Розділ 2. Основні етапи процесу стратегічного планування: вітчизняний та зарубіжний досвід

2.1. Технологія стратегічного планування: фази та етапи

Зосереджуючи увагу на технології стратегічного планування, передовсім наголосимо на процесуальних фазах стратегічного планування:

1. ініціація та ухвалення процесу стратегічного планування;

2. розподіл службових обов’язків;

3. призначення організації та її цінності;

4. оцінювання зовнішніх та внутрішніх обставин для з’ясування своєї «сили і слабкості», своїх можливостей і перешкод, які треба подолати;

5. окреслення першочергових завдань, що стоять перед організацією;

6. розробка стратегії для керування цими завданнями;

7. ухвалення й застосування стратегічного плану/планів;

8. встановлення дієвого прогнозування;

9. розробка процесу результативного впровадження політики;

10. оцінювання стратегій і процесу стратегічного планування. Ґрунтуючись на технології (обов’язкових елементах) стратегічного планування загалом можна запропонувати такі етапи розробки стратегічного плану:

І етап – Ініціація;

ІІ етап – Створення організаційних структур;

ІІІ етап – Аналіз (SWOT-аналіз);

ІV етап – Визначення місії, цілей, завдань;

V етап – Планування;

VІ етап – Реалізація плану;

VІІ етап – Моніторинг, оцінювання.

Перший етап – ініціація розробки стратегічного планування є достатньо важливою складовою цього процесу, оскільки для створення дієвого стратегічного плану потрібне досягнення початкової згоди щодо процесу стратегічного планування.

Беручи до уваги, що стратегічне планування є складним трудомістким процесом, важливою передумовою реалізації описаної у попередній темі моделі є оцінка готовності персоналу й ресурсів організації до стратегічного планування, досягнення початкової згоди щодо очікуваних результатів, інституціоналізація (закріплення) умов і вимог щодо організації процесу планування відповідним розпорядчим документом (наказом, рішенням, розпорядженням тощо). Головна мета цього етапу процесу стратегічного планування – заручитися підтримкою керівництва (ключових осіб, що приймають рішення (ОПР) щодо ключових завдань для розвитку організації, реґіону чи територіальної громади й очікуваних результатів; оцінити здатність організації, реґіону чи територіальної громади до розробки дієвої стратегії та визначити умови організації процесу стратегічного планування. Для стратегічного планування вирішальне значення має повна узгодженість дій на вищому рівні. Дієве стратегічне планування має ініціюватися на найвищому рівні. Цінності, структура, що є його основою та методологія впровадження, не повинні доводитися зверху у вигляді указів, меморандумів чи нової ухваленої політичної лінії. Якщо керівництво внутрішньо не готове до дискусій, розбудови команди, участі у стратегічному процесі, оцінки разом з іншими представниками управлінської ланки на всіх рівнях установи, у такому випадку краще цю роботу і не розпочинати.

Другий етап передбачає створення Робочої групи. Робоча група із стратегічного планування – найвищий орган і мозковий центр зі стратегічного планування. Утворюється для обговорення і затвердження всіх ключових рішень, пов’язаних з розробкою і реалізацією стратегічного плану. До завдань стратегічної групи можна віднести дотримання організаційного процесу стратегічного планування в організації, реґіоні чи територіальній громаді. Цей процес можна зобразити як своєрідні «сходи», які долає команда, що намагається реалізувати стратегічний план (див. рис. 6):

Рис.6

Кожна «сходинка» є визначально важливим етапом творення стратегії. Команда, що запроваджує стратегічний план у організації, реґіоні чи територіальній громаді має потрібні знання (перша сходинка) зі сфери стратегічного планування і для неї актуально- важливим є створення атмосфери довіри як до людей загалом, так і до процесу стратегічного планування зокрема. Без довіри (друга сходинка) немає сенсу авторитарними методами впроваджувати стратегію, оскільки вона буде мало легітимною.

Наступна сходинка – «надія». Тобто, стратегічний план має давати надію як для окремого працівника чи громадянина, так і для організації, реґіону, громади загалом. Ця надія підтверджуються реальними і конкретними діями робочої групи з реалізації стратегічно- го планування, що відповідають проголошеним цілям і спрямовані на виконання завдань стратегічного плану. Третій етап – аналітичний – дозволяє через здійснення SWOT- і ПЕСТ-аналізу визначити сильні і слабкі сторони, можливості й загрози та стратегічні зв’язки, сприяти формулюванню місії, цілей і завдань у стратегічному плані організації, реґіону, територіальної громади.

На цьому етапі здійснюється SWOT-аналіз (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats. \ Сильні, Слабкі сторони, Можливості, Загрози), що має таке схематичне зображення (див. рис. 7):

Рис. 7. SWOT-аналіз

Для аналізування зовнішнього середовища доцільно провести ПЕСТ-аналіз (політичні, економічні, соціальні й технологічні чинники) за такою схемою (див. таблицю 1).

Таблиця 1

SWOT-аналіз здійснюється на підставі експертних оцінок і може здійснюватися за якісними, кількісними чи комбінованими (якісно-кількісними) критеріями. SWOT- аналіз де-факто є діагнозом стартових умов для впровадження стратегічного планування, оскільки містить визначення сильних та слабких сторін, а також можливостей та загроз для об’єкта стратегічного планування. Схематично це має таке зображення (див. рис. 8):

Рис. 8

На підставі експертних оцінок здійснюється аналізування й виокремлення стратегічних зв’язків (див. рис. 9):

Рис. 9

На підставі результатів SWOT- і ПЕСТ-аналізу можна визначити місію, стратегічні цілі й завдання об’єкта стратегічного планування. Четвертий етап – визначення місії, цілей, завдань. Беручи до уваги бачення як визначення бажаного майбутнього, формуються місія і стратегічні цілі. Бачення є новим елементом довгострокового планування основу якого визначають документи загальнонаціонального характеру. Формулювання (уточнення) місії і стратегічних цілей. Місія – призначення організації, мета розвитку реґіону, територіальної громади для досягнення бажаного майбутнього, що відображає пов’язані з нею суспільні потреби. Фактично місія є сукупністю, квінтесенцією стратегічних цілей. Стратегічні цілі – довгострокові результати діяльності організації, реґіону чи територіальної громади, що досягаються, зважаючи на умови, засоби і потреби. Стратегічна ціль акумулює в собі основу завдань. Стратегічні цілі організації формуються, ґрунтуючись на таких принципах:

• Реальність

• Мотивація

• Ясність

• Обов’язковість

• Узгодженість

Завдання, на відміну від цілей, є конкретними і обмеженими у часі напрямами дій щодо досягнення стратегічних цілей. Сукупність завдань становить стратегічні цілі.

Саме у такий спосіб доцільно перевіряти правильність формулювання місії, стратегічних цілей і завдань у стратегічному плануванні. П’ятий етап планування – етап безпосереднього складання планів дій і оперативних планів. План дій – детальний опис програм і заходів, що мають виконуватися для реалізації стратегічного плану.

Відповідно до системи прогнозних і програмних документів, довгострокові прогнозні та програмні документи складають на період понад п’ять років. ! Для команди, що впроваджуватиме стратегічне планування в організації, реґіоні чи територіальній громаді важливо розуміти таку закономірність: два чи три оперативних плани (ОП) в сукупності становлять план дій (ПД), а два чи три плани дій становлять стратегічний план (СП).

Саме за такою формулою (СП = 2-3ПД = 4-6ОП) доцільно перевіряти правильність складання стратегічного плану (фінансування, часовий відрізок тощо) для організації, реґіону чи територіальної громади. На сьогодні, зважаючи на наявність значної кількості програм, доцільно розглядати їх як складники стратегічного планування, якими часто замінюються плани дій і оперативні плани.

Шостий етап – програми. Для України, зважаючи на наявність значної кількості про- грам (загальнодержавного, реґіонального, місцевого значення), оптимальним було б внесення програм до стратегічного планування. Програма – складник стратегічного плану організації, реґіону, територіальної громади, в якій встановлено цілі програми, задачі, засоби (заходи), показники оцінки діяльності й асигнування.

Сьомий етап – етап моніторингу й оцінювання.

Моніторинг — це систематичне відстеження з ретельним вивченням усього процесу втілення від формального ухвалення стратегічного плану до безпосередньої участі в наданні послуг об’єктом стратегічного планування. При розгляді стратегічного планування варто мати на увазі, що моніторинг є складником оцінювання.

Оцінювання – це з’ясування реалій реалізації стратегічного плану та його головних дійових осіб, критерії, процедури й інструменти виконання завдань і досягнення стратегічних цілей. Оцінювання здійснюється на підставі різних підходів і загалом варто розрізняти такі типи:

• формальне (моніторинг) – отримання інформації, що забезпечує зворотний зв’язок під час процесу стратегічного планування, що сприяє поліпшенню оцінювання;

• підсумкове – по закінченні кожного етапу стратегічного планування.

На підставі моніторингу та оцінювання результатів і процесу стратегічного планування готуються висновки щодо ефективності й результативності стратегічного планування та потреби у внесенні виправлень до засобів, завдань чи цілей стратегічного плану організації, реґіону, територіальної громади. Підготовку остаточних висновків можна зробити за схемою аналізу висновків.

Отже, стратегічне планування – це спільні зусилля команди та органічна єдність цілей, завдань і ресурсного забезпечення для досягнення прогресу в суспільному розвитку чи організації.