Тема 1. Ділові документи як засіб писемної професійної комунікації

1.1. Документи і діловодство (справочинство) у професійній сфері. Поняття документа. Класифікація документів. Державний стандарт України

Діловодство - ведення справ канцелярії. Канцелярія - це відділ устано­ви, що займається діловодством. За словником В. І. Даля, це слово має кілька значень, а саме: склад чиновників і писарів при особі чи місці для письма; мі­сце, будинок, кімнати, де ведуться (укладаються) ділові папери.

Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є писані документи та документування, тобто створення документів.

Отже, складовими частинами діловодства є системи документації, до­кументування та організація роботи з документами.

Проте, на думку фахівців, що займаються діловодством, термін "діло­водство" застарів і його варто замінити іншим - документаційне забезпечен­ня управління, що цілком відповідає його змістові.

Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних і взаємодіючих таким способом, що становлять цілісну систему зі своїми спе­цифічними рисами.

Поняття документа

Слово "документ" у перекладі з латинської мови означає повчальний при­клад, взірець, доказ. У сучасній мові цей термін має кілька значень. Це діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, а

208

Розділ ПІ. Тема 1. Ділові документи як засіб писемної професійної комунікації

також письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу. Це письмовий твір, грамота, рисунок тощо як свідчення про щось історичне, важливе.

Для юриста документ - засіб доказу; для історика - це першоджерело; для працівника управління - це засіб фіксації та передачі інформації.

Багатозначність терміна зумовлена тим, що документи використову­ються з різною метою в багатьох галузях людської діяльності, оскільки вони є результатом відображення фактів, подій, явищ об'єктивної дійсності та розу­мової діяльності людини. Документи як носії інформації є основою для при­йняття рішень, узагальнень, доказів певних фактів, тобто вони мають правове значення. Документи повинні відповідати всім цим вимогам, мають бути правильно складені як за формою, так і за змістом.

Класифікація документів

Ділові документи класифікують за змістом, способом фіксації, спосо­бом виготовлення, назвою, мірою складності та мірою гласності, місцем складання та за походженням, за юридичною силою та за призначенням.

За способом фіксації інформації вони є: писані, графічні, фото-, фоно-та кінодокументи.

За змістом документи поділяються на:

• організаційно-розпорядчі;

• довідково-інформаційні;

• господарсько-договірні;

• фінансово-розрахункові;

• документи по особовому складу;

• особисті офіційні документи;

• посвідкові документи.

За назвою розрізняють такі документи: акти, анотації, відгуки, відомос­ті, вказівки, довідки, доповідні, договори, запрошення, звіти, службові листи різного призначення, плани роботи, положення, правила, постанови, посвід­чення, рішення, розпорядження. За назвою їх не прийнято класифікувати, оскільки є документи з однаковою назвою, але різні за призначенням.

За способом виготовлення розрізняють типові, трафаретні й індивідуа­льні документи. Типові складаються завчасно, часто за трафаретом, і є текс-том-зразком для індивідуальних. У трафаретних документах частина тексту віддрукована на бланку, а частина вписується при його заповненні (напри­клад, заява при вступі до навчального закладу, листок обліку кадрів, довідки). Ця форма документів досить поширена і дає змогу економити час та полег­шує машинне опрацювання.

Індивідуальні документи важко трафаретизувати. Вони в більшості ви­падків складаються за довільною формою, хоч необхідні реквізити в них на­явні (це скарги, записки, автобіографії, телеграми тощо).

За ступенем складності є прості й складні документи: перші містять од­не питання, складні - два або декілька.

За місцем складання та їх функціонуванням розрізняють внутрішні й зовнішні документи. Внутрішні створюються на певному підприємстві, в

14 — 1239

209

Українська мова фахового спрямування

установі й організації і там функціонують. Зовнішні надходять з вищих ін­станцій або надіслані іншим підприємствам, установам чи громадянам.

За терміном виконання документи є термінові й нетермінові. Перші по­требують виконання, надсилання або одержання в терміни, які встановлені зако­ном, правовим актом чи керівником. Це телеграми, телефонограми, фототеле­грами з позначками "Терміново" або "Дуже терміново". Інші вважаються нетер­міновими і виконуються в термін, який встановлений адміністрацією.

За походженням розрізняють документи службові та офіційно-особові (іменні). Службові документи створюються в організаціях, установах з пи­тань їхньої діяльності, офіційно-особові стосуються конкретних осіб (запис­ки, заяви, скарги).

За ступенем гласності документи бувають звичайні, секретні та для службового користування (ДСК). У правому верхньому кутку документа роб­лять спеціальну помітку: "Таємно", "Для службового користування". За втра­ту таких документів або розголошення їх змісту винні притягуються до від­повідальності.

За юридичною силою розрізняють справжні й фальшиві документи. Справжніми вважаються документи, що видані в установленому законом по­рядку, із дотриманням усіх правил і реквізитів. У фальшивих документах ре­квізити або зміст не відповідають істині або термін їх дії закінчився. Справж­ні документи бувають дійсними (як такі, що мають на певний час юридичну силу) і недійсними (вони втратили юридичну силу з якихось причин).

За стадіями створення документи поділяються на оригінали й копії. Оригінал (лат. огщіпаііз - первинний, вроджений, самобутній, справжній, пе­рвісний) — документ, що створений уперше та належно оформлений. Копія — (лат. соріа - множинність, запас) - точний список з оригіналу; точне, зробле­не від руки відтворення чогось, наприклад, якогось твору мистецтва, - карти­ни, скульптури. Отже, копія - це й точне відтворення документа. Нині часто побутує термін ксерокопія.

В юридичному аспекті оригінал і копія - рівноцінні.

Копія як точне відтворення оригіналу в правому верхньому кутку обов'язково має помітку: "Копія".

За призначенням документи розрізняють:

1. організаційно-розпорядчі: вказівки, інструкції, накази, положення, постанови, правила, рішення, розпорядження, статути, ухвали;

2. довідково-інформаційні: акти, анотації, відгуки та рецензії, відомос­ ті, довідки, доповіді, договори й угоди, записки (службові, доповідні, пояс­ нювальні), запрошення, звіти, листи службові, огляди, оголошення, плани ро­ боти, посвідчення, протоколи і витяги з протоколів, рецензії, списки, теле­ грами, телефонограми, радіограми;

3. документи з кадрових питань / документація по особовому складу: заяви (про працевлаштування, про звільнення з роботи, про перевід на іншу посаду, про заохочення чи стягнення, про відрядження), накази, особові карт­ ки, особові листки з обліку кадрів, особові справи, трудові книжки, характе­ ристики, контракти з найму;

210

Розділ III. Тема 1. Ділові документи як засіб писемної професійної комунікації

4. посвідкові (засвідчувальні): посвідчення, паспорт, свідоцтва, дипло­ ми, атестати;

5. особисті офіційні документи: автобіографії, резюме, доручення, до­ віреність, заяви, пропозиції, рапорти, розписки, скарги;

6. фінансово-розрахункова та облікова документація.