Глава 13. Сортировка, фильтрация, промежеточные итоги, сводные таблицы
13.1. Сортировка
Сортировка – расположение данных на листе в определенном порядке.
Чаще всего необходимо сортировать строки с данными. Как правило, при сортировке упорядочиваются целиком строки, но можно сортировать и отдельные ячейки.
Сортировку можно производить как по возрастанию, так и по убыванию. При желании можно сортировать данные в соответствии с собственным порядком сортировки.
При сортировке заголовки столбцов обычно не сортируются вместе с данными, но сортируемый диапазон может и не иметь заголовков столбцов.
Задание 1. Сортировка данных в таблице.
Можно выполнять сортировку данных по тексту (от А к Я или от Я к А), числам (от наименьших к наибольшим или от наибольших к наименьшим), а также датам и времени (от старых к новым или от новых к старым). Можно также выполнять сортировку по настраиваемым спискам или по формату, включая цвет ячеек, цвет шрифта, а также по значкам.
Ваши действия:
Откройте книгу Упражнения.xlsх и на листе с именем Упр.13 сформируйте таблицу с исходными данными (рис.13.1). Данные скопируйте с листа Упр.12.
Рис.13.1. Таблица с исходными данными
Установите курсор в любое место таблицы и выполните команду Данные, Сортировка. Появится диалоговое Сортировка (рис.13.2).
Рис.13.2. Диалоговое окно Сортировка
Выберите сортировку по полю Наименование. В результате получится таблица, показанная на рис.13.3.
Рис.13.3.Сортировка по полю Наименование
Произведите сортировку по разным полям (по полю Точка, по полю Количество)
В диалоговом окне Сортировка создайте несколько уровней сортировки, например, по Точке и Наименованию (рис.13.4).
Рис.13.4. Сортировка по двум полям
13.2. Создание промежуточных итогов
Задание 2. Создать таблицу с итоговыми данными.
Ваши действия:
Отсортируйте таблицу по полю Точка.
Установите курсор в любое место таблицы и выполните команду Данные, Структура, Промежуточный итог (рис.13.5).
Рис.13.5. Диалоговое окно Промежуточные итоги
Не меняя условия, сделанные программой нажмите на клавишу ОК.
Обратите внимание, что Excel использовал первую колонку таблицы, чтобы сгруппировать данные для вычисления промежуточных итогов. Проанализируйте, как будет выглядеть таблица, если для вычисления промежуточных итогов выбрать другие поля таблицы
Рис.13.6. Таблица с промежуточными итогами по полю Точка
Обратите внимание, что применяется функция Промежуточные итоги, где цифра 9 указывает на номер функции для вычисления промежуточных итогов - это сумма (Существует 11 разновидностей функций для вычисления Промежуточных итогов)
Структура документа - это механизм, который позволяет управлять скрытием или выводом на экран частей рабочего листа. Для управления структурой Excel создает области выше и/или левее таблицы, размещая в них кнопки управления структурой - символы структуры.
Область группировки показана жирной линией, связанной с кнопкой, на которой изображен знак минус. Эта кнопка позволяет скрыть группу данных. Каждый элемент группы отмечается точкой. После того, как данные скрыты, появляется кнопка со знаком плюс, которая позволяет легко их восстановить.
Кроме того, к символам структуры относятся кнопки, обозначающие уровни структуры. На этих кнопках изображен номер уровня. Простейшая структура имеет два уровня, а максимальное число уровней - восемь.
Отсортируйте таблицу по полю Наименование.
Выберите команду Данные, Структура, Промежуточный итог и создайте таблицу промежуточных итогов по этому полю (рис.13.7).
Рис.13.7. Таблица с промежуточными итогами по полю Наименование
Удалите структуру с помощью команды Данные, Структура, Промежуточный итог, Убрать все.