Dokumentoved_i_ego_professia

деленному на четыре части. Все форматы одной серии геометрически подобны друг другу. Площади двух последовательных форматов относятся как 2:1.

Основным является ряд форматов А (ИСО — А ряд), вспомогательным — ряд В (ИСО — В ряд). Форматы ряда В используются, когда необходимы форматы, занимающие промежуточные размеры между двумя смежными форматами ряда А. Стандартом предусмотрены также специально установленные длинные форматы, которые получают делением любых соответствующих производных форматов из двух вышеуказанных рядов на 3, 4 и 8 равных частей, параллельно наименьшей стороне листа.

Потребительские форматы по ИСО 216:1975

Для создания управленческой документации используются форматы А3, А4, А5, А6. Формат А3 применяется для больших таблиц, карт или диаграмм. Основным форматом для других официальных документов является формат А4. Для небольших по объему документов используется формат А5. Формат А6 предназначен для почтовых открыток и почтовых карточек.

301

Внедрение международных форматов бумаги в ряде стран (США, Канада и др.) столкнулось с определенными трудностями, связанными с затянувшимся переходом этих стран к метрической системе. Например, в США стандартом ANSI X3/151-1987 установлены форматы бумаги, отличающиеся от форматов по ИСО 216:1975 и имеющие следующие неофициальные названия: «Letter» (216 x 279

мм), «Legal» (216 х 356 мм), «Executive»(190 х 254 мм), «Ledger/Tabloid»(279 х 432 мм). Расхождения с форматами ИСО вызывает целый ряд неудобств, особенно в области международных связей. Так, формат ИСО А4 на 6 мм меньше по ширине и на 18 мм больше по длине, чем формат «Letter». Эти несовпадения вызывают затруднения при копировании документов, приводят при автоматизированной обработке текстов к потере информации (например, нумерации страниц), вызывают необходимость проведения переформатирования текста и изменения программного обеспечения для работы с текстами.

16.3. Бланки

Требования к бланкам на международном уровне устанавливает стандарт ИСО 8439:1990 «Конструкция бланков. Основная схема расположения». Для бланков используются форматы бумаги А4 и A5L. На бланке выделяется область текста и поля.

Поля бланков устанавливаются по ИСО 3535:1977:

—левое — 20 мм;

—верхнее — 10 мм.

Текстовая область для формата А4 составляет: 183 х 280 мм; для формата A5L — 183 х 131 мм. Указанные размеры могут применяться также для других форматов ряда А или для других форматов, не определенных стандартами ИСО. Информация должна располагаться в текстовой области независимо от того, какой формат бумаги применяется.

Межстрочный интервал и шаг письма при создании документов устанавливает стандарт ИСО 4882:1979 «Офисные машины и оборудование для обработки данных. Интервалы между строками и знаками». Межстрочный интервал равен 4,233 мм (1/6 дюйма); шаг письма — 2,54 мм (1/10 дюйма). По вертикали текстовая область раз-

302

деляется на графы, по горизонтали — на колонки. Текстовая зона документа формата А4 разделяется на 72 горизонтальных шага (72 х 2,54 мм — 183 мм), разбитых на восемь колонок по 9 шагов. Линии слева, ограничивающие колонки, обозначены СО — С8.

Текстовая область, как правило, разбивается на поля (зоны):

—поле сведений об отправителе документа (issuer field);

—поле ссылок (reference field);

—поле адреса (address field).

Сведения об отправителе документа включают его наименование, логотип и при необходимости указание на подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.

Дополнительные сведения об отправителе документа (почтовый адрес, телефон, телекс, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в данном поле, указывают в дополнительной зоне исходящих сведений в нижней части бланка.

По ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения указываются только в верхней части бланка.

Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода, дат и других сведений. Поле адреса предназначено для указания одного или двух адресов (в ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено указание на документе от одного до четырех адресатов).

В стандарте ИСО 8439:1990 определены правила размещения лишь трех полей (зон) на бланке. Оформление других реквизитов документов обычно регламентируется инструкциями, принимаемыми на национальном уровне или на уровне отдельных ведомств и организаций. Например, в инструкциях регламентируется порядок оформления таких реквизитов писем, как указание на конкретное лицо, «К

сведению» (Attention Line); заголовок (Subject Line); подпись

(Signature); указание на приложение (Enclosure); указание на рассылку копий (СС Notation) и др.

Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков.

Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное на английском языке. Международным письмам

303

придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.

16.4. Реквизиты международного письма

Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:

—сведения об отправителе (Issuer Field) — наименование организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, телефакса и т.д.;

—ссылки на индексы отправителя (Reference Line);

—дату (date);

—«внутренний адрес» (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;

—указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention

Line);

—вступительное обращение (Salution);

—заголовок к тексту (Subject Line);

—основной текст письма (Body of the Letter);

—заключительная формула вежливости (Complementaгy

close);

—подпись (Signature);

—указание на приложение (Enclosure);

—указание на рассылку копий данного документа (СС

Notation).

Сведения об отправителе. На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности. Например, фирма BRM, занимающаяся совершенствованием работы с деловой документацией, указывает на бланке: «Хранение и управление информационными потоками».

Ссылки на индексы отправителя. В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки — цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например: 453/12, где 453 — порядковый номер письма, а 12 — номер дела.

304

Ссылка может иметь такой вид: — «In уоиг please refer to ЕL/КД/15621» (B Вашем ответе просим ссылаться на ЕL/КД/15621);

— «Кindly mention Ех 16/1716 in уоцг герly («Просим упомя-

нуть Ех 16/1716 в Вашем ответе»).

Дата письма проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601:1998 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день.

Например: 2009.04.01.

Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 06.07.2009 в Великобритании будет восприниматься как 6 июля 2009 г., а в США — как 7 июня 2009 г. Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например: 10 ]une 2009 (10 июня 2009). К традиционным британским способам относятся следующие варианты оформления даты:

20 Feb. 2009; 20 February 2009. В американской традиции при-

нята иная последовательность элементов даты: February 20, 2009. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы.

Адресат («внутренний адрес»). Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны. Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно пре-

вышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма. В стандарте ИСО 11180:1993 содержится лишь рекомендация придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.

Для написания полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы:

1) наименование адресата (указание семейного положения или титула лица).

305

Например: мистер, мисс, миссис, Его Святейшество, Его Превосходительство, Ее Величество;

2) имя (имена), фамилия, приставка к имени:

— имена (прозвища, особенные имена) в сочетании с фамилией для различения лиц в семье — например, Джон, Майкл, Дуди, Милли;

— фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи — например, Райдер, Смит, Чизмен;

— приставка к имени — например,старший,младший; 3) занятие, функция, по адресу (через):

— определенное занятие — например, инженер, судья, нота-

риус;

—по адресу (через) — указывается связь с другим лицом или учреждением (например, по адресу Эйси Браун Бовери; по адресу семьи Смит);

4) пункт доставки:

—вид улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь и т.д.);

—название улицы (например, Станционная авеню, Станционная площадь, станция Виктория, станция Лайм-стрит);

—идентификационный номер на улице; номер подъезда или здания, этажа и квартиры;

—название дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т.д.;

—название села, местечка, деревни, квартала, региона (Ткхилл, Доклендз, Ерлхэм, Кэдмсн, Сохо);

—почтовый ящик и номер (для обладателя ящика).

5) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку:

—почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки местным или региональным узлом доставки. К этим кодам могут добавляться другие цифры или буквы (например, 750 15;

ВН2 120);

—номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв, указывающих маршрут для направления почты к месту назначения (например, 67 — дорога Беллинзона Аироло; К1А

—отправка на сортировочный участок);

306

—название учреждения доставки, название учреждения, ответственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения (например, Берн 31 (почтовый ящик);

6) название территории или провинции и/или название стра-

ны:

—название региона, графства, района, кантона и т.д (например, Техас, Йоркшир, Уэльс);

—название страны назначения (например, Швейцария, Франция, Великобритания, США).

Ниже приведены примеры написания адресов частных лиц:

Мг. Walter EGGERS

3040 Idaho Аve NW Apt#621 WASHINGTON D.C. 20016 USA

Мг. Adam SIMPERINGHAM 37 Franklin Road

Frecmans Вау AUCKLAND NEW ZEALAND.

Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы:

—название организации (например, Nestle Ltd; Kodak Ltd;

UNESCO);

—указание на род деятельности или изделия (например, фирма по гражданскому строительству, общая трастовая компания, продажа семян);

—название отдела или подразделения организации (например, отдел внешней торговли, отдел цветных металлов, общий отдел);

—пункт доставки;

—почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

—название территории или провинции и/или название страны. Последние три элемента при написании адреса юридического лица указываются так же, как при написании адреса частного лица. Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее название, затем почтовый адрес.

Приведем пример:

307

Continental Supply Сот рапу 3 12 Sixth Аvеnuе New

York, N. У. 11011

USA

Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже — название фирмы, затем — почтовый адрес.

Например:

Мг. G. Н. Black, Chairman, А. Smith and Ch., Ltd.

London SWL 75 С

England

Если адресат — мужчина, то перед его фамилией ставят сокращенное слово Mister (господин»). В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. («эсквайр»), которое ставится после фамилии. Например: «Е. F. Whitc, Esq».

Перед фамилией следует указывать имя или инициалы.

Например: «Мг. Harold Brown», «Мг. А. White».

Если адресат — женщина, то перед фамилией ставится сокращенное слово Mrs. — от Mistress («госпожа» ) или слово Miss, если женщина не замужем.

Например: «Мгs. Rosainda Jones», «Miss G. Black».

Имя и фамилию лица при адресовании рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью.

В отличие от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.

Указание на конкретное лицо «К сведению». Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу.

Эта отметка — указание на конкретное лицо — помещается отдельной строкой под адресом. Например: «Attention:

308

Мг. Р. Соорег», или «Attention of: Р. Соорег», или «For the Attention of Мг. Р. Соорег».

Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо. Например: «Attention of the Sales Маnageг» или «Attention — Sales Dерагtmеnt».

Вступительное обращение. В деловых письмах используются следующие обращения:

—«Уважаемые господа» — к организации в целом: «Dear Sirs

Dеpartment» (в США);

—«Уважаемый господин» — к мужчине, если неизвестно его имя: «Dear Sir»;

—« Уважаемая госпожа» — к женщине, если неизвестно ее имя: Dear Madam;

—«Уважаемый г-н Смит» — К мужчине: «Dear Мг. Smith»;

—«Уважаемая г-жа Смит» — к замужней женщине: «Dear Mrs. Smith»;

—«Уважаемая г-жа Смит» — К незамужней женщине: «Dear Miss Smith «;

—«Уважаемая г-жа Смит» — к женщине, если неизвестно ее семейное положение: Dear Ms. Smith;

—«Дорогой Джон» — к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу: «Dear ]ohn».

Менее официально выглядят обращения «Уважаемый г-н Джон» (Dear Мг. ]ohn) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Мг. ]ohn Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например: «О возобновлении поставок», «О заполнении договора».

Основной текст письма. Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения «Уважаемый г-н ... « следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т.д.».

В первой части могут использоваться следующие фразы:

309

—« ... We аге writing to inquire about ...» («Мы пишем, чтобы узнать (навести справки) o ... « );

—«We аге writing in connection оn with ...» « (Мы пишем в связи с ... « );

—«We аге interested ... and we would like to know» («Мы инте-

ресуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать …»).

Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться такими словами:

...»);

—«We bed to inform уои that ...» («Имеем честь сообщить Вам, что ... «).

Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами:

—«Could уои please tell те ...» («Сообщите, пожалуйста, ...»

);

—«Рlеаsе let те know if ...» («Пожалуйста, сообщите ...» );

—«1 should bе glad to know if ...» («Я был бы рад узнать ...» ).

Письмо-ответ может начинаться с таких фраз:

—«Thank уои for your letter of (date) ...» («Благодарю Вас за письмо от (дата) ...» );

—«We have received your letter of (date) ...» («Мы получили Ваше письмо (дата) ... «).

В деловой переписке используются следующие выражения благодарности и внимания:

—«It is уегу kind of уои to ...» («Очень любезно с Вашей сто-

роны ...»);

—«1 атп writing to thank уои уегу much indeed for ...» («Пишу,

чтобы поблагодарить Вас за ...»);

—«Thank уои for contributing so much to ...» («Благодарим за Ваш большой вклад в ...»);

—«Please, accept те sincere (deep) appreciation for your help ...» («Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь ...»).

310