1.5 Составление и оформление справочно-информационных документов

    Справочно-информационные документы - наиболее объёмная группа деловых документов. Эта группа включает в себя акты, деловые письма, справки, отчеты, служебные и докладные записки, отчеты и т. п. материалы. В отличие от организационных и распорядительных документов (обязательных для исполнения), справочно-информационные документы являются факультативными, справочными. Рассмотрим составление данного типа документов на примере акта. Примеры составления деловых писем будут рассмотрены во втором разделе курса лекций.

    Акт - справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии. Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др. [2-4]. Все разновидности актов составляются по единой схеме. Пример оформления акта приведен в Приложении 4.

1.6 Организация документооборота. Систематизация и хранение документов

    Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот образуется потоками входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объём документооборота рассчитывается в стандартных листах формата А 4.

    При расчёте объёма документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии. Движение входящих документов отражено на рис.5 [2-4].

    Примечание

    I-Руководитель (директор)

    II-Исполнитель (структурное подразделение)

    А-Экспедиционная обработка

    B-Предварительное рассмотрение, сортировка

    С-Регистрация

    D-Распределение (разметка)

    Е-Перераспределение (переметка)

    1-Корреспонденция

    2-Документы, регистрируемые службой ДОУ

    3-Документы, нерегистрируемые службой ДОУ

    Рисунок 5. Схема движения входящих документов [2].

Обработка корреспонденции

    Обработка корреспонденции состоит из нескольких этапов, рассмотрим их [2-4].

    Предварительное рассмотрение.. Сортировка. При предварительном рассмотрении документы сортируются на две группы:

    1. документы, которые будут регистрироваться в службе ДОУ;

    2. документы, которые передаются в структурные подразделения без регистрации.

    Каждая служба ДОУ может разработать и представить на утверждение руководителю организации перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ. К документам, не подлежащим регистрации в службе ДОУ, относятся:

    - проекты документов;

    - пригласительные билеты на заседания, собрания, конференции;

    - рекламные извещения, проспекты, буклеты, каталоги выставок;

    - рекламные и коммерческие предложения по вопросам, не имеющим отношения к деятельности фирмы;

    - печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы и т.д.);

    - прейскуранты (прайс-листы);

    - финансовые документы (подлежат учёту в бухгалтерии);

    - поздравления.

    Движение исходящих документов включает в себя:

    - составление проекта документа;

    - его изготовление;

    - согласование (визирование);

    - подписание;

    - утверждение (если необходимо);

    - регистрацию;

    - экспедиционную обработку;

    - сортировку по способам отправки;

    - отправку.

    Экспедиционная обработка. В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность оформления документа:

    - наличие подписи (в том числе уровень полномочий лица, подписавшего документ);

    - наличие печати (если она необходима);

    - наличие даты и регистрационного номера;

    - правильность адресации;

    - наличие всех страниц и всех указанных приложений.

    Эти элементы оформления обязательны при отправке документа по почте, по факсу, с курьером. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

    Сортировка. После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:

    - документы, отправляемые по почте;

    - документы, отправляемые по факсу;

    - документы, отправляемые с курьерами.

    При сортировке необходимо учитывать, что факсимильная связь служит только для оперативного обмена информацией. Факсимильное сообщение имеет статус незаверенной копии и юридически не является достоверным документом. Не рекомендуется отправлять по факсу многостраничные документы и поздравительные письма.

    Отправка. Для отправки корреспонденции по почте её помещают в конверты. Документы, направляемые в один адрес, вкладывают вместе в один конверт. Крупные фирмы используют конверты, на которые нанесен логотип фирмы и её обратный адрес. При отправке корреспонденции в государственные инстанции листы формата А4 не складывают.

    Вся корреспонденция (за исключением массовой поздравительной рассылки) отправляется заказными письмами. Оформление заказных писем (если их больше пяти) предполагает составление реестра. В реестр вносят перечень конвертов с корреспонденцией (а не документов). Реестр составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается составителем. Один экземпляр реестра заверяется печатью организации. Экземпляр с печатью остается в отделении связи, а экземпляр с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело.

    При получении корреспонденции, доставленной курьером, каждая организация-получатель должна проставить на возвращаемой копии дату получения, время (если необходимо), должность, личную подпись и расшифровку подписи лица, получившего документ [2-4].