1 Служебная документация

1.1 Служебный документ - необходимый элемент деловой жизни. Системы документации. Классификация документов

    Документ - “материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве” [1]. По этому определению документ понимается как соединение материального объекта с информацией, закрепленной созданным человеком способом, причем способ закрепления информации может быть любым.

    Можно сказать, что документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать [2-4]. Служебный документ является необходимым элементом деловой жизни.

    Типовые сферы деятельность организаций, где образуются документы [2]:

    - распорядительная деятельность;

    - организационные основы управления;

    - контроль;

    - правовое обеспечение деятельности;

    - планирование деятельности;

    - финансирование деятельности;

    - учёт и отчетность;

    - экономические, научные и культурные связи;

    - информационное обслуживание;

    - трудовые отношения;

    - материально-техническое обеспечение деятельности.

    Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, организации, предприятия.

    Документационное обеспечение управления (ДОУ) - “отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами” [2].

    Управленческая деятельность основана на следующих процессах:

• получение информации и её обработка;

• анализ, подготовка и принятие решений;

• выполнение решений;

• учет и контроль принятых решений.

    Важную роль в реализации перечисленных процессов играет их документационное обеспечение.

    Организация работы с документами базируется на совокупности принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности.

    Вопросы документационного обеспечения регулируются:

    - законами РФ;

    - государственными и отраслевыми стандартами;

    - общероссийскими классификаторами;

    - государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;

    - инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

    Рассмотрим основные нормативные акты, касающиеся этих вопросов.

    ФЕДЕРАЛЬНЫЕ ЗАКОНЫ

    1. Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации” содержит базовые понятия информации, документа, и устанавливает правовой режим создания. Хранения и использования информации, порядок её документирования и доступа к ней [5].

    2. Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи” устанавливает основы придания юридического значения электронным документам [6].

    3. Закон РФ от 21.07.1993 № 5485 “О государственной тайне” определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гос.тайны и работе с документами содержащими её [7].

    4. Гражданский Кодекс (Федеральный закон от 30.11.1994 № 52-ФЗ) содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правонарушений [8].

    5. Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.1994 № 31-ФЗ) Содержит нормы права и положения по документам в сфере гражданских трудовых взаимоотношения [9].

    6. Уголовный кодекс Российской Федерации (Федеральный закон от 13.06.1996 № 63-ФЗ) (В редакции от 20.03.2002) - устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией [10].

    7. Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской федерации и архивах от 07.06.1993 определяет порядок формирования, хранения, учёта и использования архивных документов [11].

    ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СТАНДАРТЫ

    1. Государственная система документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) 1991 г. - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждения [2-4]. Основные цели ГСДОУ:

    - упорядочение документооборота;

    - сокращение количества документов;

    - повышение качества документов;

    - нормативное закрепление изменений, происшедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

    - совершенствование работы аппарата управления.

    2. ГОСТ 151141-98. Делопроизводство и архивное хранение. Термины и определения от 27.02.98. Стандарт устанавливает современное толкование терминов и определений:

    - по делопроизводству;

    - по архивному делу.

    Термины, установленные данным документом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному хранению.

    3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

    Этим стандартом введены:

    - новый реквизит(тридцатый реквизит - идентификатор электронной копии документа);

    - небольшие изменения в расположении реквизитов на поле документа. Требования ГОСТа по оформлению документа стали рекомендуемыми.

    В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты в соответствии с учётом ведомственной специфики.

    ОБЩЕРОССИЙСКИЕ КЛАССИФИКАТОРЫ

    1. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

    ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ [2-4]

    1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.2000. № 68 [13]содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов.

    2. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков их хранения от 06.10.2000 г. устанавливает сроки их хранения.

    На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятий.

    3. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит разделы:

    - общие положения;

    - порядок составления и оформления служебных документов;

    - порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

    - контроль исполнения документов;

    - порядок работы с исходящими документами;

    - порядок работы с внутренними документами;

    - составление номенклатуры дел;

    - правила формирования дел;

    - порядок обеспечения сохранности документов;

    - порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

    Управленческая деятельность основана на следующих процессах:

• получение информации и её обработка;

• анализ, подготовка и принятие решений;

• выполнение решений;

• учет и контроль принятых решений.

    Все многообразие деловых документов может быть расклассифицировано следующим образом [2-4].

    Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

    Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать процесс делопроизводства.

    Условно документы можно разделить на следующие группы:

    по способу документирования:

• рукописные;

• электронные;

• графические;

• кино-, фото, фонодокументы;

    по сфере использования:

• организационно-распорядительные;

• финансово-бухгалтерские;

• научно-технические;

• по труду;

• отчетно-статистические;

    по месту составления:

• входящие (поступившие в организацию);

• исходящие (отправляемые из организации);

• внутренние (составленные и используемые в самой организации);

    по грифу ограничения доступа:

• открытые (несекретные);

• с грифом ограничения доступа.

• официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);

• личные (касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными);

    по юридической значимости:

• подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

• копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

• заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);

• дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу);

    по форме изложения:

• индивидуальные (содержание которых излагается в свободной форме);

• трафаретные (когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении)

• типовые (созданные для документирования стандартных ситуаций, на пример, используемые во всех организациях)

    по срокам хранения:

• постоянного хранения;

• долговременного хранения (свыше 10 лет);

• временного хранения (до 10 лет).