1. Определить набор реквизитов, необходимых и достаточных для

подготовки документов,

2. Установить последовательность расположения реквизитов на

носителе информации и правила их оформления,

3. Унифицировать текст документов.

Унификация текстов заключается в установлении единой формы

языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно

повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унификация

текстов документов проводится методом выделения постоянной и

переменной информации. Постоянной является информация, повторяющаяся

во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях.

Переменной считается информация, позволяющая различать повторяющиеся

управленческие ситуации.

Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме

документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть текста. В

101

унифицированной форме документа должно быть предусмотрено свободное

место для записи переменной, новой информации.

Чтобы отделить постоянную информацию от переменной, необходимо

иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного

назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях. Только

анализ конкретных документов дает основание для разделения информации

на постоянную и переменную.

Унифицированный текст документа может быть представлен в

унифицированной форме документа (УФД) в виде трафарета, анкеты или

таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста является

характер информации, содержащейся в нем.

Рассмотрим все три формы представления унифицированных текстов.

Текст-трафарет – это форма представления текста, содержащая

постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения

переменной информации, характеризующей конкретную управленческую

ситуацию.

В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, то

есть это – грамматически связный текст, построенный по нормам деловой

письменной речи. Представление унифицированного текста в виде трафарета

выбирается в том случае, когда основным содержанием документа является

информация об управленческих действиях. К таким документам относятся

приказы, распоряжения, указания, протоколы, акты, договоры, соглашения,

докладные записки, письма, справки и т.п. Текст-трафарет может содержать

«подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации,

которую следует вносить в пробельные места.

Пример построения УФД с использованием текста-трафарета показан

на рисунке 18.

Следующим видом унифицированного текста является анкета. Анкета

– форма представления текста, в котором дается характеристика одного

объекта по определенным признакам.

102

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные

наименования признаков, по которым дается описание объекта, а переменной

– конкретные характеристики признаков. Анкета строится по принципу

«вопрос-ответ». В тексте-анкете постоянная информация выражается

существительным в именительном падеже или словосочетанием, опорным

словом которого является существительное в именительном падеже.

Переменная информация в анкете может записываться также

словосочетанием в именительном падеже, глаголом (например, имеет, не

имеет и т.п.), числительным (чаще в цифровой форме) или словами «да»,

«нет».

Пример построения УФД с использованием анкеты показан на

рисунке 19.

Наименование структурного Руководителю

подразделения организации

Инициалы, Фамилия

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_________ № __________

Прошу Вас назначить на должность _____________________

(наименование должности)

__________________________________________________________

(указание структурного подразделения)

___________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество представляемого)

с окладом согласно штатному расписанию.

_________________________ года рождения, образование_________,

(фамилия, инициалы)

в 19___ году окончил (а) _____________________________________

(наименование учебного заведения)

по специальности ___________________________________________

Имеет большой опыт работы в области _________________________

Продолжительное время занимался (ась) ________________________

Руководитель структурного

подразделения Подпись Инициалы, Фамилия

Рисунок 18 – УФД для докладной записки о представлении на должность

103

И третий вид текста в УФД это таблица. Таблица, по определению, –

форма представления текста, содержащего описание нескольких или

множества объектов по определенному набору признаков.

НАИМЕНОВАНИЕ

ОРГАНИЗАЦИИ

ОТЧЕТ

_______ № ______

управляющего предприятия-должника,

действующего на основании договора подряда

1. Общие сведения

1. Управляющий предприятия должника________________________

(Фамилия, имя, отчество)

Главный бухгалтер предприятия должника ______________________

(Фамилия, имя, отчество)

2. Предприятие-должник _____________________________________

(наименование, юридический адрес,

___________________________________________________________

ведомственная принадлежность, наличие ограничений на приватизацию,

___________________________________________________________

наличие мобилизационных мощностей и мобилизационных ресурсов)

3. Орган исполнительной власти, заключивший договор подряда с

управляющим предприятием-должником________________________

(наименование)

4. Срок действия договора подряда _____________________________

5. Отчетный период __________________________________________

Рисунок 19 – Унифицированная форма отчета в виде анкеты

Таблица имеет два уровня членения текста – вертикальный и

горизонтальный. В таблицах, как и в анкетах, текст упрощен, в нем

преобладают конструкции именного типа: наименование объекта,

количество, размер, тип, марка и т.д.

В таблице постоянная информация представлена наименованиями

признаков, по которым описывается некоторое множество объектов,

записанных в крайней левой графе таблицы – боковике. Переменная

информация в таблице записывается в ячейки, образуемые пересечением

горизонтальных строк и вертикальных граф.

104

Таблицы, как правило, применяются для изложения цифровой

информации в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских,

организационно-распорядительных и других документах.

Пример построения УФД с использованием простой таблицы показан

на рисунке 20.

В таблицы не рекомендуется включать отдельную графу «Номер по

порядку» (№ п/п). При необходимости нумерации объектов перечисления

номера по порядку проставляются в боковике таблицы перед

соответствующим наименованием.

Заголовки граф таблицы могут содержать несколько уровней членения,

то есть включать подзаголовки (рисунок 21).

В сложных таблицах, занимающих несколько страниц, чтобы не

переносить на новую страницу заголовочную часть, занимающую много

места, графы таблицы нумеруются, и на каждую последующую страницу

переносится только строка с номерами граф.

Заголовки граф таблицы пишутся с прописной буквы. Подзаголовки

граф пишутся со строчной буквы, если они составляют одно целое с

заголовком, и с прописной буквы, если подзаголовок имеет самостоятельное

значение.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся. Заголовки и

подзаголовки граф и строк таблицы формулируются именем

существительным в именительном падеже единственного числа. В

заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только

общепринятые условные обозначения и сокращения.

Если в графе таблицы содержатся количественные показатели, то в ее

заголовке указывается единица измерения, например: Сумма (руб.), Кол-во

(шт.), Масса (т) и т.п.

Все рассмотренные виды представления унифицированных текстов

могут применяться и раздельно и вместе.

105

Налогоплательщик_____________________________________

(наименование предприятия, адрес, ИНН)

СПРАВКА

о задолженности по платежам в бюджет и внебюджетные фонды на период

принятия постановления об обращении взыскания недоимки на имущество

Подтверждаем наличие задолженности в бюджет и внебюджетные фонды на

период принятия постановления об обращении взыскания недоимки на имущество:

Задолженность Недоимка

(руб.)

Задолженность по

налоговым

платежам свыше

3 мес.

(руб.)

Пени

(руб.)

Штрафы

(руб.)

Общая

сумма

задолжен-

ности

(руб)

1 2 3 4 5 6

Городской бюд-

жет и городские

внебюджетные

фонды

Федеральный

бюджет и

федеральные

внебюджетные

фонды

Всего

Начальник Государственной

Налоговой инспекции Подпись Инициалы, Фамилия

Дата____________

Рисунок 20 – Унифицированная форма справки в виде таблицы

Задолженность по налоговым платежам

В том числе

Отсроченные платежи

Наиме-

нование

налога

Всего

(руб.) Недо-

имка

(руб.)

Всего По указу

Президента

РФ от

19.01.96

№ 65

По

товарному

кредиту

По указу

Прези-

дента РФ

от

08.05.96

№ 688

По

другим

основа-

ниям

1 2 3 4 5 6 7 8

Рисунок 21 – Пример таблицы с несколькими уровнями членения

При необходимости в унифицированной форме документа часть текста

может быть представлена в виде трафарета, часть в виде анкеты или таблицы.

106

После унификации форм документов, применяемых в организации

можно приступить к собственно формированию Альбома.

Альбом утверждается руководителем организации и является

обязательным для ее работников. Для обеспечения правильного применения

УФД, включенных в Альбом, целесообразно разработать соответствующую

инструкцию.

Все изменения в формы документов должны вноситься

централизованно разработчиками Альбома или работником, отвечающим за

его использование. Изменение форм документов, включение в Альбом новых

форм документов, исключение форм из Альбома оформляются приказом

(распоряжением) руководителя организации.