8.5. Аналитический учет движения материалов

Аналитический учет материалов ведется в местах хранения (на складах) и в бухгалтерии. На складах учет движения и остатков материалов ведут материально– ответственные лица на карточках складского учета типовой формы.

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально-ответственным лицом, которого принимают на работу, как правило, по согласованию с главным бухгалтером предприятия. С заведующим складом (кладовщиком) обязательно должен быть заключен типовой договор о полной материальной ответственности.

На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении. Бланки карточек выдаются кладовщику под расписку на основании реестра, в котором указаны их количество и регистрационные номера. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований-накладных и др.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов.

Ведение учета материалов допускается также в книге учета материалов, которая содержит те же реквизиты, что и карточки учета материалов.

Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию, сюда же передают лимитно-заборные карты по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу приходных и расходных документов заведующий складом оформляет реестром, в котором указывает наименование и номера сдаваемых документов. Документы подбираются в пачки по группам и номенклатурным номерам запасов.

По окончании месяца заведующий складом переносит количественные остатки из карточек складского учета в сальдовую книгу (ведомость), которая ведется по балансовым счетам материальных запасов, субсчетам, группам запасов и отдельным их видам.

Контроль за правильностью складского учета осуществляется в бухгалтерии путем проверки правильности составления и оформления первичных документов, записей движения материалов в карточках складского учета и их остатков в сальдовой книге.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии ведется в денежном выражении по материально-ответственным лицам (складам) в разрезе балансовых счетов (субсчетов) и групп запасов.

Поступившие со склада в бухгалтерию первичные документы проверяются на правильность оформления и таксируются (оцениваются) по твердым учетным ценам. Итоги реестров документов (по приходу и расходу) отражаются по синтетическим счетам, субсчетам и группам материалов в накопительных ведомостях. По окончании месяца информация накопительных ведомостей используется для составления групповых оборотных ведомостей по каждому складу.

Правильность ведения складского учета материалов проверяется путем сопоставления стоимостных итогов по каждой группе запасов в сальдовой книге с аналогичными остатками в групповой оборотной ведомости. Если обнаружены расхождения между показателями складского учета и показателями групповой оборотной ведомости, то составляется сортовая оборотная ведомость в пределах той групп запасов, по которой выявлены расхождения.

Такой метод учета материалов называется оперативно-бухгалтерским или сальдовым.

При автоматизированном учете все учетные регистры составляются при помощи вычислительной техники. Применение организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование основных учетных регистров, таких как:

• оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;

• ведомость расхода материалов по заказам, сериям, другим калькуляционным единицам;

• оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;

• оборотная ведомость движения материалов по неотфактурованным поставкам.