2.6 Doręczanie korespondencji

Wszystkie pisma (zawiadomienia, wezwania, decyzje, postanowienia itp.) doręczane są za pokwitowaniem przez pocztę, względnie przez urzędników organu pierwszej lub drugiej instancji.

Pisma są doręczane pod wskazanym przez stronę adresem lub w każdym miejscu, gdzie się ją zastanie.

Cudzoziemcom pozbawionym wolności pisma doręcza się za pośrednictwem administracji zakładu, w którym przebywają.

ZMIANA ADRESU

W toku postępowania strony (cudzoziemcy) oraz ich przedstawiciele i pełnomocnicy mają obowiązek zawiadomić organ przed którym toczy się aktualnie ich sprawa o każdej zmianie swego adresu. W trakcie postępowania, pisma przesyłane są zawsze na adres dla doręczeń, który jako ostatni został wskazany danemu organowi.

• W razie zaniedbania ww. obowiązku doręczenie pisma pod dotychczasowym adresem uznaje się za skuteczne (np. w przypadku takiego doręczenia decyzji termin do złożenia odwołania, będzie biegł nawet jeśli cudzoziemiec lub jego pełnomocnik decyzji tej faktycznie nie odebrali z powodu zmiany adresu)

• NIEOBECNOŚĆ ADRESATA: W przypadku nieobecności adresata pod wskazanym przez niego adresem pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy zawiadamia się adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania.

PISMA DORĘCZA SIĘ:

• Stronie, czyli cudzoziemcowi, pod wskazanym przez niego adresem, a gdy działa on przez przedstawiciela (np. kuratora) - temu przedstawicielowi.

  • Strona jest obowiązana potwierdzić odbiór pisma swoim podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. Jeżeli uchyli się ona od potwierdzenia doręczenia, doręczający sam stwierdzi datę doręczenia oraz wskaże osobę, która odebrała pismo i przyczynę braku jej podpisu.

  • Jeżeli strona odmówi przyjęcia pisma przesłanego przez pocztę albo doręczonego w inny sposób, pismo zostanie zwrócone nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. W takim przypadku uznaje się, że pismo zostało doręczone w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata.

• Pełnomocnikowi. Jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. Jeżeli ustanowiono kilku pełnomocników, Strona wyznacza jednego z nich jako właściwego do spraw doręczeń i powiadamia o tym organ prowadzący postępowanie. Jeżeli cudzoziemiec nie wyznaczy takiego pełnomocnika, pisma doręcza się tylko jednemu pełnomocnikowi. Pełnomocnika dotyczą takie same zasady potwierdzenia odbioru pisma jak stronę.

W PRZYPADKU NIEMOŻNOŚCI DORĘCZENIA PISMA WE WSKAZANY WYŻEJ SPOSÓB:

• poczta przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez pocztę,

• pismo składa się na okres 14 dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) - w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ. 

Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.

W przypadku niepodjęcia przesyłki w ww. terminie, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia.

Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia ww. okresu, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.