50. Описать детельность отдела закупок оптовой организации

Отдел закупок является главным подразделением в оптовой организации, где принимаются решения о закупке товаров, заключаются договора на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщика, устанавливаются требования к качеству продукции и т.д.

Важность этого подразделения в общей структуре оптовой фирмы трудно переоценить, точно так же, как трудно переоценить важность правильно организованной закупочной деятельности для работы всей торговой организации.

Отдел закупок совместно с отделом продаж осуществляет изучение потребительского спроса: выявляют потребности товарополучателей, определяют состояние спроса на отдельные товары, выявляют тенденции изменения спроса и прогнозируют его на предстоящий период.

Глубокое изучение спроса оптовых покупателей имеет большое значение для правильного и обоснованного формирования заказов на поставку продукции, т.к. позволяет более точно определить объем и ассортимент закупаемых товаров, своевременно предусмотреть изменения в торговле отдельными товарами.

По мере увеличения объемов закупок штатный состав отдела может расширяться и включать управляющего и нескольких менеджеров с закреплением за каждым из них определенной группы товаров. Управляющий отделом уполномочен решать общие вопросы планирования и организации закупочной деятельности, контролировать действия работников и оказывать им всестороннюю помощь.

Работник отдела ведет календарь закупок, в. котором фиксирует все операции по осуществлению закупочной деятельности. По календарю определяются время очередной поставки груза, состояние товарных запасов, стоимость, условия поставки.

В некоторых оптовых фирмах учет товаров осуществляется в отделе закупок, в других - эту функцию выполняет специально созданный отдел, Правильный учет товаров и его документальное оформление имеют большое значение для планирования закупок. На основании этих документов принимаются решения о новых закупках.

Работники отдела закупок периодически просматривает учетные документы для проверки состояния товарных запасов и корректировки их величины. Периодически проводят инвентаризации, чтобы определить действительное наличие товарных запасов, необходимых для удовлетворения потребительского спроса.

Для каждого товара устанавливается минимальный и максимальный объем закупок. При закупке минимальных партий товара дистрибьютор руководствуется соображениями эконо­мической целесообразности. Закупки товара ниже минимально установленной партии означают повышение цены единицы изделия. На решение о максимальном объеме закупок влияют те же факторы, а также перебои в поставке товаров, ограничения в площадях хранения, в трудовых и материальных ресурсах.

Принятые работником решения об объемах закупок отражаются в рабочем листе или карточке, где фиксируются закупки товара у соответствующего поставщика. Напротив каждого товарного наименования указывается количество товара, включаемого в заказ на будущую поставку. В фирмах, использующих системы передачи данных, это вводится в ЭВМ. Данные, полученные в результате компьютерной обработки, используют при осуществлении закупочной деятельности и изменяются в случае появления новой информации.

В системе оптовой торговли как посредника по сбыту закупочная деятельность определенным образом связана со стимулированием сбыта товаров. Эффективная реклама способна увеличить потребительский спрос на отдельные товары. В рекламе нуждаются, как правило, новые товары, либо специфические товары, требующие специального продвижения. Реклама товаров может инициироваться производителем, дистрибьютором или предприятием розничной сети.

Повышенный спрос на товары может стать основанием для осуществления специальной закупки. Специальный разовый заказ может включать закупку товара, не включенного в обя­зательный ассортиментный перечень оптовой фирмы. Как правило, такое действие дистрибьютора объясняется его желанием установить более прочные контакты с определенным потребителем.

Закупка товаров сезонного назначения осуществляется в период времени, предшествующий началу сезонной продажи. Их закупка не должна превышать реального потребительского спроса. Многие фирмы-производители осуществляют предварительную продажу сезонных товаров, предоставляя дистрибьютору льготные условия расчета, выраженные в отсрочке платежа до наступления сезонной продажи.

Предварительная продажа товара весьма выгодна производителю, поскольку сокращает его расходы на хранение товара и его доставку товарополучателям. С другой стороны, такой метод работы обеспечивает упорядоченность закупочной деятельности дистрибьютора, так как избавляет его от необходимости формировать заказы в спешке и дает преимущество в отсрочке платежа.

Подготовка заказа на поставку может осуществляться вручную и автоматически. Компьютерный метод более эффективен, т.к. обеспечивает скорость и точность подготовки заказа. Большинство оптовых фирм использует при составлении заказа унифицированную форму документа. В форме заказа указывается: наименование и адрес заказчика; адрес отгрузки товара; дата заказа; метод транспортировки; условия оплаты; объем поставки по каждому наименованию товара, характеристика продукции; единица измерения; цена единицы товара; общая стоимость поставки и другие сведения. Он предоставляется в печатном виде, должен иметь подпись лица, уполномоченного осуществлять закупочную деятельность.

Заказ на закупку представляет собой письменный договор в котором оптовая фирма выступает в качестве покупателя, а поставщик - в качестве продавца. После того, как заказ направлен поставщику, работник отдела закупок формирует временное дело, в которое заносится вся документация по данному заказу. Все изменения фиксируются и заносятся в дело. Прием товара от поставщика и размещение его на складе завершают работы с данным заказом. Отдел закупок осуществляет контроль за поставками и качеством поступивших товаров. Неудовлетворительное выполнение заказа ведет к предъявлению претензий о возмещении убытков.