Формы оборотных ведомостей по аналитическим счетам

Первая форма используется для счетов, в которых применяются натуральные измерители.

Пример. Оборотная ведомость по счетам аналитического учета материалов (счет 10)

Проверим, верно ли мы посчитали: 2850 + 1170 – 2160 = 1860. Верно.

Основной особенностью построения оборотной ведомости такой формы является то, что они ведутся только по активным счетам.

Другая форма используется для счетов, где не применяются натуральные измерители, а только денежные.

Пример. Оборотная ведомость по счетам аналитического учета расчетов с подотчетными лицами (счет 71)

Проверим: 950 + 70 – 450 = 570.

7. Документация и документооборот

Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете без подтверждения ее первичным документом. Документальное обоснование является важнейшей чертой бухгалтерского учета, так как оно придает учету доказательную силу и достоверность.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм.

Предприятие может самостоятельно разработать формы первичных учетных документов и привести их в приложении к приказу об учетной политике. В учетной политике укажите, какие унифицированные формы вы используете.

Согласно ст. 9 приказа от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа (форма);

• дата составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции;

• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи указанных лиц и расшифровки подписей.

Требования к заполнению документов

1. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это невозможно – непосредственно после ее окончания;

2. должны заполняться ясным, разборчивым почерком;

3. не допускаются малопонятные сокращения;

4. в денежных документах суммы указываются цифрами и прописью;

5. все обязательные реквизиты должны быть заполнены;

6. не допускаются подчистки, помарки и неоговоренные исправления;

7. в кассовых и банковских документах исправления не допускаются;

8. в больничных листах допускаются только два исправления; если их три и более, то больничный лист считается испорченным, начислять пособие по такому листу нельзя;

9. исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ с указанием даты исправления.

Все документы, поступающие в бухгалтерию, проходят следующие проверки:

1) формальную - соответствие документов формальным требованиям, т. е. заполнение всех реквизитов, исправление ошибок и др.;

2) арифметическую - подсчет всех сумм;

3) по существу - устанавливает законность и обоснованность операций в соответствии с нормативными документами.

Сроки хранения документов

Организации должны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Некоторые документы хранятся в архиве предприятия и после 5 лет в соответствии с Перечнем. Например, 75 лет должны храниться невостребованные трудовые книжки; личная карточка работника (форма Т-2); трудовые договоры; график сменности; приказы.

Полный перечень сроков хранения документов приведен в Перечне типовых управленческих архивных документов.

Все документы в процессе их составления, проверки, обработки проходят ряд инстанций — этот путь движения документов от момента их выписки до сдачи в архив называется документооборотом.

Во время работы возникает необходимость составления документов в нескольких экземплярах, причем каждый из экземпляров может проходить разные стадии документооборота.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в данной организации графиком документооборота.

График оформляется в виде схемы, таблицы или в виде перечня работ. В графике фиксируются сроки обработки документов, заполняемых каждым подразделением, а также конкретными исполнителями. С этой целью каждому исполнителю вручается выписка из графика под роспись. В ней перечисляются первичные документы, сроки их представления и подразделения, в которые их следует передавать. Контроль за соблюдением графика осуществляет главный бухгалтер, а утверждает директор.

Пример. Фрагмент из Графика документооборота

ООО «Радость»

Утвержден приказом № 77

от 31.12.2011 г.

По окончании отчетного периода документы переплетаются в папки, пронумеровываются и хранятся в архиве организации.