5.Определить аналитические связи данных таблицы:

1. Выделить ячейку строки "Итого".

2. Щелкнуть по кнопке "Влияющие ячейки" в группе Зависимости формул на вкладке Формулы и определить связи.

3. Щелкнуть по кнопке "Убрать стрелки".

4. Выполнить аналогичные шаги для зависимых ячеек, Оценить результат.

5. Выделить ячейку, щелкнуть правой кнопкой, активизировать опцию Вставить примечание.

6. Записать короткий комментарий (например, состояние на 28 марта).

7. Записать примечания для характеризующих ячеек таблицы.

8. Вернуться на одну из ячеек таблицы и прочитать информацию о ней.

6.Выполнить следующее задание:

1. Создать документ "Отчет о расходах на проведение исследований". Первое слово использовать для имени рабочей книги, выделить одну страницу для таблицы, куда будут помещены данные о расходах на заработанную плату и присвоить ей соответствующее имя, выделить вторую страницу для записи данных о затратах на покупку компьютерной технологии и также присвоить ей имя,

2. В первой таблице дать сведения о выплаченной зарплате сотрудникам лаборатории (5 ед.: руководитель, программист(2), инженер, секретарь) по месяцам за год.

3. Во второй таблице ввести сведения о стоимости приобретённого оборудования: компьютера (сервера), компьютеров для локальной сети (7 шт.), сетевого оборудования, принтера, программного продукта и факсмодема.

4. Отформатировать в подготовленных таблицах: столбец с наименованиями затрат (названиями должностей) по левому краю по горизонтали и по центру по вертикали, а столбцы с затратами и строку с месяцами - по центру, используя опции формата ячеек закладки Выравнивание (вызов панели Формат ячеек правой кнопкой мыши).

5. Установите для: заглавия таблиц кегль 12, шрифт Arial Cyr, полужирный; обозначения строк и столбцов: кегль 10, шрифт Tims Cyr, курсив, данных в таблицах кегль 11, шрифт Courier New Cyr, нормальный.

6. Организовать вычисления по строкам и столбцам первой и второй таблицы. Установить процент затрат по каждой позиции затрат на оборудование по отношению к общей сумме затрат на оборудование. Показать общие затраты по каждой таблице и их процентное соотношение. Вычислить средние затраты на оборудование и на зарплату по месяцам.

7. Используя опции условного форматирования группы Стили выделите по Правилу выделения ячеек "Больше" (для среднего значения) данные в первой таблице в столбце с годовыми затратами на заработанную плату цветовой шкалой. Оцените результат.

8. Выполните аналогичную операцию во второй таблице для строки общих расходов на оборудование и программное обеспечение, выделив эти данные по правилу "Равно" Набором гистограммы.

9. Отделить двойной линией поле заглавия от поля данных в обоих таблицах. Отделить линиями итоговые строки и столбцы в обоих документах.

10. Изобразить затраты на оборудование в форме гистограммы.

7. Сохранить рабочую книгу, Удостовериться в правильности сохранения файлов.

ТЕМА 7: УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫМИ ПРОЦЕССАМИ В ТАБЛИЧНЫХ СИСТЕМАХ

Цель работы: выработка навыков обмена информацией между текстовыми и табличными системами, использования встроенных средств организации сортировки и фильтрации списков, формирование сводной таблицы, разработки макропрограмм макросов, для реализации конкретных целей обработки табличной информации.

Задание для самостоятельной работы

При выполнении пунктов задания обратить особое внимание на организацию фильтрации списков и возможности многоуровневой сортировки, а также особенности применения макросов.

1.Импорт таблицы текстового документа

1.1.Открыть файл "Общий список", подготовленную в процессе выполнения задания темы №4 (Организация бланков и многоадресных текстовых документов).

1.2.Выделить поле таблицы и копировать ее в буфер обмена.

1.3.Вызвать новую рабочую книгу в среде Ms Excel и сохранить ее под именем 7_1_ФИО. Дать ярлыку первого листа имя "Сортировка".

1.4.Перевести курсор на поле ячейки С2 и щелкнуть по кнопке "Вставить из буфера".

1.5.Сохранить документ.

2. Импорт таблиц из Access

2.1. Перейти на второй лист книги, дать ярлыку этого листа имя "Импорт".

2.2. Перевести курсор на поле ячейки С2 и перейти на вкладку Данные.

2.3. Щелкнуть в группе Получить внешние данные по кнопке "Из Access".

2.4. Указав нужный путь, найти файл Список совета.mdb и открыть его как таблицу.

2.5. Сравнить результат с итогом импорта таблицы из текстового документа.

2.6. Вернуться на лист "Сортировка".

3.Сортировка и подведение итогов в списке.

3.1.Сортировка в нескольких столбцах:

1. Копировать исходную таблицу, импортированную из текстового файла, ниже по листу.

2. Форматировать строку заголовков, выделив их полужирным шрифтом.

3. Установить курсор на заголовке "Фамилия", щелкнуть по стрелке, а затем щелкнуть по кнопке "Сортировка по возрастанию" (А-Я стрелка вниз).

4. Щелкнуть по заголовку "Год рождения", а затем щелкнуть по кнопке "Сортировка по убывания" (А-Я стрелка вверх).

3.2.Формирование списка для сортировки.

1. Выделить поля под заголовком в столбце "Фамилия" и копировать их за последний столбец таблицы так, чтобы между новым столбцом и таблицей остался один пустой столбец.

2. Расставить фамилии в новом столбце в нужном порядке. Выделить поле новых значений.

3. Вызвать панель Параметры Excel через опцию Другие команды настройки Панели быстрого доступа.

4. В опции Основные щелкнуть по кнопке "Изменить списки" и щелкнуть по кнопке "Импорт", а затем по кнопке "ОК".

5. Очистить новый столбец.

6. Проверить работу списка, для чего занести в одну из свободных ячеек какой-нибудь элемент из нового списка. Выделить ячейку и «протянуть» ее за нижний угол левой кнопкой мыши.

3.3. Сортировка в произвольном порядке.

1. Выделить произвольную ячейку таблицы. Щелкнуть по кнопке Сортировка в группе Сортировка и фильтр вкладки Данные.

2. На новой вкладке "Сортировка " в раскрывающемся списке "Сортировать по" выбрать заголовок столбца фамилия, во втором поле - значение, а в поле Порядок выбрать настраиваемый список и занести в это поле сформированный в предыдущем пункте список..

3. Щелкнуть по кнопке Добавить уровень.

4. Для выполнения сортировки внутри групп первого уровня следует занести соответствующие значения в поля добавленного уровня.

5. Для выполнения сортировки щелкнуть по кнопке "ОК".

Проведя подобные манипуляции можно обеспечить сортировку по всем заявленным уровням.

3.3.Определение числовых объемов по каждой отсортированной группе (используя данные столбца "Оклад"):

1. Копировать исходную таблицу, импортированную из текстового файла, ниже по листу.

2. Активизировать любую ячейку таблицы (списка).

3. В группе Структура на листе Данные активизировать кнопку "Промежуточные итоги".

4. На появившейся вкладке Промежуточные итоги установить, в каких полях будут производиться изменения итогов, тип итоговой операции, перечень полей итогов и другие опции.

5. Щелкнуть по кнопке "ОК". Слева от таблицы появятся числа в рамках, которые соответствуют каждому из уровней итогов, в итоговых строках показаны значения по каждому выбранному полю.

6. Щелкнуть по цифре 2 в рамке, чтобы отобразить только итоги (останутся только итоги по каждому полю и общий итог).

7. Перейти вниз по линейке итогов и щелкать на знаке "+" рядом со строкой итогов, чтобы отобразить все данные, и на знаке "-", чтобы скрыть детали.