1 2 3 4 5

Название раздела

Наименование должности руководителя

службы ДОУ организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива

лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учреждения

от __________ N _______ от __________ N _______

Рисунок 22 - Форма сводной номенклатуры дел организации

Первый экземпляр помещается в дело. Второй используется в службе

ДОУ в качестве рабочего. Третий служит в качестве учетного документа в

ведомственном (муниципальном) архиве. Четвертый после согласования

останется в соответствующем архивном учреждении. Пятый – целиком или в

виде выписок может передаваться для работы в соответствующие

структурные подразделения.

109

Утвержденный экземпляр номенклатуры является документом

постоянного характера и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ в

виде самостоятельного дела.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце

каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и

вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного

раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры

организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Составляется номенклатура дел на основе изучения состава и

содержания документов, образующихся в деятельности организации. При ее

составлении следует руководствоваться уставом или положением об

организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным

расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными

формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием

сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. В

номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки

документов, отражающие все документируемые участки и вопросы

деятельности организации.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно

действующих органов, документы которых служат правовым основанием для

подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности

(например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в

номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является

структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и

другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений

(например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

110

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений

заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел (см. рисунок 22) проставляются индексы

каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из

установленного в организации цифрового обозначения структурного

подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в

пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими

цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 -

порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для

однородных дел разных структурных подразделений (направлений

деятельности).

Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и

т.д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,

частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов

номенклатуры дел определяется степенью важности документов,

составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-

распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих

постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед

заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее

располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по

корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту

географических названий или корреспондентов. Заголовок дела должен четко

и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов

дела.

111

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных

формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также

вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут

уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой

последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не

связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела

употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках

указываются основные разновидности документов, которые должны быть в

деле.

Пример: "Документы о проведении научных конференций и

симпозиумов (планы, списки, доклады)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих

документы - приложения к какому-либо документу.

Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года,

являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации

следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то

составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости

составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание

заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов,

частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню

(типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или

примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения

которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями

112

документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего

архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры

проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении

дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения

и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел

заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно

постоянного и временного хранения (Рисунок 23). Сведения, содержащиеся в

итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке

сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел

проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и

расшифровки его подписи.

Итоговая запись о категориях и кол-ве

дел, заведенных в ______ году в

организации

По срокам хранения

Всего В том числе:

переходящих с отметкой "ЭПК"