Контроль

Контроль - процесс достижения организацией своих целей, путем установления стандартов, измерения достигнутых результатов, и проведения корректировок в случае отклонения от результатов от стандартов.

Необходимость контроля вызывают 4 причины:

- неопределенность. Планы – это то, что хотелось бы видеть руководителю, однако, любые организационные построения имеют изъяны, а люди обеспечивают наибольшую неопределенность.

- предупреждение возникновения кризисных ситуаций. Необходимость контроля состоит в том, что любая организация обязан обладать способностью вовремя фиксировать ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

- поддержание успеха

- широта контроля. Контроль должен быть всеобъемлющим и должен осуществляться каждым руководителем, независимо от занимаемой должности.

Виды контроля:

Предварительный – текущий – заключительный

- материальные ресурсы

- трудовые ресурсы

- финансовые ресурсы

Текущий контроль: как правило, его объектом являются подчиненные сотрудники. Текущий контроль ни в коем случае не проводят одновременно с работой, а лишь замеряют результаты, полученные после выполнения всей работы или ее части. Для эффективного текущего контроля необходимо развивать систему с обратной связью.

Заключительный контроль проводится после того, как вся работа будет завершена. Заключительный контроль выполняет 2 важнейшие функции:

- он дает руководителю информацию, необходимую для планирования аналогичных работ;

- способствует мотивации персонала.

Выгоды управленческого контроля:

1. Без контроля, усилия, затраченные на планирование, окажутся в значительной степени растраченными впустую, т.к. мы не сможем узнать, достигнуты ли поставленные цели.

2. Система контроля позволяет достичь наилучших результатов при имеющихся ресурсах.

3. Контроль – это средство мотивации рабочих групп, отделов организации, для достижения общих целей.

4. Установление норм сужает пространство для споров и конфликтов

5. Эффективный контроль способствует формированию команды, сплоченной взаимным доверием и общими целями.

6. Постоянный контроль за работой подчиненных позволяет оценить их с точки зрения служебного продвижения, перемещения и обучения.

7. Эффективная система контроля позволяет подчиненным оценивать и улучшать свою работу, что увеличивает самоотдачу и усиливает удовлетворенность от работы

Процесс контроля

2 блок:

1) – хороший стандарт характеризуется реалистичными допусками параметров и целей. Руководство обязательно устанавливает масштаб допустимых отклонений. Отклонения результатов в пределах этого масштаба не должно вызывать тревоги. Если масштаб слишком мал, то организация будет заниматься только контролем. Если масштаб слишком велик, то мы не заметим приближения печальных событий

2) – принцип исключения заключается в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов.

3) – является самым сложным, трудным и дорогостоящим элементом контроля. Любая система сбора и обработки информации относительная дорога и стоимость поведения измерений может определить, стоит ли вообще проводить контроль.

4) – нужно обязательно довести до сведения работников, какие установлены стандарты и достигнуты результаты. Надо быть уверенным в том, что стандарты понятны сотрудникам. Информация о стандартах должна быть точной, поступать вовремя и в таком виде, который позволяет принимать необходимые действия и решения. На основании сравнения стандартов и результатов, должны быть приняты решения о действиях.

3 блок:

Решения могут быть 3х типов

1) если сопоставление стандартов и результатов говорит, что установленные цели достигнуты, то лучше всего ничего не предпринимать.

2) если отклонения от стандартов существенны, но единичны, то необходимо устранить отклонения. Основная проблема заключается в том, что не всегда возможно абсолютно точно установить корни той или иной проблемы. Причиной проблем может быть любая переменная величина, а само большое отклонение может возникнуть в результате сочетания различных факторов.

3) если отклонения от стандартов значительны или регулярны, необходимо пересмотреть стандарт. Стандарт можно пересмотреть как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения.

Поведенческие аспекты контроля

Контроль может давать очень сильные негативные аспекты. Они могут быть сведены в 2 группы:

• поведение, ориентированное на контроль. Люди будут стремиться делать только то, что начальство хочет увидеть при проверке и пренебрегать той работой, где измерений нет.

• получение непригодной информации. Контроль в этом случае может побуждать давать неверную информацию, например для получения вознаграждения

Для проведения эффективного контроля рекомендуют:

1. Устанавливать осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками. Люди должны чувствовать, что стандарт по оценке их деятельности действительно полно и объемно отражает их работу. Руководители должны стремиться к тому, чтобы установленные ими стандарты будут искренне восприняты и одобрены подчиненными.

2. Устанавливать двухстороннее общение. У сотрудника должна быть возможность открыто обсудить проблемы, возникшие с системой контроля. Руководитель должен открыто обсудить с подчиненными, какие значения результатов будут применены в качестве стандартов.

3. Избегайте чрезмерного контроля. Если перегрузить подчиненного разными формами контроля, то это поглотит все их внимание и приведет к полному беспорядку. Частота и тщательность проверок должны быть минимально необходимыми.

4. Устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты. Четкий и ясный стандарт создает хорошую мотивацию, однако, по теории ожиданий, людей можно мотивировать только на достижение тех целей, которые они считают реальными. Слишком низкий или слишком высокий стандарт вызовет разочарование и демотивацию.

5. Вознаграждайте за достижение стандарта. Вознаграждение должно быть своевременным и справедливым.