Dokumentoved_i_ego_professia
.pdfИзвинения могут начинаться такими словами:
— «We must apologise for ...» («Мы должны извиниться за
...»);
— «We apologise for ...» («Мы извиняемся за ...»); и т.д.
После изложения основной причины письма, деталей и подробностей приводятся заключительные фразы:
—«I look forward to receiving уоиг soon reply ...» («Буду ждать Ваш ответ ..»).
—«Looking forward to hearing from уои ... « («С нетерпением жду ответа ...»).
В заключительной части может быть дана оценка приведенной в письме информации:
—«I hope that this information will help уоu» («Надеюсь, что эта информация Вам поможет»);
—«Please, do not hesitate to contact mе if уои need any further information» («Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная информация»).
Заключительная формула вежливости. В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения:
—» Yours faithfully»;
—«Уоuгs tгuly»;
—«Уоuгs vегу truly».
Указанные фразы можно перевести как «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».
ВАнглии наиболее распространенными сочетаниями вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие:
— «Dear Sirs/Sir/Madam/Yours faithfully»;
— «Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith/Yours sincerely»;
— «Dear John/Best wishes».
Вданных формулах заключительная фраза соответствует началу письма. Эти же формулы часто используются в письмах российских организаций.
Подпись. В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фа-
311
милия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность. Например:
«Yours sincerely Мг. S. Basuki Маnajgег».
Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства. Например:
For А. Smith and Со., Ltd D. Whith Export Department
Перед подписью может стоять отметка «р.р.» — «за», «от имени», или «Рег рго» — «по доверенности» (от латинского выражения «рег ргосuга»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.
Отметка о наличии приложений. В письмах зарубежных кор-
респондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Еnсlosure», если приложение одно, или «Еnсlosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Например: «2 Еnclosures». Возможно сокращенное обозначение: «Еnс». В отметке о приложениях могут быть названы документы-приложения.
Указание на рассылку копий письма. В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «с.с.э (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия. Например: «с.с. Messrs Paul and Jackson Ltd.,
Lawyers».
Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку «без копий» («without сорiеs»).
Постскриптум. За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма.
Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum — «после написанного»). В конце приписки еще раз ставится подпись.
Оформление второго и последующих листов письма. В зару-
бежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным
312
типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма № ... . Например: «Continuation Sheet No ... «, Под названием фирмы, направляющей письмо, указываются организация, которой оно адресуется, и дата. Например:
«Mills and Сгееn Continuation Sheet No Messrs. А. Smith and Со., Ltd 12 Мау 2009».
Многие британские фирмы пользуются дополнительными листами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но кроме последней, пишется: «Continued» — или сокращенное: «Cont’d» (Countd), что значит «имеется продолжение».
Пример. Форма бланка для международной переписки и разъяснения показаны в Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги». Предлагаем рассмотреть извлечение из данной инструкции.
Извлечение из Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги»
«2.33. Пересылку железным дорогам и другим организациям иностранных государств технической литературы, документации, правил и технических условий в рамках научно-технического сотрудничества осуществляет Департамент международных связей после оформления в установленном порядке разрешения на вывоз этих материалов.
Пересылку бандеролей и посылок с указанными материалами производят с составлением списков по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти в области связи.
2.34.На пакетах с документами, отправляемыми в зарубежные страны, адрес указывают на двух языках — русском и языке страны назначения. В случае невозможности написать адрес на языке страны назначения рекомендуется указывать его на английском языке.
На пакетах проставляют номера исходящих документов, другие реквизиты не указывают.
2.35.Корреспонденция общества, направляемая за границу, конвертуется исполнителем (отправителем) и незапечатанной переда-
313
ется в Департамент международных связей с приложением реестра в 4 экземплярах.
Департамент международных связей отправляет корреспонденцию по реестру через экспедицию. При отправлении корреспонденции, сформированной в пачки, на реестрах делается надпись «Недозволенных вложений нет», которая заверяется подписью ответственного лица Департамента международных связей и печатью».
Образец бланка письма ОАО «РЖД» для переписки с зарубежными корреспондентами
ЛОГОТИП ОАО «РЖД» ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
JOINT STOCK COMPANY
«RUSSIAN RAILWAYS»
Новая Басманная ул., 2, Москва, 107174 Тел. (095)266-1628, факс: (095)266-2880, 975-2411
2. Novaya Basmannaya Str., Moscow, 107174, Russia
Phone: (495)266-1628,
Fax: (495)266-2880, 975-2411 E-mail: rzd@rzd.rг. www.rzd.ru
«__» _________________ |
№ ___________ |
Контрольные вопросы и задания для самоконтроля:
1.Назовите международные стандарты на международную переписку.
2.Формат бумаги для международной переписки.
3.Требования, предъявляемые к международным бланкам.
4.Реквизиты документа, используемого для международной переписки.
314
5.Каковы различия в оформлении реквизитов в письме внутри России согласно ГОСТ Р 6.30-2003 и в международном письме согласно стандартам ИСО?
6.Какие существуют реквизиты международного письма? Расскажите о правилах их оформления и расположения на
бланке письма.
7.В чем состоят основные рекомендации по составлению текстов международных писем?
8.Составьте письмо-ответ фирмы.
9.Составьте письмо фирмы зарубежному партнеру с напоминанием выполнить заказ на поставку продукции. В случае неотправки следует выразить просьбу вернуть направленные деньги.
10.Составьте письмо администрации зарубежному партнеру.
11.Составьте письмо-просьбу производственного коммерческого предприятия зарубежному партнеру о поставке товаров.
12.Составьте информационное письмо коммерческой фирмы зарубежному партнеру о возможности продажи товаров.
13.Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы зарубежному партнеру об организации встречи для установления сотрудничества в поставках.
Глава 17. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ И КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ ДОКУМЕНТОВ
17.1. Понятия конфиденциальности информации и конфиденциальности документов
Согласно Федеральному закону от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» информация может быть объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений. Информация может свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому, если федеральными законами не установлены ограничения доступа к информации либо иные требования к порядку ее предоставления или распространения.
Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информа-
315
цию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа).
Информация в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется на следующие четыре категории:
1)свободно распространяемую;
2)предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соответствующих отношениях;
3)подлежащую предоставлению или распространению в соответствии с федеральными законами;
4)распространение которой ограничено или запрещено в Российской Федерации.
Конфиденциальность информации — обязательное для вы-
полнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам БЕЗ согласия ее обладателя.
Таким образом, ценная информация, утрата которой представляет серьезную опасность для существования организации (предприятия) или ее деятельности, называется конфиденциальной. По сути термин «конфиденциальность» является синонимом секретности, но используется исключительно для обозначения информационных ресурсов ограниченного распространения, не относящихся к государственной тайне. Это понятие отражает ограничение на доступ к ним других лиц, накладываемое обладателем информации в соответствии
сзаконом.
Защита информации, составляющей государственную тайну, осуществляется в соответствии с законодательством РФ о государственной тайне.
Федеральными законами устанавливаются условия отнесения информации к сведениям, составляющим коммерческую тайну, служебную тайну и иную тайну, обязательность соблюдения конфиденциальности такой информации, а также ответственность за ее разглашение.
Информация, полученная гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности (профессиональная тайна), подлежит защите в случаях, если на эти
316
лица федеральными законами возложены обязанности по соблюдению конфиденциальности такой информации.
Информация, составляющая профессиональную тайну, может быть предоставлена третьим лицам в соответствии с федеральными законами и (или) по решению суда.
Срок исполнения обязанностей по соблюдению конфиденциальности информации, составляющей профессиональную тайну, может быть ограничен только с согласия гражданина (физического лица), предоставившего такую информацию о себе.
Запрещается требовать от гражданина (физического лица) предоставления информации о его частной жизни, в том числе информации, составляющей личную или семейную тайну, и получать такую информацию помимо воли гражданина (физического лица), если иное не предусмотрено федеральными законами.
Порядок доступа к персональным данным граждан (физических лиц) устанавливается Федеральным законом от 27.07.2006 № 150-ФЗ «О персональных данных».
Таким образом, ценная информация в зависимости от отнесения к одному из видов тайны — государственная или негосударственная (служебная, коммерческая, банковская и пр.) — включается в соответствующие документы, секретные или конфиденциальные.
Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) документом понимается соответствующим образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения ограниченного доступа, имеющие обладателя. Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите.
К конфиденциальным документам относятся:
•в государственных структурах — документы, проекты документов и сопутствующие материалы, относимые к служебной информации ограниченного распространения, содержащие сведения, отнесенные к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие опубликованию в открытой печати;
•в коммерческих структурах — документы, содержащие сведения, которые их обладатель в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой тайне;
317
• независимо от принадлежности — документы и базы данных, фиксирующие любые персональные (личные) данные о гражданах, а также содержащие профессиональную тайну, технические и технологические новшества (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы обслуживания и т. п.
Называть конфиденциальные документы секретными или ставить на них гриф секретности не допускается.
Персональные данные всегда относятся к конфиденциальной информации, т. е. информации строго ограниченного и регламентированного доступа.
В любых организациях эта информация составляет служебную или профессиональную тайну. Причем режим конфиденциальности персональных данных снимается только в случаях обезличивания этих данных или по истечении 75 лет срока их хранения, если иное не определено законом.
Конфиденциальность документов всегда имеет определенный срок ограничения свободного доступа к ним персонала организации (от нескольких часов до десятков лет) в связи с тем, что основная масса конфиденциальных документов после окончания их исполнения или работы с ними теряет свою ценность и соответственно конфиденциальность. Так, переписка до заключения контракта может иметь гриф конфиденциальности, но после его подписания этот гриф с письменного разрешения первого руководителя фирмы снимается.
Оставшиеся конфиденциальными исполненные документы, сохраняющие ценность для деятельности фирмы, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Период нахождения конфиденциальных документов в делах может быть кратковременным или долговременным в зависимости от ценности информации, содержащейся в документах дела. Период конфиденциальности документов определяется по указанному выше перечню конфиденциальных сведений и зависит от специфики деятельности фирмы.
Например, производственные, научно-исследовательские фирмы обладают более ценными документами, чем торговые, посреднические и др.
Документы долговременного периода конфиденциальности, например бизнеспланы, бизнеспроекты, программы развития бизнеса,
318
технологическая документация ноу-хау, изобретения, имеют усложненный вариант обработки и хранения, обеспечивающий безопасность информации и ее носителя.
Документы кратковременного периода конфиденциальности, имеющие оперативное значение для деятельности фирмы, обрабатываются и хранятся по упрощенной схеме и могут не выделяться из технологической системы обработки открытых документов при наличии в этой системе минимальных защитных, контрольных и аналитических элементов.
Таким образом, конфиденциальные информационные ресурсы и документы обладают специфическими особенностями, которые отражают эффективность проводимых организацией (фирмой) работ, возможность возникновения при этом угроз сохранения в тайне ценных сведений и определяют целесообразность наличия системы защиты этой информации.
Среди различных понятий информации конфиденциальная информация — наиболее широкое по объему понятие. Оно объединяет категории сведений, функционирующих в сфере закрытых информационных ресурсов. Это сведения, имеющие статус тайны личной жизни граждан, тайны голосования, профессиональной тайны (врачебной, следственной, адвокатской и др.), тайны корреспонденции, телефонных и иных сообщений, коммерческой и банковской тайны, государственных секретов, тайны исповеди и др.
Коммерческая тайна (КТ) — научно-техническая, коммерческая, организационная или иная информация, используемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью. Она конфиденциальна и не подлежит разглашению. КТ как вид конфиденциальной информации в сфере государственной, предпринимательской и иной хозяйственной деятельности представляет собой сведения, касающиеся указанной деятельности субъекта хозяйствования (независимо от форм собственности), утрата которых может нанести ущерб субъекту хозяйствования — носителю конфиденциальной информации.
Обеспечение сохранности конфиденциальной информации организации требует соблюдения следующих условий:
—определение сведений, составляющих КТ;
—обеспечение порядка их защиты.
319
Если эти условия не выполнены, у организации нет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих КТ.
Сведения КТ организации можно условно разделить на два крупных блока:
—научно-техническая (технологическая) информация;
—деловая информация.
Научно — техническая информация включает:
— сведения о конструкциях машин и оборудования, чертежи,
схемы;
—используемые материалы;
—рецептуры;
—методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях);
—новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования;
—программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации;
—организацию системы безопасности организации.
Деловая информация включает:
—сведения о финансовой стороне деятельности организации (промежуточные финансовые отчеты, первичные бухгалтерские документы, задолженность, кредиты и т.п.);
—планы развития организации;
—планы рекламной деятельности;
—списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов;
—структуру и методы управления, связи внутри организации
ивне ее, распределение обязанностей и их содержание;
—кадровый состав и его формирование;
—сведения из деловой переписки.
Сведения, которые не являются КТ:
— учредительные документы (решение о создании организации или договор учредителей) и устав;
320