00.00.0000 №00

г.Пенза

[Документоведа]

Структура текста

-Общие положения

- Функции

- Должностные обязанности

- Права

- Ответственность

-Взаимоотношения (связи по должности)

Начальник отдела ДОУ Подпись Расшифровка подписи

С инструкцией ознакомлен Подпись Расшифровка подписи

Рисунок 7– Оформление должностной инструкции

Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке ее пересмотра.

Он может быть записан так: «До замены новой» или «Инструкция подлежит

пересмотру в случае изменения функций работника». Возможно указание

заранее установленного срока замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более

детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции:

Гриф

утверждения

40

изменение структуры организации, изменение штатного расписания или

перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих

характер работы и т.д.

3 Организация работы с документами

Четко выстроенная система ДОУ должно сопровождать любой процесс

управления, независимо от масштабов решаемых задач, т.е. идет ли

управление задачей, процессом, проектом, а тем более организацией или

учреждением. Информационно-документационное обеспечение управления

является важнейшей обслуживающей функцией управления. Оно нуждается

в тщательно продуманной организации.

Процесс документационного обеспечения принимаемого

управленческого решения включает 3 составляющие:

1. Информационная поддержка решения.

2. Документирование самого решения.

3. Контроль за выполнением решения.

Скорость перемещения документов и качество выполнения каждой

операции оказывают влияние на процесс управления в целом.

Делопроизводство или ДОУ и документооборот рассматриваются как

функция коммуникации.

Организация работы с документами предполагает создание

оптимальных условий для всех видов работ с документами по всему их

жизненному циклу. Жизненный цикл может начинаться с момента создания

или получения документа, а заканчиваться передачей на хранение или

уничтожение. Движение документов в организации с момента их создания

или получения до завершения исполнения или отправки (по жизненному

циклу) называется документооборотом (ГОСТ Р 51141-98).

Во всем мире, в том числе и в России можно констатировать

постоянное увеличение роста объема документооборота в организациях

41

(учреждениях, фирмах). Причины роста подразделяют на объективные и

субъективные.

Главными объективными причинами являются:

1. Развитие НТП;

2. Развитие экономики;

3. Расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции;

4. Строительство новых объектов;

5. Усложнение процессов управления.

К субъективным причинам относят:

1. Бюрократизация аппарата управления (который приводит к

созданию документов, не обусловленных деловой необходимостью,

а для подстраховки на всякий случай).

2. Незнание или несоблюдение работниками управленческих структур

законодательных и нормативных актов, устанавливающих

юридические требования к оформлению документов.

3. Неквалифицированное документирование распорядительной

деятельности.

4. Несвоевременное или некачественное выполнение заданий, срыв

сроков их исполнения.

5. Отсутствие прав у подведомственных или подчиненных

организаций в решении стоящих перед ним задач.

6. Некомпетентность управленческого персонала в решении

производственных, экономических и управленческих задач.

7. Широкое распространение копировальной техники и ее

бесконтрольное использование.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с

которыми происходит движение документов в учреждении.

Документооборот – сложный технологический процесс,

характеризующийся различными параметрами, связанными как с процессами

документирования, так и со всей деятельностью организации, т.е.

42

документооборот представляет собой главную проблему в организации

деятельности службы ДОУ.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько

частей (потоков). Эти потоки обеспечивают как прямую, так и обратную

связь в управлении.

Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в

пределах информационной системы движение данных в определенных

направлениях. При условии, что у этих данных общий источник и общий

приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к

управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные

потоки. Они связывают организации или подразделения одного уровня

управления. Вертикальные потоки могут быть восходящие и нисходящие.

Они связывают организации различной формы.

По отношению к управленческому объекту выделяют: входящий,

исходящий и внутренний документопотоки.

Входящий документопоток любой организации складывается из

следующих групп документов: