Dokumentoved_i_ego_professia

2.Порядок включения документов, создаваемых в федеральных органах исполнительной власти и получаемых федеральными органами исполнительной власти на бумажных носителях, в систему электронного документооборота?

3.Какой порядок составления, оформления и согласования проектов электронных документов?

4.Для чего служит электронная цифровая подпись?

5.Назовите обязательные сведения об электронном документе, включаемые в РКК?

6.Какая отличительная фраза (указание) должна быть написана в номенклатуре дел в заголовке электронного дела?

7.Какой существует порядок экспертизы ценности электронных документов?

Глава 15. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

15.1. Учет печатей и штампов

Печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу (ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования).

Штамп — устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

Федеральные органы исполнительной власти в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2- ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изм. от 8 июня 2001 г., 14 декабря 2006 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации от 8 января 1996 г. № 2, ст. 123) применяют печати с изображением Государственного герба РФ.

Кроме печати с изображением Государственного герба РФ в федеральном органе исполнительной власти могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий

291

документов («Для пакетов», «Для договоров», «Для копий»), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

Инструкция по делопроизводству должна определить виды и количество печатей, применяемых в федеральном органе исполнительной власти, порядок учета, хранения и уничтожения печатей.

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководство федерального органа исполнительной власти по согласованию с руководителем Службы делопроизводства.

Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в административнохозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии — изготовителе печатей.

Вслучае служебной необходимости по решению руководителя федерального органа исполнительной власти допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, финансовой службы, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом федерального органа исполнительной власти, или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

Винструкции по делопроизводству устанавливается:

—подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложен учет печатей и штампов;

—форма журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала;

—порядок выдачи печатей и штампов работникам федерального органа исполнительной власти;

—порядок хранения печатей и штампов;

—ответственность работников за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов;

—порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти;

—порядок уничтожения печатей и штампов.

В инструкции по делопроизводству устанавливается, что:

292

— учет имеющихся в федеральном органе исполнительной власти печатей и штампов ведет административно-хозяйственная служба федерального органа исполнительной власти в журнале (приложение 11) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются);

Приложение 11

Журнал учета печатей и штампов

— выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помеще-

ний, занимаемых федеральным органом исполнительной власти, не допускается.

Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба РФ возлагается на руководителя федерального органа исполнительной власти, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений.

Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

293

Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется подразделением, ответственным за учет печатей.

15.2. Учет бланков документов

Организация работы по изготовлению и учету бланков документов федерального органа исполнительной власти возлагается на административно-хозяйственную службу, которая:

—получает от службы делопроизводства заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

—оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

—осуществляет получение, учет поступления бланков (приложение 12) и выдачу в Службу делопроизводства изготовленных бланков документов.

Приложение 12

ЖУРНАЛЫ УЧЕТА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Журнал учета поступления бланков

294

Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения федерального органа исполнительной власти бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Службе делопроизводства. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение 30).

Инструкцией по делопроизводству устанавливается, что:

—бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков;

—в структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;

—передача бланков другим организациям и лицам не допус-

кается;

—ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях и руководители подразделений;

—испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков.

Контрольные вопросы:

1.Что собой представляет гербовая печать?

2.Каким документом определяются требования к гербовым

печатям?

3.Какие печати, кроме гербовых, могут быть в федеральном органе исполнительной власти?

4.Каким документом определяется вид и количество печатей

вфедеральном органе исполнительной власти?

5.Чьи подписи заверяются гербовой печатью федерального органа исполнительной власти?

6.Что должна установить Инструкция по делопроизводству федерального органа исполнительной власти относительно печатей и штампов?

295

7.Какое подразделение ведет учет печатей и штампов в федеральном органе исполнительной власти, и каким образом?

8.Какое подразделение федерального органа исполнительной власти организует работу по изготовлению и обеспечению исполнителей бланками?

9.Порядок выдачи бланков в федеральном органе исполнительной власти.

10.Какие моменты должны быть отражены в Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти, касающиеся бланков?

Глава 16. МЕЖДУНАРОДНАЯ ПЕРЕПИСКА

16.1. Международные стандарты по оформлению документов

В условиях интеграции нашей страны в мировую экономику знание международных стандартов по оформлению документов необходимо все большему кругу управленческих работников. Это имеет особое значение для специалистов аппарата управления совместных предприятий, представительств зарубежных фирм, всех тех, кто взаимодействует с зарубежными партнерами. Существующие международные нормы в области документации также должны учитываться при разработке правил работы с документами в нашей стране.

Знание стандартов ИСО помогает правильно оценивать принимаемые в нашей стране и за рубежом нормативные акты и методические пособия, например, многочисленные пособия по оформлению деловых писем, направляемых за рубеж, которые зачастую противоречат друг другу и отражают лишь авторские трактовки тех или иных положений. Более надежными источниками информации о правилах оформления деловой корреспонденции в данном случае являются общепризнанные международные нормы.

Следует учитывать, что применение международного стандарта, регионального или национального стандарта другой страны осуществляется в Российской Федерации путем полного или частич-

296

ного включения его содержания в отечественный нормативный документ по стандартизации.

Сегодня Госстандарт России считает своим главным приоритетом внедрение международных стандартов. К настоящему времени наша страна гармонизировала около 50 % своих стандартов в области информационных технологий, что вполне сопоставимо со средними показателями по европейским странам. Многие международные стандарты вводятся в действие в нашей стране методом «обложки», т.е. переводятся и внедряются без каких-либо изменений, при этом в их обозначении содержится надпись «ГОСТ Р ИСО».

Наша цель — дать краткий обзор деятельности ИСО в области управленческой документации, рассмотреть отдельные положения международных стандартов, касающихся различных сторон подготовки и оформления документов, в том числе: форматов писчей бумаги и конвертов, проектирования бланков, написания адресов и дат и т.д.

Деятельность Международной организации по стандарти-

зации. ИСО образована в 1947 г. В этой организации представлены национальные органы по стандартизации более 140 государств. Генеральный секретариат организации располагается в Женеве (Швейцария). Первый стандарт ИСО был опубликован в 1951 г. В настоящее время действует около 13,5 тыс стандартов. В области электроники, информационных технологий и телекоммуникаций принято более 2 тыс. стандартов, еще около 300 проектов находятся в стадии завершения. В ИСО сформирован большой фонд стандартов и других нормативных документов по стандартизации (700 тыс.) из многих стран мира.

ИСО трактует понятие «стандарт» как технические условия или другой документ, рассчитанный на специалистов соответствующего профиля, совместно разработанный, согласованный или одобренный всеми заинтересованными сторонами, основанный на совокупности научных, технологических и практических результатов, способствующий получению всеобщих оптимальных преимуществ, утвержденный компетентным национальным, региональным или международным органом (ИСО 5127-2:1983).

Работа по подготовке стандартов ИСО осуществляется в технических комитетах (technical committees — TC), в структуре которых

297

образуются подкомитеты (subcommittees — SC) и рабочие группы (working groups — WG). Техническим комитетам при их создании присваиваются номера (например, ТС 46, ТС 154).

Каждая национальная служба стандартизации, заинтересованная в направлении, для развития которого создан технический комитет, имеет право быть представленной в этом комитете. Правительственные и неправительственные международные организации, сотрудничающие с ИСО, также принимают участие в этой работе. ИСО тесно сотрудничает с Международной электротехнической комиссией, Всемирным почтовым союзом и другими организациями. Каждый комитет и подкомитет имеет секретариат, работу которого обеспечивает определенный национальный орган по стандартизации (например, ANSI — США, BSI — Великобритания, DIN — Германия, AFNOR — Франция, Госстандарт — Россия и др.).

Разработку международных стандартов, регламентирующих различные стороны работы с документами, осуществляют следующие комитеты ИСО:

JTC 1 — Информационная технология (объединенный комитет с Международной электротехнической комиссией);

TC 6 — Бумаги, картон и целлюлоза;

TC 37 — Терминологии (принципы и координация); TC 46 — Информация и документация;

TC 68 — Банковское дело, ценные бумаги и другие финансовые услуги;

TC 154 — Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении;

TC 171 — Воспроизведение документов; TC 176 — Управление качеством;

TC 191 — Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело.

Большое внимание ИСО уделяет выработке единой для стран

— участниц этой организации терминологии в различных научнотехнических сферах. Это относится и к таким сферам, как носители и средства записи и обработки информации, управленческая и коммерческая документация, информационные технологии, средства связи и др. Стандартами ИСО регламентирован порядок ведения терминологической работы, формализован ее понятийный аппарат, принципы и

298

методы (ИСО 1087-1:2000. Терминология. Словарь. Часть 1. Теоретические основы и применение).

Терминологию в области документации устанавливает состоящий из нескольких частей стандарт ИСО 5127 серии «Документация и информация» (Часть 1: Основные понятия; Часть 2: Традиционные документы; Часть 3: Иконографические документы; Часть 3-а: Комплектование, идентификация, анализ документов и данных; Часть 6: Документальные языки; Часть 11: Аудиовизуальные документы).

Стандартами ИСО определены общие правила создания документов, в том числе:

—форматы бумаги для документов и методы выражения их размеров (ИСО 216:1975. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В; ИСО 353:1975. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Метод выражения размеров);

—межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979. Офисные машины и оборудование для обработки данных. Интервалы между строками и знаками);

—формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977. Листы для разработки форм и схемы размещения);

—основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990. Конструкция бланков — Основная схема расположения);

—принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985. Основной принцип компоновки торговых документов).

Средства для хранения документов разрабатываются в соответствии с ИСО 623:1974. «Бумага и картон. Коробки для бумаг и папки. Размеры».

В стандартах ИСО установлены форматы и другие требования

кконвертам для пересылки документов и почтовым карточкам (ИСО 269:1985. Конверты для писем. Обозначение и размеры; ИСО 6924:1983. Конверты для писем. Словарь; ИСО 328:1974. Художественные почтовые карточки и открытки. Формат; ИСО 416:1974. Художественные почтовые карточки. Область для адреса; ИСО 415:1975. Конверты, почтовые карточки и подобные изделия. Область погашения).

299

Написание почтового адреса регламентирует стандарт ИСО 11180:1993. Адресация почтовая.

Представление дат и времени в документах осуществляется в соответствии с ИСО 8601:2000. Элементы данных и форматы обмена. Обмен информацией. Представление дат и времени.

Расположение кодов в торговых документах определяет ИСО 8440:1986. Расположение кодов в торговых документах.

Географическая информация кодируется с помощью стандарта «Коды для представления названий стран» (ИСО 3166-1:1997; ИСО

3166-2:1998; ИСО 3166-3:1999).

Требования к документации нашли отражение в стандартах по внедрению систем качества на всех стадиях производства (серия 9000), стандартах в области экологии (серия 14000) и др.

Перечисленные стандарты касаются отдельных сторон работы с документами. Заметным событием стало принятие в 2001 г. стандартов серии «Информация и документация. Управление документами» (ИСО 15489-1:2001, ИСО 15489-2:2001), определяющих требования к системам делопроизводства в целом. Основой для их разработки послужили стандарты Австралии, выступившей первопроходцем в реализации комплексного подхода к стандартизации в области управления документацией.

Остановимся подробнее на некоторых положениях стандартов ИСО, касающихся оформления документов и имеющих универсальный характер.

16.2. Форматы бумаги

Размеры листов бумаги, используемой для создания управленческих документов, устанавливает ИСО 216:1975. «ИСО 216: 1975. Писчая бумага и виды писчих материалов. Потребительские форматы серий А и В».

Система форматов бумаги по ИСО 216:1975 основывается на метрической системе и строится так, что каждый последующий формат получается делением предыдущего формата на две равные части (параллельно наименьшей стороне листа).

Буквы А или В указывают ряд форматов, а цифра — число делений, которые были произведены, начиная с основного формата, обозначаемого 0. Например, формат А4 соответствует формату А0,

300