой список названий полей в соответствующем столбце, а также ряд общих условий: Все, первые 10, и т.д. Применив одно из условий мы изменим вид списка.
При использовании фильтра, все записи не входящие в подмножество, т.е. не удовлетворяющие условиям фильтра скрываются. В строке состояния программы отображается общее число записей и число записей, удовлетворяющее условию. При фильтрации нумерация строк не меняется, а номера отфильтрованных записей выделяются другим цветом. Кнопка у названия столбца также изменяет свой цвет, показывая, что она используется в качестве условия для фильтра.
Чтобы отменить применение фильтра нужно выбрать пункт Все в выпадающем списке. Программа позволяет создавать довольно сложные фильтры, используя пункт условие. Появляющийся при этом диалог содержит несколько выпадающих списков. Левый верхний список содержит логические операции, такие как: равно, больше, меньше и т.д., так и условие для поиска данных: содержащих или не содержащих данный текст. Полей для операции два, и они объединяются по правилу И либо ИЛИ. Правые списки содержат значения условий из списка фильтрации. После завершения форматирования условия нажмите кнопку ОК.
Чтобы завершить работу с автофильтром необходимо еще раз выполнить команду Данные/(Сортировка и Фильтр)Фильтр.
Фильтрация
Создадим
таблицу следующего вида для изучения
приемов фильтрации.
