4. Основные возможности субд Mіcrosoft Access.

Приложение Microsoft Access – это система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначена для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или в локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003) и выше.

СУБД- это совокупность языковых и программных средств, которые предназначены для создания, ведения, общего использования баз данных многими пользователями.

Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:

• доступность в изучении и понятность позволяют Access быть одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных;

• возможность использования OLE технологии;

• интегрированность с пакетом Microsoft Office;

• полная поддержка Web-Технологий;

• визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их;

• наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов

Microsoft Access является реляционной СУБД с табличной структурой данных. Это означает, что таблицы представляют собой основной объект сохранения данных.

Например, одна таблица может содержать данные о товарах, другая – о производителях, третья – о поставщиках этих товаров и т.д.

Эти отдельные таблицы связываются воедино. Комбинация всех таблиц и их взаимных связей составляет «фундамент» базы данных.

СУБД Microsoft Access имеет мощные, удобные средства визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, которые разрешают пользователю при минимальной предыдущей подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

• проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных;

• создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного восстановления полей и каскадного удаления записей;

• введение, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием разных средств контроля информации, индексирование таблиц и аппарата алгебры логики;

• создание, модификация и использования производных объектов (запросов, форм и отчетов).

5. Объекты субд Access.

Microsoft Access работает с объектами шести типов: таблицами, формами, отчетами, запросами, модулями, макросами.

Таблица – двумерные таблицы, которые используются для хранения данных в реляционных базах данных. Данные хранятся в записях, которые составляются из отдельных полей. Каждая таблица содержит информацию о сущностях определенного типа (например, товарах).

Кроме данных, таблицы Access содержат:

• информацию о внешнем виде таблицы (шрифты для отображения текстовых данных, ширину столбцов, цвет и фон и т.п.);

• информацию о свойствах таблицы как целого (связи между полями таблиц, ключевые поля и т.п.);

• информацию о свойствах полей.

Запрос - средство для отбора данных, которые удовлетворяют определенным условиям. С помощью запросов можно выбрать с базы данных необходимую информацию.

Форма – средство, которое позволяет упростить процесс ввода или изменения данных в таблицах БД.

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм.

Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задачу, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы есть записи таблицы или запросы.

Форма предоставляет возможности для:

• ввода и просмотра информации БД;

• изменения данных;

• печати;

• создание сообщений.

Способы создания форм:

• Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности);

• Мастер форм (позволяет создавать формы разные как по стилю, так и по содержанию);

• Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи);

• Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи);

• Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица);

• Автоформа: сводная таблица;

• Автоформа: сводная диаграмма;

• Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph);

• Сводная таблица (создается форма Access, которая отображается в режиме сводной таблицы Excel).

Алгоритм создания форм следующий:

• открыть окно БД;

• в окне БД выбрать вкладыш Формы;

• щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД;

в появившемся диалоговом окне «Новая форма» выбрать способ создания формы и источник данных. Щелкнуть на кнопке ОК.

Отчет - средство, которое позволяет извлечь с базы нужную информацию и представить ее в виде, удобном для восприятия, а также подготовить для распечатки отчет, который оформлен соответствующим образом.

Страницы - страницы доступа к данным представляют собой специальную Web-Страницу, предназначенную для просмотра и работы через Интернет с данными, которые хранятся в базах данных Microsoft Access или БД MS SQL Server.

Макрос - набор макрокоманд, который создается пользователем для автоматизации выполнения конкретных операций.

Модуль - объект, который содержит программы на Visual Basic, которые применяются в некоторых случаях для обработки данных.

Под структурой таблицы понимают ее состав (количество, последовательность, типы и свойства полей).

Поле - наименьший поименованный элемент информации, который хранится в БД и рассматривается как единое целое.

Поля характеризуют структуру таблицы данных, а записи составляют ту информацию, которая в ней содержится.

Поле может быть представлено числом, буквами или их комбинацией (текстом). Например, в телефонном справочнике полями является фамилия и инициалы, адрес, номер телефона, то есть три поля, причем все текстовые.

Запись - совокупность полей, которые отвечают одному объекту. Так, абоненту телефонной сети отвечает запись, которая состоит из трех полей.

Файл - совокупность связанных по каким-нибудь признакам записи ( то есть отношение, таблица). Таким образом, в простом случае база данных есть файл.