Moreq2_MoReq2_body_v1_04_ru_003

Спецификации MoReq2

набор (массив, агрегация) документов (aggregation)

(только в контексте MoReq2) Рубрика, дело, суб-дело или том.

контрольная информация (audit trail)

Информация о транзакциях или других действиях, приведших к изменению объектов СЭД (например, элементов метаданных) или повлиявших на них, сохраняемая в объёме, достаточном для реконструкции выполненных действий.

Замечание: контрольная информация обычно представляет собой ряд списков или базу данных, которую можно просматривать в виде списков. Эти списки могут создаваться как компьютерной системой (для транзакций, проводимых компьютерной системой), так и вручную (обычно – для выполняемых вручную операций). Данные требования фокусируют свое внимание на автоматически создаваемой контрольной информации.

аутентичность

Подлинность (понимаемая с точки зрения делопроизводства).

Источник: Адаптированное и сокращенное определение «аутентичности документа» в Глоссарии UBC-MAS (Приложение 1).

Замечание: Аутентичным считается документ, в отношении которого может быть доказано:

«a) то, что он является именно тем, чем он претендует быть,

b)то, что он был создан или послан именно тем лицом, которое указано в качестве его создателя или отправителя, и

c)то, что он был создан или послан именно в то время, которое в нём указано.»132

Источник: стандарт ISO 15489.

Замечание: в отношении документа данное качество подразумевает, что документ является именно тем, чем он претендует быть; оно никак не связано с достоверностью содержащейся в документе фактической информации.

авторизованный пользователь (authorised user)

Пользователь, имеющий разрешение на выполнение описываемого действия.

Замечание: точное содержание данного понятия зависит от контекста. Различные пользователи будут иметь разные права. В MoReq2 не делается каких-либо предположений относительно того, какие пользователи или роли какие права будут иметь. Права, авторизующие пользователя на выполнение определенных действий, выдаются ему организацией, в соответствии с её политиками (регламентами) и деловыми потребностями.

132В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 соответствующий фрагмент переведен следующим образом: «7.2.2 Аутентичность. Документ является аутентичным, если он: a) соответствует установленным правилам; b) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это; c) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.» (прим. переводчика)

Спецификации MoReq2

массовый ввод документов (bulk importing)

Процесс ввода группы электронных документов, обычно из другого программного приложения, и, как правило, вместе со всеми или с некоторыми из их метаданных.

ввод, «захват» документов (capture)

(1)Акт записи или сохранения отдельного экземпляра цифрового объекта (источник: терминологическая база данных проекта InterPARES-2).

(2)Сохранение информации в компьютерной системе.

Замечание: в контексте MoReq2, под «захватом» документов понимаются все процессы, используемые на этапе ввода документа в СЭД, а именно регистрация, классификация, добавление метаданных и «замораживание» содержания исходного информационного материала (запрещение внесения в него изменений). Данный термин может также использоваться и в обобщенном значении, означая ввод и сохранение в СЭД другой информации, такой, как значения метаданных.

досье (case file)

Дело, относящееся к одной или нескольким транзакциям, полностью или частично выполненным структурированным или частично-структурированным образом, в ходе конкретного процесса или вида деятельности.

Замечание: Общепринятого определения термина «досье» нет, равно как нет и согласия относительно того, чем досье отличаются от других видов дел, которыми управляет СЭД. Приведенное здесь определение разработано для MoReq2 и должно способствовать пониманию Спецификаций; его применимость в иных обстоятельствах не гарантируется.

Замечание: документы в досье могут быть как структурированными, так и неструктурированными. Характерной отличительной особенностью досье является то, что они возникают в результате процессов, которые, как минимум, частично структурированы и повторяемы. Примерами досье могут служить дела, содержащие документы, относящиеся:

к заявлениям на получение разрешений;

к запросам о проведении обслуживания и текущего ремонта;

к расследованию инцидентов;

к отслеживанию изменений в законодательной и нормативной базе (regulatory monitoring).

Замечание: Другими типичными характерными особенностями досье являются:

предсказуемость структуры их содержания;

их многочисленность;

то, что они структурированы или частично-структурированы;

то, что они используются и управляются в рамках известного предопределённого процесса;

Спецификации MoReq2

то, что их необходимо сохранять в течение срока, установленного законодательством и/или нормативными актами;

то, что они могут быть открыты и закрыты работающими с ними специалистамипрактиками, конечными пользователями или системами обработки данных без получения согласия руководства.

специалист по работе с досье (case worker)

Пользователь, работающий с досье.

рубрика (class)

(в MoReq2) Часть иерархии, представленная линией, идущей от любой точки в иерархической структуре классификационной схемы ко всем делам, лежащим ниже нее.

Замечание: данное понятие может соответствовать таким понятиям из классической терминологии133, как "основной класс"134, "группа" или "серия"135 (или подкласс, подгруппа, суб-серия и т.д. на любом уровне классификационной схемы).

Замечание: в MoReq2 термин «рубрика» также используется для обозначения всех входящих в эту рубрику документов.

классификация

В управлении документами, под «классификацией» понимается систематическая идентификация и упорядочивание видов деловой деятельности и/или документов по категориям, в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, составляющими систему классификации.

Источник: стандарт ISO 15489 (см. Приложение 7).

классификационный код (classification code)

Идентификатор, присваиваемый каждой из рубрик классификационной схемы. В пределах рубрики классификационные коды её подрубрик уникальны.

классификационная схема

(в MoReq2) Иерархическая структура, образованная из рубрик, дел, суб-дел, томов и документов.

допуск (clearance)

См. «уровень допуска».

133Имеется в виду терминология, используемая в ряде англосаксонских стран (прим. переводчика)

134Основной класс (primary class) - рубрика первого уровня классификационной схемы. Нижележащие подрубрики в этом случае называются подклассами (sub-classes) (прим. переводчика)

135Серия (series) - группа взаимосвязанных документов, которые обычно используются и сохраняются как единое целое, и которые рассматриваются как единое целое при определении срока хранения. (прим. переводчика)

Спецификации MoReq2

закрытие

Процесс изменения атрибутов дела, суб-дела или тома таким образом, что дальнейшее добавление в него документов становится невозможным.

закрытый

Состояние дела, суб-дела или тома, которые более не являются открытыми, и в которые поэтому нельзя добавлять документы.

CMS

Система управления контентом (Content Management System).

компонент, компонента (component)

Обособленный поток битов, который, самостоятельно или совместно с другими потоками битов, образует документ или информационный материал.

Замечание: Данное толкование термина не является общеупотребительным.

Замечание: Выражение «обособленный поток битов» используется вместо применяемого в информационных технологиях термина «файл» (file). Это делается для того, чтобы избежать путаницы с делопроизводческим термином «дело» (file). Суть данного понятия заключается в том, что «компонента» является неотъемлемой частью контента документа, несмотря на то, что с ней можно работать и ею можно управлять и отдельно.

Примерами компонент являются:

Информационный материал в формате HTML и графические образы в формате JPEG, которые вместе составляют веб-страницу;

Текстовой информационный материал и электронная таблица, в случае, когда документ

Замечание: Следует иметь в виду, что компоненты должны быть обособленными, отдельными друг от друга. Если текстовой информационный материал включает встроенную электронную таблицу (в отличие от встроенной ссылки на электронную таблицу), то такая электронная таблица не рассматривается как отдельная компонента. В этом случае документ состоит из одной компоненты, которой является текст вместе со встроенной электронной таблицей.

Замечание: сообщение электронной почты с приложениями может состоять как из одной, так и из нескольких компонент, или же представлять собой несколько документов – в зависимости от формата, в котором оно сохранено.

Если сообщение сохраняется в формате, включающем тело сообщения и все приложения, то имеется только одна компонента.

Если приложения сохраняются отдельно от тела сообщения и связываются с ним внутренней связью, то тело сообщения и каждое из приложений является отдельной компонентой.

Спецификации MoReq2

Если приложения сохраняются отдельно от тела сообщения электронной почты, но внутренняя связь между ними не устанавливается, то тело сообщения и каждое из приложений является отдельным документом. С точки зрения хорошей практики, желательно в этом случае вручную связать друг с другом эти документы.

время конфигурирования системы (configuration time)

Момент времени в жизненном цикле СЭД, когда проводится её инсталляция и устанавливаются значения её параметров.

хранитель (custodian)

(документа или набора документов) лицо или структурное подразделение организации, хранящее документ (документы).136

уничтожение (destruction)

Процесс физического уничтожения […] документов, не оставляющий возможности для их восстановления.137

Источник: стандарт ISO 15489 (см. Приложение 7).

Замечание: В зависимости от конфигурации системы, термин "уничтожение" может совпадать, а может и не совпадать по смыслу с термином "удалением" (deletion).

Замечание: Данный термин не подразумевает многократную перезапись уничтожаемых данных или иные меры безопасности. Подобные дополнительные меры безопасности могут быть реализованы, но MoReq2 этого не требует.

цифровой (digital)

Описывает информацию, зафиксированную в виде цифр или числовых значений, а не в виде непрерывных сигналов.

Замечание: данный термин не используется в MoReq2 для описания документов. Хотя понятие «цифровой документ» - более точное, чем «электронный документ», оно редко используется на практике.138 См. электронный.

запрет на уничтожение (disposal hold)

Правило, предотвращающее уничтожение либо передачу документов.

136А также несущее ответственность за сохранность документов. (прим. переводчика)

137В переводе ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «3.18 уничтожение (destruction): Ликвидация документов без какой-либо возможности восстановления» (прим. переводчика)

138Исторически в западной терминологической традиции термин "электронный" указывал на то, что при создании, передаче, обработке и/или хранении информации использовались какиелибо электронные, цифровые, магнитные, беспроводные, оптические и сходные с ними возможности. Например, выведенный на бумагу факс, аналоговая звукоили видеозапись в этом смысле являются электронными документами. Термины "цифровой" и"аналоговый" описывали другое качество - способ представления информации. С этой точки зрения, например, перфокарта рассматривалась как цифровой бумажный документ. В последнее время различия между терминами "электронный" и "цифровой" постепенно стираются, и все чаще оба термина означают информацию, для обработки которой необходим компьютер. (прим. переводчика)

Спецификации MoReq2

определение судьбы документов (disposition)

Ряд процессов139, связанных с выполнением зафиксированных в перечнях (с указанием сроков хранения и действий, выполняемых по их истечении) или в других нормативных документах решений140 относительно сохранения, уничтожения или передачи документов.141

Источник: стандарт ISO 15489 (см. Приложение 7).

информационный материал (document)

Зафиксированная информация либо объект, которые могут обрабатываться как единое целое.

Источник: стандарт ISO 15489 (см. Приложение 7).

Замечание: информационный материал может быть зафиксирован на бумаге, микроплёнке, на магнитном или ином электронном носителе. Он может содержать любую комбинацию текста, данных, графики, звука, видеоизображения и иных форм информации. Отдельный информационный материал может состоять из одного или нескольких компонентов.

Замечание: между информационными материалами и документами имеется ряд существенных отличий. В MoReq2 термин «информационный материал» используется для обозначения информации, не получившей статуса документа, т.е. той, что не прошла классификацию, регистрацию и не была защищена от внесения в неё изменений.

В определении прилагательное «зафиксированная» (recorded) не подразумевает придание свойств документа (record). Следует, однако, иметь в виду, что некоторые информационные материалы становятся документами.

тип информационного материала (document type)

Описывает информационные материалы, имеющие общие свойства и характеристики.

Замечание: например, информационные материалы с одинаковыми структурой (layout), содержанием, требованиями в отношении срока хранения и действий по его истечении, и/или метаданными. Примерами типов информационных материалов могут быть:

форма заявления

переписка (включающая письма, факсы и меморандумы)

139В число этих процессов входят, в частности, экспертиза ценности документов, отбор документов на уничтожение и/или на постоянное хранение, уничтожение документов с истекшими сроками хранения (прим. переводчика)

140Здесь речь идет о решениях, принимаемых организацией и фиксируемых ею во внутренних нормативных документах. Следует помнить, однако, что в основе этих решений должны лежать требования законодательства, нормативных актов, а также некоторых перечней (см., например, Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г., ст.17(1)) (прим. переводчика)

141В переводе ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007: «3.13 отбор и передача (disposition): Процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документами, и касающихся уничтожения документов или передачи их на последующее хранение.» (прим. переводчика)

Спецификации MoReq2

резюме

сообщение электронной почты

инвойс

медицинский отчет

веб-страница

Замечание: в приведенном примере, сообщения электронной почты обрабатываются иначе, чем остальная переписка, поскольку у них могут быть отличающиеся требования в отношении метаданных; так будет не во всех организациях.

Замечание: каждая организация должна определить собственные типы документов, в соответствии со своими деловыми потребностями. Приведенный выше пример является чисто иллюстративным.

ЭИС (EDMS)

Электронно-информационная система (Electronic Document Management System).

Компьютерное программное приложение для управления информационными материалами на протяжении их жизненного цикла.

Источник: стандарт IEC 82045-1 «Управление информационными материалами» (Document Management).

Замечание: в MoReq2 не рассматриваются функциональные возможности, необходимые для ЭИС. В то же время, ЭИС часто используется в тесной интеграции с СЭД, см. подробности в разделе 10.3.

электронный

В рамках настоящих Спецификаций, термины «электронный» и «цифровой» используются как синонимы.

Замечание: аналоговые звуко- и видеозаписи, хотя их и можно считать электронными, не рассматриваются как «электронные» с точки зрения настоящих Спецификаций, поскольку их нельзя сохранить в компьютерной системе без предварительного преобразования в цифровую форму. Отсюда следует, что, в терминологии MoReq2, аналоговые записи могут сохраняться лишь как физические документы.142

электронный информационный материал (electronic document)

Информационный материал в электронной форме.

Замечание: под электронными информационными материалами понимаются не только текстовые материалы, обычно создаваемые программами форматирования текста. Это понятие также охватывает сообщения электронной почты, электронные таблицы, графики и изображения, материалы в форматах HTML/XML, мультимедийные и составные материалы, а также другие типы офисных информационных материалов.

Спецификации MoReq2

электронный документ (electronic record)

Документ в электронной форме.

Замечание: документ может быть в электронной форме вследствие создания при помощи прикладного программного обеспечения либо в результате оцифровки, например, путем сканирования.

СЭД (ERMS)

Система электронного документооборота (Electronic Records Management System).

Замечание: между СЭД и электронно-информационными системами, ЭИС (EDMS) имеется ряд важных различий, см. подробности в разделе 10.3.

экспорт

Процесс создания копии электронных документов, вместе с их метаданными, для другой системы.

Замечание: в отличие от процесса передачи, после экспорта документы сохраняются в исходной СЭД.

дело (file)

Организованная совокупность документов, сгруппированных вместе ввиду того, что они относятся к одному вопросу, виду деятельности или транзакции.

Источник: сокращенное и адаптированное определение из стандарта ISAD(G) (см. Приложение 7).

Замечание: в таком значении термин file («дело») применяется в управлении документами. В сфере информационных технологий он используется в ином значении, для которого в MoReq2 служит термин component («компонента»).

файловый формат (file format)

Внутренняя структура и/или кодировка документа или компоненты, позволяющая отобразить его в виде, воспринимаемом человеком.

Замечание: примерами могут служить:

HTML v3.2 (файловый формат для веб-страниц);

PDF/A v1 (архивный файловый формат для переносимых на различные платформы документов);

TXT (файловый формат для простых текстов в кодировке ASCII);

XML v1.0 (файловый формат для расширяемого языка разметки, в свою очередь опирающийся на формат для простых ASCII-текстов).

Спецификации MoReq2

Многочисленные "коммерческие" (proprietary) файловые форматы, используемые программными приложениями для персональных компьютеров - такими, например, как офисные пакеты программ.

формат

См. «файловый формат».

группа

Множество пользователей.

Замечание: в группу могут входить пользователи, являющиеся исполнителями как одинаковых, так и различных ролей. Иногда группы используются для того, чтобы отразить принадлежность пользователя к тому или иному структурному подразделению организации - например, департаменту (и в этом случае в группу, как правило, будут входить исполнители различных ролей); а иногда - членство в виртуальной "команде", включающей представителей различных подразделений, - примером могут быть уполномоченные по закупкам (Procurement Officers) (в этом случае членами группы могут быть пользователи, выполняющие одну определенную роль). Группы могут использоваться и иными способами.

импорт

См. «массовый ввод документов».

ключевые слова

Необязательные метаданные, используемые для описания рубрик, дел, суб-дел и документов (но не томов).

Замечание: хорошей практикой считается выбор ключевых слов из контролируемых словарей, или проверка их по этим словарям, или их автоматическое назначение системой электронного документооборота, - но это не является обязательным.

метаданные

(в контексте управления документами) Данные, описывающие контекст, содержание (контент) и структуру документов, а также управление документами во времени.

Источник: стандарт ISO 15489 (см. Приложение 7).

Замечание: существуют модели, используются иные концептуальные представления о метаданных. Например, контрольная информация (audit trail) в них иногда рассматривается как вид метаданных. Хотя такие альтернативные точки зрения имеют право на существование и могут быть полезны при определенных обстоятельствах, они мало помогают при разработке требований к функциональным возможностям систем, и поэтому здесь не рассматриваются.

остаточные метаданные (metadata stub)

Подмножество метаданных объекта, сохраняемое после того, как объект был уничтожен или передан. Служит доказательством того, что объект существовал и был должным образом уничтожен или передан.

Спецификации MoReq2

дело, не являющееся досье (non-case file)

Любое дело, не являющееся досье.

открытый, открыть

Глагол «открыть» описывает процесс создания нового дела, суб-дела или тома, так, что в них можно добавлять документы.

Прилагательное «открытый» описывает дело, суб-дело или том, которые еще не закрыты, и в которые можно добавлять документы.

владелец (owner)

Лицо или роль, несущие ответственность за документ или набор документов.143

Замечание: в таком смысле термин используется в MoReq2. С правовой точки зрения, владельцем документа является организация-собственник документа.

Замечание: см. также «хранитель»

бумажное дело

Вид физического дела.

Замечание: примерами бумажных дел служат, среди прочих, конверты, ящики специальных шкафов и папки «на кольцах».

PDF

Portable Document Format («переносимый формат для информационных материалов»), файловый формат, в основном предназначенный для представления двумерной информации.

Замечание: хотя на момент написания Спецификаций данный широко используемый файловый формат является собственностью компании Adobe Inc., его последняя версия (v1.7) проходит процесс утверждения в качестве международного стандарта ИСО (ISO/DIS 32000). Включение его названия в данный глоссарий не может рассматриваться как какаялибо форма одобрения. В настоящее время также разрабатываются расширения формата, позволяющие сохранять и отображать трехмерную информацию.

PDF/A

Подмножество формата PDF, разработанное для использования при архивном хранении и описанное в серии стандартов ISO 19005.

физическое дело

Устройство для хранения физических информационных материалов и физических документов.

143Владелец документов часто имеет наибольшие права по распоряжению ими и по предоставлению к ним доступа, которые могут превышать (только в отношении этих документов) права исполнителей административных ролей. (прим. переводчика)