Часть I Урок 1 правила составления деловой корреспонденции

Переписка как форма письменного делового общения делится на деловую и частно-официальную. Деловая переписка осуществляется между юридическими лицами (предприятиями, организациями, учреждениями, фирмами) и помогает решать важнейшие вопросы их экономико-правовой деятельности. В частно-официальной переписке одним из участников обязательно является частное лицо, а другим – юридическое лицо. Деловая переписка осуществляется посредством деловой корреспонденции – различных видов деловых писем и сообщений (факсимильных, электронных, телеграфных, телексных и т.д.).

1.1. Особенности официально-делового стиля

Отличительной чертой деловой переписки, в особенности деловых писем, является официально-деловой стиль изложения ее содержания, который характеризуется следующими особенностями:

• подчеркнутая официальность и вежливость;

• адресность, т.е. наличие составителя (отправителя) письма и адресата (получателя);

• тематическая ограниченность деловой корреспонденции, в которой, как правило, рассматриваются 1-2 вопроса;

• нейтральность тона (отсутствие эмоционально и экспрессивно окрашенных слов);

• композиционное и лексическое единообразие содержания;

• точность и ясность выражения мысли;

• лаконичность и краткость;

• широкое употребление устойчивых словосочетаний и языковых оборотов (клишированных фраз);

• использование специальной терминологии;

• использование средств логической связи.

1.2. Деловое письмо

œœœœ INTERCITY BANK Plc 58 Jalan Thamrin  Jakarta  Indonesia 1 Telephone 376019  Telex 6756 Mr. S. Basuki 4 Jakarta Furnishings Your ref: SB/sl 2 7 Talan Arjunna Our ref: PL/fh/246 Jakarta 30 May 20-- 3 Dear Mr Basuki, 5 Re: Order 2789 10 I am writing in connection with your letter of 24 February concerning the above order for some office furniture. Unfortunately, we have not yet received the filing cabinets which were a part of this order. We would be grateful if you could deliver these as soon as possible or refund money. 6 We look forward to hearing from you. Yours sincerely, 7 Peter Long Mr. Peter Long Manager 8 Encl.: Copy of invoice 11

Деловое письмо (business letter) на английском языке обычно содержит следующие обязательные части:

The Letterhead	Шапка (включающая место написания письма)
The Reference Line	Указание на ссылку
The Date	Дата отправления письма
The Inside (Reader’s) Address	Внутренний адрес
The Greeting / Salutation	Обращение / приветствие
The Body of the Letter	Содержание письма
The Complimentary Close	Заключительная формула вежливости
The Signature Block	Блок подписи

К необязательным частям письма относятся:

The Attention Line	Указание на конкретного адресата
The Subject Line	Указание на общее содержание письма
The Enclosure	Указание на приложения
CC Notation	Указание на рассылку копий

Основные правила составления деловых писем следующие:

1. Большинство писем пишутся на бланках, содержащих название и реквизиты организации, для того чтобы адресат смог без дополнительных усилий дать на него ответ. Имя и должность отправителя указываются только в конце письма.

2. Указание на ссылку может представлять собой порядковый номер письма или аббревиатуру, например, инициалы отправителя и секретаря, печатавшего письмо.

3. Существуют следующие варианты написания даты: британский (BE) – 1 September, 2010 / 1^st September, 2010 и американский (AE) – December 1, 2010 / December 1^st, 2010. Название месяца лучше писать словом, т.к. одна и та же дата, например, 01/09/2010 в британском варианте воспринимается как 1 сентября 2010 г., а в американском – 9 января 2010 г.

4. Адрес получателя располагается слева в следующем порядке: имя с вежливым обращением (Mr./Miss/Mrs./Ms.), должность, отдел, название фирмы, адрес (дом, улица, город, штат/графство, индекс (postcode (BE) / ZIP code (AE), страна). Ошибки в написании адресата могут быть восприняты как неуважение.

5. Возможные варианты обращений:

   К мужчине, имя которого вы знаете	Dear Mr. White,
   К мужчине, имя которого вы не знаете	Dear Sir,
   К женщине, имя которой вы знаете	Dear Ms./Miss/Mrs. Brown,
   К женщине, имя которой вы не знаете	Dear Madam,
   В компанию, должностному лицу	Dear Sir/Madam,
   В компанию или организацию	Dear Sirs, (BE) Gentlemen: (AE)

6. Текст письма делится на абзацы, каждый из которых вводит новую тему. В деловом письме следует рассматривать 1-2 вопроса.

7. Заключительная формула вежливости зависит от использованного в начале письма обращения и соответствует русской фразе «Искренне Ваш».

Dear Sir(s)/ Dear Madam/ Dear Sir or Madam,	Yours faithfully,
Dear Mr. White/ Dear Ms./Miss/Mrs. Brown,	Yours sincerely, (BE) Yours truly (AE) Respectfully yours (AE)

Если адресат очень хорошо знаком автору письма, можно использовать фразы “Best wishes” или “With best regards”.

8. Блок подписи включает личную подпись автора письма и ее расшифровку (полное имя и должность, при необходимости – название отдела).

9. При написании в компанию или отдел по возможности указывается лицо, которому адресовано письмо, например, Attn. Production Manager.

10. Указание на общее содержание письма облегчает сортировку писем. Строка либо подчеркивается, либо выделяется жирным шрифтом.

11. При наличии приложений после блока подписи пишется название приложения, количество листов и экземплярность.

12. В случае если отправляются копии письма другим адресатам, ставится сокращение “cc” и указываются их имена.

Существует несколько стилей расположения частей делового письма (layout), наиболее распространенными являются следующие:

Полусблокированный (Modified Block)	Сблокированный (Block)	Полностью сблокированный (Full Block)