2.3.Документація для обліку та технічної звітності.

Документація для обліку

Для контролю за трудовою дисципліною та аналізу використання робочого часу ведуть табель обліку використання робочого часу (форма № П-5).

Табелі ведуть у структурних підрозділах підприємства. 6 табелі зазначають підрозділ, на який мають відноситися витрати праці (замовник), і відмічають назву аналітичних рахунків споживачів (об'єкт обліку).

Контроль за своєчасним початком і закінченням роботи та правильним використанням робочого часу здійснюють керівники структурних підрозділів.

У табелі проставляють за датами відпрацьований час, неявки на роботу із зазначенням їх причин. Табель є підставою для нарахування оплати праці працівникам з почасовою оплатою.

Табель підписують керівник структурного підрозділу, а також обліковець або інша особа, уповноважена вести табель, і здають у бухгалтерію підприємства в одному примірнику.

Передають табель у бухгалтерію два рази на місяць:

- для коригування суми виплат за першу половину місяця (авансу);

- для розрахунку заробітної плати за місяць.

Для відображення завдання та обліку обсягу фактично виконаних робіт, відпрацьованого часу і нарахування оплати праці у промисловості, будівництві, допоміжних виробництвах, майстернях застосовують наряд на відрядну роботу. Він є двох варіантів: для бригади та індивідуальний (типові форми № П-40 і П-41).

У сільському господарстві для нарахування оплати праці за виконання кінно-ручних робіт використовують Обліковий листок праці і виконаних робіт. Облік праці та нарахування оплати праці трактористам-машиністам ведуть в Облікових листках тракториста-машиніста.

Для обліку роботи вантажного автотранспорту і нарахування оплати праці за виконані роботи водіям автомобілів та іншим особам, пов'язаним з перевезенням вантажів, застосовують подорожній лист вантажного автомобіля, типова форма якого затверджена наказом Мінтрансу України 29 грудня 1995 р. №488/346.

Праця інженерно-технічних працівників, службовців, молодшого обслуговуючого персоналу, працівників житлово-комунального господарства.

Документація для технічної звітності:

До основної технічної документації відносяться: формуляри технічного стану головного двигуна і допоміжних механізмів; правила технічної експлуатації та інструкції заводів-будівельників; акти оглядів регістру; інвентарні книги змінно-запасних частин і деталей, інструментів, пристосувань і підйомно-такелажних засобів; робочі креслення і технічні умови виготовлення і приймання змінно-запасних частин і деталей; складальні креслення головних і допоміжних двигунів і їх деталей; правила техніки безпеки і протипожежної безпеки.

До виконавчої документації відносяться:

Вахтовий машинний журнал; технічний звіт; результати індіцірованія і регулювання двигунів; місячний машинний звіт; графіки планово-попереджувальних ремонтів та оглядів; відомості звітності по запчастинах, інструментів і матеріалів; ремонтні відомості; акти інспекторських оглядів.

Основна документація.

Технічний формуляр головного двигуна відображає технічний стан дизеля і є статистичним документом, в який заносять:

- Загальні конструктивні дані і основні паспортні характеристики;

- Виявлення в процесі експлуатації знос, дефекти, відмови, пошкодження;

- Профілактичні та ремонтні роботи, виконані силами суднової команди і БРБ;

- Облік кількості напрацьованих годин.

На підставі цих записів приймають профілактичні заходи, що підтримують головний двигун в належному технічному стані. Записи дають технічно обґрунтовані дані для ремонту двигуна.

Технічні формуляри на окремі механізми додаються до механізму при випуску його з заводу-будівельника. У них містяться відомості про прийом механізму на заводі з зазначенням паспортних характеристик і результатів випробувань, основні вимоги щодо експлуатації механізму, рекомендовані параметри робочих середовищ (для двигунів рекомендовані сорти палива і масла). В процесі експлуатації в формуляр заносять відомості про роботу і ремонту механізму.

Інструкції заводів-будівельників і правила технічної експлуатації служать керівництвом для обслуговуючого персоналу в його практичній роботі з головними і допоміжними двигунами, механізмами, системами трубопроводів і різними пристроями. У цих документах вказується строго обумовлений порядок обслуговування і ремонту. Вказівки в інструкціях заводів-будівельників обов'язкові для виконання і в тих випадках, якщо вони розходяться з окремими положеннями правил технічної експлуатації.

Акти оглядів Регістру РК оформляє інспектор Регістра на право видачі посвідчення на придатність плавання судна. Результати зовнішнього огляду механізмів, пристроїв, систем і всієї СЕУ в цілому відображаються в актах. При відсутності зауважень і при позитивних результатах інспектор Регістра зазначає

технічний стан енергетичної установки з дозволом на подальшу експлуатацію.

Виконавча документація.

Вахтовий машинний журнал є первинним документом, який відтворює технічну експлуатацію енергетичної установки.

Технічний звіт складає старший механік за певний термін роботи енергетичної установки і представляє в ССХ.

Місячний машинний звіт є основним документом, що відображає витрачання паливно-мастильних матеріалів і реєструючим середньодобові значення параметрів енергетичної установки. Крім того, в місячному машинному звіті відображається час роботи головних і допоміжних механізмів, середня швидкість судна, умови плавання і склад персоналу машинного відділення, що обслуговує установку.

Перераховані показники роботи енергетичної установки і судна щодня заносять в машинний звіт за даними вахтового машинного журналу.

До місячного машинного звіту докладають: заповнені бланки індіцірованія з наклеєними індикаторними діаграмами для кожного робочого стану машини (в вантажу, баласті), накладні на прийняте паливо, паспорта на прийняті протягом місяця паливо і масло, двосторонні акти прийому-здачі палива і масла іншим судам або баз.

На підставі місячного машинного звіту розраховують норми витрати палива, мастильних матеріалів і чистої технічної швидкості.

Графіки ППР і оглядів є основним звітним документом судової адміністрації про проведення ремонту енергетичної установки без виведення судна з експлуатації.

Ремонтні відомості є первинним технічним документом, який складається судновий адміністрацією під контролем ССХ перед постановкою судна на заводський ремонт в межах затвердженого пароплавством ліміту або виділених асигнувань на ремонт.

Підставою для складання ремонтної відомості є записи в формулярах, шнурових книгах, акти огляді Регістру і інспекторських оглядів, а також приписи і вимоги інших органів нагляду (воєнізованої охорони ММФ, Державної санітарної інспекції та технічної інспекції профспілки робітників морського і річкового флоту).

В процесі експлуатації енергетичної установки, витрачені запасні частини і непридатний інструмент списують зі складанням відомостей.