4.7 Контроллинг проектов на основе информационных технологий

Основной целью контроля проекта является обеспечение выполнения плановых показателей и повышение общей эффективности функций планирования и контроля проекта.

Система контроля проекта представляет собой часть общей системы управления проектом, между элементами (подсистемами) которой имеются обратные связи и возможность изменения ранее заданных показателей. То есть при любом нарушении хода выполнения проекта формируется ответное воздействие, направленное на уменьшение возникшего отклонения от плана с учетом изменений в окружающей среде.

Контроль осуществляется по трем показателям реализации проекта (табл.43):

времени – проект должен быть завершен к определенному сроку;
стоимости – бюджет должен быть соблюден;
качеству – соответствию требуемым характеристикам.

Таблица 43 - Характеристика контроля по трем управляемым параметрам проекта

Направления контроля	Характеристика
Контроль сроков	Эффективное управление сроками завершения работ является ключевым фактором успеха проекта по всем трем показателям. Затягивание сроков, как правило, имеет следствием значительный перерасход средств и проблемы с качеством полученных результатов. Поэтому в методах управления проектами основной акцент делается на календарном планировании работ и контроле за соблюдением календарного графика. В случае запаздывания работ проводится анализ отклонений, выявляются их причины и разрабатываются мероприятия по корректировке плана дальнейшей реализации проекта.
Контроль затрат	Контроль за расходованием средств на проект заключается в постоянном сравнении фактических затрат с бюджетом. Сравнение запланированных затрат с реальными позволяет руководителю проекта прогнозировать расходы на ближайшее будущее и выявлять возможные проблемы. Цель бюджетного контроля заключается в выполнении первоначального бюджета и оперативном нахождении отклонений, а не поиске путей экономии расходов. Сравнение фактически произведенных затрат с запланированным бюджетом ведется по заранее установленным контрольным точкам. Если оказывается, что фактические показатели бюджета не соответствуют плановым, необходимо найти причину расхождений, установить источник возникших отклонений и скорректировать бюджет. Контроль затрат включает: мониторинг стоимостных показателей реализации проекта с целью обнаружения отклонений от бюджета; управление изменениями в бюджете с целью обеспечения выполнения бюджета; предотвращение ранее запланированных ошибочных решений; информирование всех заинтересованных лиц о ходе выполнения проекта с точки зрения соблюдения бюджета. Контроль стоимости проекта имеет две составляющие: учетную, т. е. оценку фактической стоимости выполненных работ и затраченных ресурсов, и прогнозную, т. е. оценку будущей стоимости проекта. Существуют два основных метода контроля стоимости: традиционный метод; метод освоенного объема. Традиционный метод контроля использует следующие понятия: плановые затраты — это бюджетная стоимость работ, запланированных в соответствии с расписанием, или количество ресурса, предполагаемые для использования к текущей дате. При анализе освоенного объема используются три показателя для определения расхождения в графике работ и стоимости: плановые затраты; фактические затраты, освоенный объем. Это плановая стоимость фактически выполненных работ или количество ресурса, запланированное на фактически выполненный объем работ к текущей дате. Освоенный объем не зависит от фактически произведенных затрат по работе. Использование метода анализа освоенного объема требует дополнительной структуризации системы управления затратами по проекту и дополнительных усилий менеджера по сбору и анализу данных. Данный подход позволяет получить более точную картину состояния дел по проекту и представить ее высшему руководству и заказчику в виде разнообразных отчетов. На стадии планирования проекта формируют отчеты о бюджетной стоимости работ, распределении бюджетных средств по счетам затрат. На стадии контроля, собираются данные: трудозатратах; материалах; других прямых издержках; перерасходе денежных средств.
Контроль качества	Качественное выполнение проекта означает выполнение требований и ожиданий заказчика. Эффективным методом контроля качества является TQM, который позволяет координировать усилия по достижению требуемого уровня качества на всех этапах реализации проекта.

Развитие всех факторов необходимо отслеживать в комплексе и важной задачей является определение допустимых значений показателей. При этом, учитывая высокую степень неопределенности современных проектов и предполагая, что отклонения неизбежны, необходимо определить приоритеты, т.е. что важнее для организации – выдерживание сроков ценой более высоких затрат или допущение отклонений в качестве для снижения сроков и т.д.

После начала проекта его оценка (мониторинг) должна стать непрерывным процессом, при этом следует предусматривать возможность остановки проекта в любой момент времени в свете дополнительной информации.

Однако на практике такая периодическая ревизия проекта проводится далеко не всегда, вследствие ряда причин:

периодическая оценка состояния выполнения и полученных результатов проектов сопряжена с существенными трудностями информационного, организационного и методического характера;
процессы оценивания требуют значительного времени и ресурсов;
разработчики сомневаются в эффективности оценок.

Тем не менее, в организации должна быть создана эффективная система мониторинга выполнения проектов.

Требования к системе контроля вырабатываются до начала реализации проекта с участием всех заинтересованных сторон и определятся состав анализируемой информации, структура отчетов и ответственность за сбор данных, анализ информации и принятие решений.

Требования к системе контроля реализации проекта следующие:

тщательное планирование всех работ, выполнение которых необходимо для завершения проекта;
точная оценка времени, ресурсов и затрат;
учет физического выполнения и затрат во временном разрезе;
периодическая переоценка времени и затрат, необходимых для выполнения оставшейся работы;
многократное, периодическое сравнение фактического выполнения работ с графиком и затрат с бюджетом.

В зависимости от требуемой точности различают следующие технологии оценки выполнения проекта:

контроль в моменты окончания работ (метод «0 – 100»);
контроль в момент 50%-й готовности работ (метод «50 – 50»);
промежуточный контроль в определенных точках проекта (метод контроля по вехам);
экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.

Система управления проектом должна обеспечивать корректирующее воздействие там и тогда, когда оно необходимо.

Принципы построения эффективной системы контроля:

наличие конкретных планов;
наличие информационной системы отчетности;
наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций;
наличие эффективной системы реагирования.

Информационное обеспечение и управление коммуникациями проекта (управление взаимодействием, информационными связями) – управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации.

Коммуникации и сопутствующая им информация является своего рода фундаментом для обеспечения координации действий участников проекта (рис.21).

Управление коммуникациями проекта включает: планирование системы коммуникаций; сбор и распределение информации; отчетность о ходе выполнения проекта; документирование хода работ.

Контроль времени, стоимости и качества требует от руководителя проекта точного и оперативного знания хода выполнения работ. Средствами получения информации являются периодические отчеты, качество которых зависит от уровня использования информационных технологий.

Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до потребителя.

Персональные компьютерные системы, оснащенные программным обеспечением для управления проектами, должны обеспечивать выполнение функций: работа в многопроектной среде; разработка календарно-сетевого графика выполнения работ; оптимизация распределения и учет ограниченных ресурсов; проведение анализа «что-если»; сбор и учет фактической информации о сроках, ресурсах и затратах, автоматизированной генерации отчетов; планирование и контроль договорных обязательств; централизованное хранение информации по реализуемыми завершенным проектам и т. д.

Руководители организации.

Анализ всех проектов, принятие решений.