Dokumentoved_i_ego_professia

Приложение 2

Форма номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти

Наименование федерального органа

исполнительной власти

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности передавшего сведения

Дата

251

Постоянного Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО:

ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти составляется по установленной форме (приложение2).

Вграфе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в федеральном органе исполнительной власти цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — код структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

Вноменклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

252

Вграфу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Приказы министерства по основной деятельности.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

Взаголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

Взаголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем

ипо какому вопросу она ведется.

Взаголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например, переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда РФ научно-технической документацией.

253

Взаголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например, переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

Взаголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например, переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда РФ.

При обозначении в заголовках дел административно-тер- риориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например, переписка с главами администраций областей о социальной защите населения.

Если содержание дела касается одной административнотерриториальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании архивных документов при реконструкции технических объектов.

Взаголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например, годовые отчеты Административнохозяйственного управления о работе автотранспорта.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распоряди- тельную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

254

Вграфе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Федеральным архивным агентством срок хранения.

Вграфе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.

Если в течение года в федеральном органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, подписанная руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти после ее согласования с ЦЭК федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

Вслучае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК федерального государственного архива.

Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства федерального органа исполнительной власти.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти оказывают архив федерального органа исполнительной власти и Центральная экспертная

255

комиссия федерального органа исполнительной власти (далее — ЦЭК).

Один раз в 5 лет номенклатура дел федерального органа исполнительной власти согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда РФ.

Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Службы делопроизводства, второй используется в Службе делопроизводства как рабочий экземпляр, третий — применяется в архиве федерального органа исполнительной власти, четвертый — в федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства федерального органа исполнительной власти в электронном виде.

Инструкция по делопроизводству федерального органа исполнительной власти должна предусматривать порядок составления номенклатуры дел, в частности, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила индексации дел, правила составления заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и др.), также правила составления итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве федерального органа исполнительной власти в течение года.

В данном разделе Инструкции по делопроизводству также должна содержаться информация о том, какие перечни документов со сроками хранения (перечень типовых управленческих документов, ведомственный перечень) применяются в федеральном органе исполнительной власти для определения сроков хранения документов. Федеральные органы исполнительной власти в соответствии с подпунк-

256

том б пункта 26 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти разрабатывают и утверждают по согласованию с Федеральным архивным агентством перечень документов, образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти и подведомственных ему организаций.

13.2. Формирование дел и их текущее хранение

Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Инструкцией по делопроизводству устанавливаются:

—принцип формирования дел (централизованное — в Службе делопроизводства или децентрализованное — в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти);

—место текущего хранения дел (Служба делопроизводства и/или структурные подразделения федерального органа исполнительной власти);

—принципы систематизации документов и их группировки в дела в зависимости от срока хранения документов: постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет);

—методическая функция архива федерального органа исполнительной власти, а при необходимости — и соответствующего федерального архива в вопросах формирования дел;

—срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается федеральным органом исполнительной власти, но не должен быть более 10 дней );

—лица, осуществляющие формирование дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти;

—лица, определяющие место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов);

—условия хранения дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти;

—порядок учета дел;

—порядок выдачи дел во временное пользование;

257

—порядок изъятия документов из дела;

—подразделение (Служба делопроизводства, архив федерального органа исполнительной власти), осуществляющее контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, проверки наличия и состояния дел.

Правила формирования дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, учета дел и организации их хранения приведены в приложении 3.

Приложение 3

Порядок формирования дел в федеральном органе исполнительной власти, учета и хранения дел

При формировании дел в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти необходимо соблюдать следующие правила:

—помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

—помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

—помещать приложения вместе с основными документами;

—группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

—раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

—включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

—помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

—помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и другие реквизиты);

—не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

—по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводит-

258

ся второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс

изаголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам

ихронологии с относящимися к ним приложениями.

Вотдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента РФ, актов Правительства РФ выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства РФ или его Президиума.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента РФ или Правительства РФ, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным во-

259

просам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступ-

ления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы федерального органа исполнительной власти, его подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папкирегистраторы.

В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

260