Moreq2_MoReq2_body_v1_04_ru_003

Спецификации MoReq2

Документ

Основу СЭД составляют наиболее важные объекты – документы. Именно ради них организуется вся инфраструктура по управлению документами, поскольку именно из них формируется отчетность о деятельности организации.

Документы создаются из информационных материалов. Каждый документ может включать в себя несколько информационных материалов, и каждый информационный материал может присутствовать в нескольких документах.

Документы обычно хранятся в томах, но могут также храниться и в рубриках (это особый случай, описание которого можно найти в других частях MoReq2). MoReq2 допускает возможность установления опции конфигурации системы, не позволяющей использовать тома и/или суб-дела, - и в этом случае документы будут храниться либо в суб-делах, либо в делах. Каждый документ может храниться только в одном из перечисленных мест - томе, суб-деле, деле или рубрике.

Тип документа

Документам назначается тип документа (record type). Это делается для индикации и для того, чтобы СЭД могла соответствующим образом управлять документами. Примерами типа документа могут быть «инвойс» и «веб-страница».

Компонента

Каждый документ и информационный материал состоит из, как минимум, одной компоненты. Некоторые документы и информационные материалы могут состоять из нескольких компонент. Например, простая веб-страница может состоять только из одной компоненты – HTML-файла, в то время, как более сложная веб-страница может состоять из десятков компонент – HTML-файлов, GIF-файлов, JPEG-файлов и т.д.

13.4Модель управления доступом

Данный раздел содержит в качестве примера простую модель ролей, исполняемых пользователями СЭД.

В матрице прав доступа выделяются два основных типа ролей – «пользовательские роли» и «административные роли», которые, в свою очередь, подразделяются на подчиненные роли. Роли определяются через права использования функциональных возможностей СЭД.

Описываемая в данном разделе модель приводится лишь в качестве иллюстрирующего примера. Не предполагается, чтобы какая-либо организация реализовала именно эти роли, или именно это количество ролей. Каждая организация должна сама определить нужные ей роли; и эти потребности, скорее всего, будут изменяться с течением времени.

Данные ниже описания ролей иллюстрируют возможные наборы прав доступа к определенным функциональным возможностям системы, в зависимости от должностных обязанностей пользователей.

Вматрице прав доступа определены четыре примерные роли:

Главный администратор (Central Administrator) - исполнитель данной роли контролирует как конфигурацию СЭД в целом, так и управление собственно документами и наборами документов.

Спецификации MoReq2

Локальный администратор (Local Administrator) - исполнитель данной роли имеет права администрирования в отношении подмножества СЭД или её классификационной схемы. Подобные роли обычно полезны в географически-распределенных организациях.

Эксперт (Reviewer) - исполнителем данной роли является специалист, в чьи обязанности главным образом входит исполнение указаний, зафиксированных в объектах СЭД «срок хранения», по решению дальнейшей судьбы документов по истечении установленных сроков хранения.

Обычный (конечный) пользователь (End User) – данная роль обеспечивает стандартный уровень доступа к СЭД. Исполнителями данной роли являются лица, которым в ходе выполнения их повседневных служебных обязанностей нужно сохранять документы в СЭД и получать доступ к уже содержащимся в СЭД документам.

Административные роли разделены здесь на два подтипа лишь в качестве примера; ответственность может распределяться и иными способами. Для небольших организаций такое разделение может оказаться ненужным усложнением, если одно лицо, выступающее в одной роли, в состоянии справиться с администрированием системы. И, наоборот, для крупных организаций, где есть потребность в большем числе ролей (таких, как Руководитель службы делопроизводства, Специалист службы делопроизводства, Архивист, Руководитель службы информационных технологий), подобная модель может оказаться чересчур упрощенной. В этой связи MoReq2 не пытается указывать, какое число административных ролей потребуется для конкретной организации.

Роль локального администратора приводится здесь в качестве примера подобных ролей. Кроме того, в различных организациях эта роль может называться по-разному – «ответственный за делопроизводство в подразделении», «суперпользователь» и т.д.

В любом случае, с системной точки зрения, исполнители административных ролей лишь реализуют на практике решения, принятые руководством более высокого уровня. Эти решения, как правило, основываются на деловых потребностях организации и на политике в области управления документами; на них также оказывают влияние законодательство и нормативные акты, такие, как законы об информации, о защите персональных данных, об архивном деле, и отраслевые нормы; соответствующие вопросы обсуждаются в разделе

11.5.

Данная модель не предполагает принятие управленческих решений исполнителями административных ролей, хотя в определенных случаях это может иметь место.

Исполнители административных ролей выполняют действия, относящиеся к управлению самими документами; они более заинтересованы в управлении документами как объектами, чем в содержании документов или в соответствующем деловом контексте. В их обязанности также может входить управление относящимся к СЭД оборудованием, программным обеспечением и системой хранения, выполнение резервного копирования и обеспечение производительности СЭД.

Многим организациям также требуется объединять управление деловыми процессами и управление документами. В таком случае есть смысл выделить отдельным бизнесменеджерам ограниченный набор административных полномочий, который может включать права контроля и управления над определенной группой пользователей или над определенной частью классификационной схемы.

Спецификации MoReq2

Хотя в MoReq2 упоминается просто «пользовательская роль», в большинстве организаций будут реализованы несколько различных пользовательских ролей, и желательно, чтобы СЭД не ограничивала число ролей, которые могут быть сконфигурированы.

Одним таким примером может служить роль специалиста по работе с досье (case worker) (см. раздел 10.6 «Работа с досье»). Исполнители такой роли будут иметь специфические права в рамках определенной части149 классификационной схемы.

В отличие от исполнителей административных ролей, исполнители пользовательских ролей имеют доступ только к тем функциональным возможностям (в число которых входят добавление, поиск и извлечение документов), которые нужны сотруднику офиса и исследователю при работе с документами. Они больше заинтересованы в содержании, свойствах и деловом контексте использования документов, чем в управлении ими – иными словами, они заинтересованы в деловых процессах, свидетельством выполнения которых являются документы.

Приведенные в матрице параметры роли «обычного пользователя» показывают, какие права доступа обычно уместны для большинства пользователей в организации, с тем, чтобы они могли выполнять свои деловые функции.

В качестве ещё одного примера пользовательской роли приведена роль «эксперта». Она отражает тот уровень доступа, который может быть выделен подмножеству пользователей для целей проведения экспертизы ценности документов и для выполнения действий по решению судьбы документов по истечении установленного им срока хранения.

Лучше всего рассматривать предлагаемую матрицу как отправную точку и как формальное основание для назначения прав доступа. Пользователям данных Спецификаций следует также подумать о дополнительных требованиях, которые бы отражали специфику их условий.

Формальные требования, связанные с данной матрицей, собраны в разделе 4.1. В них подчеркивается, что требованием является не реализация в СЭД приведенной здесь

примерной матрицы прав доступа, а наличие в СЭД возможности настраивать права доступа на уровне детализации матрицы прав доступа, разработанной организацией-

пользователем, которая может содержать произвольное число ролей и функций различных типов. Должна быть возможность установить значение каждой ячейки матрицы равным как «да», так и «нет»; причем в таблице может быть столько столбцов, сколько нужно организации.

Другими возможными ролями, которые организация может реализовать, являются (список не является исчерпывающим):

помощник (ассистент);

аудитор;

ответственный за выполнению требований законодательства о свободе доступа к государственной информации;

менеджер;

создатель документов;

руководитель службы управления документацией (records manager);

Спецификации MoReq2

Данная матрица разделена на секции. В секциях, для удобства, сгруппированы функции, относящиеся к работе с рубриками и делами, с документами; а также к управлению документами и к администрированию системы.

Спецификации MoReq2

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 - ЛИТЕРАТУРА

Данные Спецификации были разработаны с учетом следующих существующих спецификаций и других публикаций:

150К настоящему времени в серии BIP 0008 опубликованы еще два стандарта: BIP 0008-2:2005 «Практика, обеспечивающая юридическую и доказательную силу информации, передаваемой электронным образом» (Code of practice for legal admissibility and evidential weight of information communicated electronically); и BIP 0008-3:2005 «Практика, обеспечивающая юридическую и доказательную силу электронной идентификации документов» (Code of practice for legal admissibility and evidential weight of linking electronic identity to documents). (прим. переводчика)

151Проект с поправками, утвержденный Национальными Архивами Австралии в 2007 году (прим. переводчика)

Спецификации MoReq2

152На момент написания Спецификаций в Норвегии уже был опубликован для публичного обсуждения проект стандарта NOARK-5 (на норвежском языке), по адресу: http://www.arkivverket.no/arkivverket/lover/elarkiv/noark-5.html (прим. переводчика)

Спецификации MoReq2

ПРИЛОЖЕНИЕ 2 - ИСТОРИЯ РАЗРАБОТКИ СПЕЦИФИКАЦИЙ

Обзор

Спецификации MoReq2 были разработаны для Европейской Комиссии группой специалистов компании Serco Consultancy (в прошлом - Cornwell Management Consultants plc), базирующейся в Великобритании. MoReq2 разрабатывался на основе детального технического задания (scoping report), подготовленного DLM-форумом.

В проектную группу компании Serco входили специалисты-консультанты, которые писали текст спецификаций; небольшая группа администрирования и управления проектом; и редакционная коллегия, составленная из экспертов в области управления документами из стран Европы и Северной Америки (см. приложение 4). На более поздней стадии разработки проект всего документа рецензировался «полунезависимым» экспертом.

Документацию по правилам и порядку тестирования разрабатывала группа специалистов компании Imbus AG.

Требования прошли несколько этапов рецензирования

Сначала члены "авторской группы" (Authoring Team) взаимно контролировали работу друг друга. После этого проект требований был передан на обсуждение членам экспертных групп, представлявшим широкий спектр заинтересованных сторон из числа организаций и специалистов, действующих в области управления документами. Для удобства, участники обсуждения были разбиты на следующие группы:

группа представителей архивных учреждений (Archives Panel);

группа представителей профессиональных организаций и объединений (Specialists Panel);

группа пользователей (Users Panel);

группа поставщиков (Vendors Panel).

На определенных этапах, проекты также рецензировались редакционной коллегией MoReq2. Были проведены две встречи редколлегии с авторской группой, в ходе которых от членов редколлегии были получена неоценимая помощь, советы и рекомендации. Позднее было проведено третье рецензирование, на этот раз по электронной почте.

Промежуточный и последующий проекты MoReq2 были представлены на одобрение в Европейскую Комиссию. От имени Европейской Комиссии экспертизу проводила группа рецензентов DLM-форума, включавшая ведущих специалистов из репрезентативной выборки стран-членов Евросоюза.

Структура проектной группы показана на рис. A2.1; сведения о её членах см в приложении 4.

Был проведен тщательный анализ отобранных публикаций, с тем, чтобы гарантировать включение в пересмотренные Спецификации всех соответствующих требований.

Текст оригинальных спецификаций MoReq был загружен в специализированное программное обеспечение Telelogic DOORS - программный пакет для управления требованиями и их изменениями. Это программное обеспечение использовалось на протяжении всего процесса разработки для организации коллективной работы над проектом членов проектной группы, и для отслеживания и внесения в проект поправок, полученных от участников обсуждения. Документ был переструктурирован в соответствии с техническим заданием на разработку MoReq2, но так, чтобы сохранилась связь с первоначальными спецификациями MoReq.

По мере готовности проектов глав, они публиковались на веб-сайте MoReq2, о чем оповещались члены экспертных групп. Участникам обсуждения было предложено использовать специально разработанную форму для подачи своих замечаний и предложений, что позволило загружать присланные ими предложения в программное обеспечение DOORS - для дальнейшей обработки членами авторской группы.

Когда большинство глав было таким образом опубликовано, был подготовлен предварительный проект почти всего документа. Он был разослан членам редколлегии для

Спецификации MoReq2

выявления проблемных вопросов накануне второй встречи редколлегии с авторской группой.

На этой встрече, которая также прошла в Лондоне, был достигнут консенсус по большинству выявленных проблемных вопросов. Вслед за этим, в свете достигнутых договоренностей о дальнейшем ходе работы, проект был переписан.

Новая версия проекта была передана на рецензирование руководителю проекта от Еврокомиссии и члена DLM-форума. Официальный отзыв на этот промежуточный проект был передан в Serco, и состоялось его обсуждение на рабочей встрече в Брюсселе.

Авторская группа изучила все полученные замечания и предложения - как содержавшиеся в официальном отзыве, так и поступившие от отдельных членов экспертных групп в индивидуальном порядке; часть из них была реализована. Это был интенсивный и итерационный процесс, в связи с тем, что многие предложения были несовместимы друг с другом, или же не подходили для включения в MoReq2. Однако общий уровень поданных замечаний и предложений был очень высок, и это позволило существенно улучшить проект.

По итогам этой работы была опубликована вторая редакция проекта - уже, по существу, законченный документ, который также был передан на обсуждение членам экспертных групп. Как и на предыдущем этапе, шел процесс анализа, отбора и принятия/отклонения присланных замечаний и предложений.

Законченный проект Спецификаций был представлен на рецензирование руководителю проекта от Еврокомиссии и членам DLM-форума в октябре 2007 года. По поступлении замечаний от Еврокомиссии, был подготовлен окончательны проект MoReq2. Перед публикацией в январе 2008 года, этот проект прошел рецензирование "полунезависимым" экспертом.