Тема 2. Функции менеджмента

Под функциями менеджмента принято рассматривать роль и соответствующие действия, которые исполняются менеджером в процессе управления. Функция менеджмента отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей субъекта управления. Конечным результатом управления является выработка управленческого решения: воздействия, команды, приказа, направленных на достижение поставленной цели. Один работник может выполнять несколько функций, несколько работников могу выполнять одну функцию. Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления.

Все функции менеджмента подразделяются на основные и специфичные.

Основные функции являются инвариантными (базовыми и пронизывающими всю управленческую деятельность), а специфичные отражают особенности управленческой деятельности в конкретной сфере: маркетинг, финансы и бухгалтерия, правовое обеспечение и др.

Наиболее полно содержание менеджмента как процесса отражают основные функции. Они являются общим условием управления социальными и социально-экономическими процессами. Кроме того, основные функции менеджмента характеризуются полнотой содержания, устойчивостью структуры, системностью и универсальностью использования в разных сферах деятельности. Главная их особенность в том, что каждая основная функция менеджмента представляет собой отдельный процесс управления по выработке методов и средств воздействия на персонал и его деятельность для достижения общих результатов организации.

Основными функциями менеджмента являются:

- планирование,

- организация,

- мотивация,

- контроль,

- регулирование (координация).

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Планирование – постановка целей, разработка правил и технологии деятельности, определение стандартов, разработка планов, прогнозирование.

Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей. По сути своей, функция планирования отвечает на три следующих основных вопроса:

1. Где мы находимся в настоящее время? Руководители образовательных организаций должны оценивать сильные и слабые стороны организации во всех важных областях деятельности: организация образовательного процесса, финансы, маркетинг и продвижение образовательных услуг, научно-методическая работа и педагогические инновации, человеческие ресурсы. Все это осуществляется с целью определить, чего может реально добиться организация.

2. Куда мы хотим двигаться? Оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде (см. выше), разнообразные изменения, руководство определяет, какими должны быть цели организации и что может помешать организации достичь этих целей.

3. Как мы собираемся сделать это? Руководители должны решить как в общих чертах, так и конкретно, что должны делать члены организации, чтобы достичь выполнения целей организации.

Посредством планирования руководство стремится установить основные направления усилий на принятие решений, которые обеспечат единство цели для всех членов организации. Другими словами, планирование — это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению ее общих целей.

Организация. Это операционализация целей, разделение на функции и отделы, делегирование полномочий, разработка информационных каналов, координация взаимодействия.

Поскольку в организации работу выполняют люди, то важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая и работу по управлению. Промышленная революция началась с осознания того, что организация работы определенным образом позволяет группе работников добиться гораздо большего, чем они могли бы сделать без такой организации. Исходя из поставленных целей (в том числе в рамках социально-государственного заказа), квалификации персонала, особенностей взаимодействия руководитель создает группы, объединенные выполнением одной или похожих задач.

Другой аспект организации как функции - структурирование. Организовать – значит создать некую структуру. Структура создается как раз на основе группировки работников.

Поскольку сам руководитель не может в одиночку управлять всем и всеми, то он подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным людям задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей. Поступая таким образом, они соглашаются считать себя подчиненными по отношению к руководителю. Делегирование — это средство, с помощью которого руководство осуществляет выполнение работы с помощью других лиц.

Важный аспект организации – создание информационной системы, отладка информационных каналов, позволяющих информации циркулировать среди сотрудников беспрепятственно и без искажений.

К основным направлениям повышения эффективности реализации организационно-исполнительской функции нужно отнести реализацию личностно-ориентированного подхода к организации деятельности; научно и практически обоснованное распределение функциональных обязанностей внутри аппарата органов управления руководителями и членами педагогического коллектива; рациональную организацию труда; формирование относительно автономных систем внутриорганизационного управления. Эффективность использования организационных форм управления, прежде всего, определяется их подготовленностью, целенаправленностью. Педсовет, совещание при директоре или оперативные формы организации управленческой деятельности достигают своей цели при условии взаимной заинтересованности, понимания необходимости выполняемой работы и ее значимости.

Мотивация – деятельность, направленная на побуждение людей эффективно работать для достижения поставленных целей.

Руководитель всегда должен помнить, что даже прекрасно составленные планы и самая совершенная структура организации не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу. И задача функции мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразуясь с целями и планами.

Руководители всегда осуществляли функцию мотивации своих работников, осознавали они это сами или нет. В древние времена для этого служили хлыст и угрозы, для немногочисленных избранных — награды. С конца XVIII и по XX век было широко распространено убеждение, что люди всегда будут работать больше, если у них имеется возможность заработать больше. Считалось, таким образом, что мотивирование — это простой вопрос, сводящийся к предложению соответствующих денежных вознаграждений в обмен за прилагаемые усилия. На этом основывался подход к мотивации школы научного управления.

Исследования в области поведенческих наук продемонстрировали несостоятельность чисто экономического подхода. Руководители узнали, что мотивация, т.е. создание внутреннего побуждения к действиям, является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются. В настоящее время мы понимаем, что для того, чтобы мотивировать своих работников эффективно, руководителю следует определить, каковы же на самом деле эти потребности, и обеспечить способ для работников удовлетворять эти потребности через хорошую работу.

Контроль. Его еще называют функцией обратной связи, поскольку именно в процессе контроля мы можем установить соответствие выполненных работ (по качеству и количеству) стандартам и целям, а также скорректировать работы и внести изменения в планы.

Почти все, что делает руководитель, обращено в будущее. Руководитель планирует достичь цели в какое-то время, точно зафиксированное как день, неделя или месяц, год или более отдаленный момент в будущем. За этот период многое может случиться, в том числе и много неблагополучных изменений. Работники могут отказаться выполнять свои обязанности в соответствии с планом. Могут быть приняты законы, запрещающие подход, который избрало руководство. Может появиться новый сильный конкурент, который значительно затруднит организации реализацию ее целей. Или просто люди могут совершить ошибку при выполнении ими своих обязанностей.

Такие непредвиденные обстоятельства могут заставить организацию отклониться от основного курса, намеченного руководством первоначально. И если руководство окажется неспособным найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем организации будет нанесен серьезный ущерб, достижение целей, возможно даже само выживание, будет поставлено под угрозу.

Контроль — это процесс обеспечения того, что организация действительно достигает своих целей. Существуют три аспекта управленческого контроля. Установление стандартов — это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования. Второй аспект — это измерение того, что было в действительности достигнуто за определенный период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Если обе эти фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, но и знает источник этой проблемы. Это знание необходимо для успешного осуществления третьей фазы, а именно — стадии, на которой предпринимаются действия, если это необходимо, для коррекции серьезных отклонений от первоначального плана.

Одно из возможных действий — пересмотр целей для того, чтобы они стали более реалистичными и соответствовали ситуации. Преподаватель, например, через систему тестов, которая является способом контроля для определения успехов в обучении по сравнению с установленными нормами, увидел, что группа может усвоить больше материала, чем первоначально было определено. В результате он может пересмотреть учебную программу, чтобы обеспечить прохождение большего объема материала.

Регулирование (координация) – это фактически главная связующая функция менеджмента. Она обеспечивает достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. Наиболее часто используются отчеты, интервью, собрания, компьютерная связь, документы. С помощью этих и других форм связей устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирование, организация, мотивации и контроля), а также действие руководителей.